Snel succes kan wél

20 maart 2009
Als een toepassing zich in zes weken terugverdient, dan is er maar één conclusie mogelijk: je had ’m veel eerder moeten implementeren. “Dat klopt. Maar dit was niet onze eerste poging”, geeft financieel directeur Bas Oomen van de Jong Intra Vakanties ruiterlijk toe. De toepassing waar het om gaat, is de ‘achterkant’ van een boekingssysteem, waarin aanbieders van onder meer hotelaccommodatie online kunnen aangeven hoeveel kamers en bedden ze in een bepaalde periode nog beschikbaar hebben.

Dat maakt het voor De Jong mogelijk particulieren en reisagenten die via de site of het reserveringssysteem willen boeken, onmiddellijk uitsluitel te geven over de beschikbaarheid van de verlangde vakantieaccommodatie. Tot dusverre ging daar een tot twee dagen overheen, die nodig waren om te bellen en te faxen met de accommodatieaanbieder.

“Als klanten bij ‘beschikbaarheid’ de tekst ‘op aanvraag’ zien staan, gaan de meesten eerst nog eens ergens anders kijken, is onze ervaring. De reisorganisatie die dat probleem omzeilt, die snoept daarmee een flink stuk omzet weg van de partijen die geen realtime boeking kunnen bieden”, zegt Oomen. Hoe groot dat flinke stuk omzet in het geval van de Jong Intra precies is, wil Oomen niet in de krant hebben, maar het is in ieder geval genoeg om de door de Utrechtse Caesar Groep gerealiseerde online toepassing in zes weken tijd terug te verdienen.

De functionaliteit die de Jong Vakanties nodig had, is op het eerste gezicht niet heel bijzonder. De keuze voor maatwerk (in de programmeertaal Progress/Webspeed) verrast dan ook. “Het was ons ook niet om speciale functionaliteit te doen. Waar het ons om ging, is dat Caesar ons kon garanderen dat ze het binnen drie maanden werkend zouden opleveren.” Dat dat voor De Jong Intra de doorslag gaf, is alleszins begrijpelijk. Want op dat moment had het bedrijf al een halfjaar vruchtenloos gesleutel achter de rug. Gesleutel aan een ‘kant-en-klare’ oplossing die, volgens de leverancier, slechts enkele kleine aanpassingen zou behoeven. Tegen uurtarief.

Dat maatwerk ‘vanaf scratch’ sneller realiseerbaar was dan aanpassen van een bestaande oplossing, is volgens Hans Nijholt, operationeel directeur van Caesar, minder vreemd dan het lijkt: “Wij werken met een eigen projectaanpak, ontwikkeld met managementgoeroe Goldratt op basis van de ‘Theory of Constraints’. Dat combineren we met de softwarefabriek, wat inhoudt dat het hele proces strak wordt aangestuurd en dat er maximaal gebruik wordt gemaakt van standaardcomponenten."

Nijholt: "De aanpak is erop gericht steeds bij de les te blijven als het gaat om het probleem en daarnaast snel en strak volgens planning te werken. Voorin het project maken we een gedetailleerde probleemanalyse die leidend is voor het hele projectplan en waar we strak aan vasthouden. Change requests gaande de uitvoering zijn niet per se onmogelijk, maar ze worden wel strikt getoetst aan de aanvankelijke probleemanalyse. Alleen als een voorstel daaraan bijdraagt, nemen we het alsnog mee in het project.”

Maar zorgvuldig functioneel analyseren en ‘het plan’ scherp voor ogen houden, is niet de enige kunstgreep waarmee Caesar vaart en discipline in zijn TimeValue-projecten houdt. Doorpratend met Oomen komt nóg een opmerkelijke maatregel van Caesar ter sprake: Ook de klant dient discipline op te brengen ten aanzien van zijn inspanningen voor het project.

De klant moet zich strikt houden aan de afspraken wat betreft levering van specificaties, testscenario’s, reviews en andere input en feedback leveren. Niet gewoon als dure belofte, maar als een deel van de zakelijke deal, met boeteclausules bij in gebreke blijven. In het geval van De Jong beliep de boete enkele duizenden euro’s per dag.

Op de vraag waarom hij een dergelijke onhoffelijke opstelling van zijn leverancier accepteert, antwoordt Oomen: “Omdat we er leveringszekerheid voor terugkrijgen. Ik heb zelf gezien hoe soepelheid werkt en op grond daarvan besloten dat een zekere rigiditeit in dit geval te verkiezen is.” “We willen het belang van de klant en onszelf gelijkschakelen: allebei moeten we er belang bij hebben dat de toepassing op tijd wordt opgeleverd met de juiste functionaliteit”, legt Nijholt de positie van Caesar uit.

Tijdens de drie maanden die Caesar en De Jong voor het project uittrokken, hebben beide partijen dus even hard moeten lopen. “Het was een zeer bijzondere ervaring om als klant zo onder druk te worden gezet door een leverancier”, vertelt Oomen, die toegeeft dat hij als financieel directeur in een relatief gunstige positie verkeerde. Anders dan bijvoorbeeld een informatiemanager of een hoofd Automatisering kon Oomen lijnafdelingen rechtstreeks aansturen.

Om diezelfde reden doet Caesar bij voorkeur ‘zaken’ met bedrijven ‘waar de projecteigenaar, ook de probleemeigenaar’ is. “In die situatie zijn de voorwaarden het gunstigst om te zorgen dat de klant zijn afspraken met ons nakomt en we geen gebruik hoeven te maken van een penalty-clausule. Want dat is natuurlijk ook niet iets waar we blij mee zijn”, bevestigt Nijholt.

In de praktijk weten Caesar en zijn opdrachtgevers inwerkingtreding van de boetebepaling voor de klant in meer dan 95 procent van de gevallen te voorkomen, schat Nijholt . Er andersom? “Vorig jaar deden we twintig TimeValue-projecten en moetsten we eenmaal een penalty aan de klant vergoeden.”
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!