Software is ingeblikte bedrijfskunde
In 2003 besloot de thuiszorgorganisatie (700 medewerkers verdeeld over 20 teams in 6 vestigingen) over te stappen van een standaardoplossing die wordt gebruikt door de meeste thuiszorginstellingen naar Pluriform Zorg van het kleine, zeker in de zorgsector onbekende softwarebedrijf uit Uden. “Het systeem waarmee wij werkten voldeed niet. De situatie was desastreus: een centrale database ontbrak, waardoor cliëntgegevens gemiddeld tien keer opnieuw ingevoerd moesten worden, waardoor de kans op fouten en doublures aanzienlijk was. En als je iets wilde veranderen aan het systeem moest je zo’n zes maanden wachten voordat je aan de beurt was. Daar kon en wilde ik niet op wachten.”
Van Achterberg wilde een geïntegreerde oplossing die zowel het primaire proces van zorgaanvraag tot en met facturering, als de ondersteunende processen, zoals de financiële administratie, HRM, managementrapportage en kwaliteitsborging ondersteunt. “Een integraal systeem in een omgeving als de zorg, waar de processen steeds veranderen, is alleen mogelijk met flexibele software. Via via kwam ik uit bij Pluriform Software, die op dat moment geen enkele ervaring had in de zorg.”
Omdat de filosofie van het bedrijf en de toegepaste ontwikkelmethodiek hem aansprak, besloot hij toch met hen in zee te gaan. In het begin was er scepsis over de beloften van het Brabantse softwarebedrijf, maar die werd volgens hem snel overwonnen. “In de pilotfase toonde het aan echt iets te kunnen neerzetten in een korte tijd. Na de bouw van de eerste module voor cliëntregistratie, had ik vertrouwen dat de rest snel zou volgen. In zes weken tijd is ons hele primaire proces neergezet, terwijl andere partijen zeiden daar minstens een jaar voor nodig te hebben.”
Rode cijfers
Curadomi belandde in de eerste helft van 2005 in de rode cijfers, na de invoering van een nieuw bekostingingssysteem in de zorg, waarbij verrichtingen niet langer werden vergoed naar de kosten van de professional, maar naar het geleverde product. “Onze mensen bleken te duur voor de diensten die we leverden. De expertise van onze medewerkers moest beter worden afgestemd op de zorgvraag van onze klanten.” De organisatie besloot in te zetten op een betere en flexibelere planning en zette daarbij de software van Pluriform in. Zo kon het de juiste informatie uit alle beschikbare data naar boven krijgen. Na een forse reorganisatie, overigens zonder ontslagen, is het verlies omgebogen naar een bescheiden operationele winst over heel 2005. “Zonder Pluriform was het een hachelijke job geweest om Curadomi te reorganiseren, omdat we onze plannen dan niet hadden kunnen onderbouwen met de juiste cijfers en goede argumenten.”
De Curadomi-directeur is erg te spreken over het ‘Gedeelde Zorg’-concept van Pluriform. “Als je kennis deelt leidt dit tot een betere prijs/prestatieverhouding voor alle zorgpartijen. Bovendien houd je, omdat er steeds meer kennis in het systeem komt, steeds meer tijd over om je te richten op je core business: het leveren van goede zorg. De productie van Curadomi is in drie jaar tijd verdubbeld met maar 30 procent meer leidinggevenden en 15 procent meer mensen op het hoofdkantoor; een productiviteitsverbetering van management en overhead van meer dan 60 procent ”
Curadomi heeft met gesloten beurzen in de applicatie vastgelegde zorgkennis gedeeld met InteraktContour, een instelling voor dagbesteding en wonen. “Zij gebruiken de door ons ontwikkelde cliëntenregistratie. Wij gebruiken het door hun ontwikkelde AZR-systeem.”
Hij denkt dat hij veel zorginstellingen kan helpen aan een vliegende start: “Met onze ervaring als basis kan je binnen drie maanden een andere, middelgrote thuiszorgorganisatie op dezelfde manier live hebben.”
Verrichtingen in de thuiszorg worden niet langer vergoed naar kosten van de professional, maar naar geleverde dienst. Dat vergt flexibiliteit van zowel het personeel als van de systemen die worden ingezet om de werkzaamheden van de verschillende disciplines te plannen.foto: anpPluriform Software
Pluriform Software, handelsnaam van Windgassen Software bv, werd in 1980 opgericht door Nico en Hanny Windgassen. Het eerste product heette Travers, een standaard softwarepakket voor administratieve verwerking. Sinds 1993 wordt er gewerkt volgens het zogenaamde ‘agile mass-customization’-concept, een tussenvorm van het relatief dure maatwerk en inflexibele standaardsoftware. “Wij combineren de voordelen van standaard software, zoals voorspelbare levertijd, hoge kwaliteit en lage kosten, met de voordelen van maatwerk – gebouwd voor het specifieke bedrijfsproces van de klant”, licht Business Development Manager Freek Erens toe.
Op die manier is de software aanpasbaar aan de specifieke situatie van de klant en is de reactiesnelheid hoog. Er komt dagelijks een nieuwe versie beschikbaar, waarop de klant kan overgaan als hij dat wil. Andere uitgangspunten zijn hergebruik van kennis om de kosten laag en de kwaliteit hoog te houden en integratie van organisatiebrede processen. Pluriform Software maakt voor het samenstellen van nieuwe informatiesystemen voor de ondersteuning van bedrijfsprocessen gebruik van het modelleerplatform (Pluriform Studio), een op Microsoft Windows gebaseerde ontwikkel en run-time omgeving waarmee klanten hun bedrijfsprocessen modelleren en uitvoeren. De bibliotheek waarmee het bedrijf werkt bestaat zowel uit brancheoverstijgende als branchespecifieke bouwblokken. “Wij proberen de techniek zo veel mogelijk te verbergen. Ons uitgangspunt is dat software ingeblikte bedrijfskunde is en dat veel bedrijfsprocessen eerder maatschappelijk- dan privé-eigendom zijn”, meent Erens.
Voor de zorgsector nam het onlangs het initiatief tot ‘Gedeelde Zorg’, een gemeenschappelijk ontwikkelsysteem voor de zorg. “De essentie is dat een brede waaier aan toepassingsgebieden en klanten gebruik maakt van één ‘zorgmodel’, waaraan al deze partijen vanuit hun eisen en wensen en met hun eigen inhoudelijke expertise ook bijdragen”, licht operationeel manager Ad den Hengst toe. De rol van Pluriform Software is beperkt tot facilitator van dit proces. Naast Curadomi nemen onder meer de volgende zorginstellingen deel: InteraktContour, Allerzorg, Academisch Ziekenhuis Maastricht, Rivas en Zorgnetwerk Midden-Brabant.