Management

Zakelijke software

SEPA: schiet invoering al een beetje op?

14 december 2012

Het werk dat invoering van de Single European Payment Area (SEPA) met zich meebrengt, wordt fors onderschat. In een recent onderzoek van KPMG bevestigde 60 procent van de respondenten dat deze nieuwe Europese standaard voor bancaire betalingscommunicatie wel eens een grote impact op hun organisatie zou kunnen hebben. Maar tegelijkertijd bleek nog maar 10 procent stappen te hebben gezet om SEPA ook daadwerkelijk in te voeren. 39 procent heeft nog geen SEPA-project gepland. En slechts 5 procent kan zonder met de ogen te knipperen zeggen dat inmiddels een SEPA-projectleider is aangewezen. Twee derde van de ondervraagden geeft aan bekend te zijn met SEPA, maar slechts een kwart heeft een uitgewerkt plan voor de introductie. Per saldo is nog slechts 16 procent daadwerkelijk doende met de uitvoering van een introductieplan. Uit andere onderzoeken komen vergelijkbare percentages naar voren.

De afwachtende houding verbaast. Te meer omdat het wel over geld gaat. Kredietwaardigheidsregistreerder Experian berekende dat Europese bedrijven het risico lopen 20 miljard euro door het putje te zien gaan door triviale fouten die straks niet meer ‘on the flight’ worden opgelost.

Riskante halve waarheden

De oorzaken van de algemene lethargie ten aanzien van SEPA zijn ongetwijfeld velerlei. Maar twee wijdverbreide simplificaties springen er wel uit:

  1. SEPA gaat over langere Europese rekeningnummers en bestandsindelingen.
  2. SEPA-compliancy kun je inkopen in de vorm van een upgrade van je financiële software.

Beide zijn gevaarlijke halve waarheden, omdat SEPA behalve over berichtenstandaarden ook over processen gaat. Vooral wat incassobetalingen betreft zijn er forse veranderingen op komst. Veranderingen die echt gevolgen hebben voor werkprocessen rond debiteurenafhandeling en, in minder dwingende mate, ook voor crediteurenafhandeling. En die nieuwe en aangepaste processen moeten bij de grote incassanten in de zomer van volgend jaar werken.

Met name het beheer van incasso-mandaten zal voor veel organisaties nieuw zijn. Tot nu toe was dat eigenlijk niet meer dan een zaak van vertrouwen, waarbij de uitzonderingen door de beïncasseerde worden geïnitieerd via een systeem met ‘gele’ en ‘rode kaarten’. In de praktijk wordt echter ook veel gewerkt met machtigingen die via een site-­formulier of telefonisch werden verkregen.

Onder SEPA zijn die strikt genomen niet meer geldig. “Dat vraagt om een procesherinrichting en een gedegen risicoanalyse”, stelt Jaap van Beek van KPMG. Productmanager Maurice van Bogget van Unit4 typeert de nieuwe regeling als “echt een nieuw element in de administratieve organisatie. Software kan dat hooguit ondersteunen, maar het proces daadwerkelijk anders inrichten, dat zal de klant echt zelf moeten doen.”

Die procesaanpassing zal volgens Van Bogget in veel gevallen niet beperkt blijven tot de afdeling debiteuren. Als bedrijven bijvoorbeeld hun verkoop koppelen aan incassomachtiging, dan krijgt straks de ook afdeling verkoop te maken met het complexere SEPA-regime. Daarmee is SEPA bepaald niet alleen een zaak voor de IT-afdeling. En ook dat draagt weer bij aan de afwachtende houding die KPMG signaleert. Want bij veel organisaties heerst onduidelijkheid over de vraag welke afdeling de ‘natuurlijke’ eigenaar is van het SEPA-probleem. “In zo’n geval is er het gevaar dat IT en financieel op elkaar zitten te wachten”, vertelt SEPA-specialist Jaap van Beek van KPMG.

Voor Van Beek is er op dit punt overigens geen enkele twijfel mogelijk over de vraag wie de leiding behoort te nemen bij de omschakeling naar SEPA. “SEPA is het probleem van de financiële staf. Wat natuurlijk niet wegneemt dat het uiteindelijk misschien wel de IT-afdeling kan zijn die er het meeste werk aan gaat hebben, afhankelijk van de omvang en ouderdom van het applicatielandschap.”

Veel applicaties geraakt

Vaak zal SEPA meer applicaties raken dan alleen de financiële oplossingen. Rekeningnummers en andere SEPA-gerelateerde gegevens kunnen ook voorkomen in andere toepassingen, zoals online klanten- of werknemerportals, CRM-systemen, HRM-systemen, inkoopportals. Het meest problematisch daarbij zijn uiteraard oude systemen die niet meer door een leverancier worden onderhouden en maatwerkapplicaties. Maar ook als twee verschillende applicaties ieder voor zich SEPA-compliant zijn, dan nog kan de koppeling tussen die twee problemen veroorzaken, waarschuwt Van Bogget.

Achterblijvers krijgen rekening

Uit het onderzoek van KPMG – “Aftellen naar SEPA, maar gevoel van urgentie ontbreekt” – blijkt dat bijna een kwart van de bedrijven wat IT-betreft inzet op een upgrade van het financiële pakket dat ze op dit moment in gebruik hebben. De vraag die daarbij onbeantwoord blijft, is in hoeverre die keuze ook gebaseerd is op inzicht in de wijze waarop hun leverancier die upgrade denkt in te vullen. Alle serieuze leveranciers van financiële IT-oplossingen werken aan het SEPA-compliant maken van hun producten en diensten. Maar er zijn wel verschillen te verwachten in wat ze daaronder verstaan en hoe ze zich de financiële tegenprestatie van hun clientèle voorstellen.

Gezien de omvang van de aanpassingen die SEPA vergt, zullen de meeste leveranciers de aanpassingen waarschijnlijk niet als regulier onderhoud opvatten. Een nieuwe versie of een aanvullende module waarvoor moet worden betaald, ligt meer voor de hand. Op die manier verdient de leverancier op redelijk korte termijn iets van z’n inspanningen terug. Vooral bij klanten die zich – om hen moverende redenen – al wat langer afzijdig hielden bij upgrades. Als de leverancier het hard wenst te spelen, kan zo’n achterlopende gebruikersorganisatie straks behalve de nieuwe SEPA-waardige versie ook de aanschaf van alle overgeslagen voorafgaande versies op z’n factuur aantreffen, waarschuwt SEPA-consultant Rob Morren van ABN-AMRO. Als het achterblijven van zo’n organisatie niet alleen financieel, maar ook technisch gemotiveerd was – bijvoorbeeld omdat er sprake is van aanpassingen – dan compliceert zo’n SEPA-gedwongen upgrade de transitie uiteraard nog eens extra.

Inhoudelijke verschillen

Wat een pakketleverancier inhoudelijk onder SEPA-compliancy verstaat, kan van geval tot geval verschillen. Al was het alleen al vanwege het feit dat er drie (cumulatieve) niveaus van compliancy te onderscheiden zijn:

  • voldoen aan de implementatierichtlijnen van de European Paymant Council.
  • voldoen aan de Nederlandse implementatie van die richtlijnen.
  • uit de voeten kunnen met de extra’s die uw bank ‘bovenop’ de SEPA-standaard faciliteert.

En naast deze verschillen in reikwijdte van de compliancy zijn er natuurlijk ook verschillen te verwachten in de kwaliteit van de compliancy. Neem bijvoorbeeld het meest elementaire SEPA-aspect; de mogelijkheid om overweg te kunnen met de langere Europese rekeningnummers (IBAN’s). Dat lijkt eenvoudig; gewoon een wat groter veldje (wat in de meeste pakketten trouwens al geregeld is). Maar volgens Van Beeks collega Patrick Corveleijn van KPMG zitten zelfs op dat basale niveau addertjes onder het gras. “Zorgt het pakket voor de omzetting van de huidige bankrekeningnummers naar IBANs? Of moet de gebruiker dat zelf regelen (via de zogeheten BIC-IBAN-service van de Nederlandse Vereniging van Banken: www.ibanbicservice.nl ). Als het pakket de conversie zelf regelt, gaat het dan ook goed met lastige gevallen? Zoals de rekeningnummers die door rekeninghouders bij een overstap naar een andere bank via nummerbehoud werden meegenomen.”

Incasso wijzigt ingrijpend

De grootste variaties in diepgang en kwaliteit van de SEPA-compliancy zijn volgens alle geraadpleegde deskundigen daar te verwachten waar SEPA het meest veeleisend wordt: dat wil zeggen bij de incasso oftewel SEPA Direct Debit (SDD). Is bijvoorbeeld het beheer van machtigingen (mandaatmanagement) simpelweg een mogelijkheid om mandaten in records op te slaan en terug te zoeken, of is er ook procesondersteuning voor het binnenhalen en onderhouden van de mandaten? Is deze volledig? Van Bogget raadt een ieder aan hier niets als vanzelfsprekend te beschouwen. Bij pakketten die altijd al iets van incassomandaatmanagent boden, is het een kwestie van aanpassen, maar voor leveranciers van pakketten die deze voorziening nog niet hadden, kan het creëren ervan nog een hele uitdaging worden. Van Boggets werkgever, Unit4, heeft het SEPA-manadaatmanagement bijvoorbeeld wel al rond in de grote pakketten Agresso Business World en Coda Financials, maar aan een vergelijkbare voorziening voor Multivers, dat vooral in het mkb wordt gebruikt, wordt er nog gesleuteld. Van Bogget denkt dat dat ‘binnen enkele maanden’ klaar zal zijn, maar is er niet van overtuigd dat de meeste concurrenten ook gaan redden. “Als gebruiker van een doorsnee debiteurenoplossing zou ik – zo lang ik het nog niet heb zien werken – er niet zonder meer van uitgaan dat het op tijd beschikbaar zal zijn.”

Ook productmanager Mohamed Amri van AFAS – zelf al een maand doende met de uitlevering van de SDD-vaardige versie 1.04 van Profit 2014 – voorziet problemen bij leveranciers die nu nog aan een ­mandaatmanagementvoorziening zitten te programmeren. “De meeste zullen heus wel met een oplossing komen, maar het valt te betwijfelen of dat ook in alle gevallen werkelijk een functioneel adequate oplossing gaat worden.” En mogelijkheden om formeel compliant te zijn en toch de klant in de steek te laten zijn er met SEPA legio. De standaard geeft immers slechts een minimumdefinitie van de interfaces met de bank en (in veel mindere mate) de debiteuren.

SEPA-strubbelingen kunnen klauwen met geld kosten

Kredietwaardigheids-registreerder Experian berekende dat Europese bedrijven het risico lopen 20 miljard euro te verliezen doordat triviale fouten straks niet meer gaande het proces worden opgelost. Het bedrijf berekende dat slechts 65 procent van de eurotransacties wordt uitgevoerd met de volledig juiste accountdata. 12 procent van de elektronische euro-betalingen van en naar bedrijven zou fouten bevatten die onder het SEPA-regime een tijdige en kostenefficiënte transactie zullen blokkeren. Daarnaast zou volgens Experian zo’n 45 procent van de nieuwe IBAN-rekeningnummers niet correct zijn opgebouwd, onder meer doordat de BIC-component niet klopt. Voor een organisatie die zaken doet met 100.000 bankrekeningen resulteert een gemiddelde ‘error rate’ van één op acht volgens Experian in een potentiële schadepost van 600.000 euro.

Checklist ondersteuning bij incasso’s

Dat ondersteuning en ondersteuning twee verschillende zaken kunnen zijn, zal menig IT’er en gebruiker bekend in de oren klinken. Maar waar zitten in het geval van ondersteuning van SEPA Direct Debit de mogelijke verschillen? We vroegen het aan een aantal ingewijden, zonder de pretentie dat al deze verschillen er ook voor alle crediteuren toe zullen doen. Dat leverde de volgende checklist op:

  • Zijn scans van de nu nog algemeen gebruikte (groene) machtigingskaartjes gemakkelijk te importeren en terug te zoeken? De zogeheten e-mandates zullen naar verwachting pas rond 2016 beschikbaar zijn, en ook bij introductie van digitale mandatering zullen papieren machtigingen vrijwel zeker nog jarenlang een rol spelen.
  • Biedt de machtigingendatabase een interface voor uw CRM-systeem? Dit onder meer om verkoop- en klantcontactmedewerkers inzicht te bieden in afgegeven en gewijzigde machtigingen.
  • Kan het systeem desgewenst meerdere machtigingen per debiteur aan? Veel debiteuren zullen liefst per contract een aparte incassomachtiging willen.
  • Zijn wijzigingen in machtigingen eenvoudig (bij voorkeur via een cliënt self service portal) en in overeenstemming met de vastgestelde amendementsregels te ontvangen en door te voeren?
  • Gaat de geschiedenisvastlegging nog verder dan de bewaarplicht ten aanzien van de huidige en voorafgaande machtiging?
  • Is het desgewenst mogelijk ook (de gegevens van) incasso-opdrachten die niet werden uitgevoerd (‘rejects’) nog enige tijd te bewaren?
  • Biedt de machtigingendatabase ook geaggregeerde rapportage­mogelijkheden? Welke mandaten worden meer/minder gebruikt. Hoe vaak zijn er wijzigingen? Welke mandaten dreigen er te verlopen?
  • Genereert het systeem een waarschuwing als een machtiging dreigt te verlopen? Dat wil zeggen 36 maanden na de laatste incasso.
  • Ondersteunt de SDD-module behalve de gewone ‘SEPA-core’-incasso met een storneringsrecht van acht weken ook de zakelijke SDD, zonder storneringsrecht? Deze zakelijke SDD is overigens nog lang niet bij alle banken en in alle landen mogelijk.
  • Houdt de SDD-module rekening met de incassolimieten? Incassanten mogen slechts tot een (in het contract met de bank) op weekniveau bepaald totaalbedrag aan incasso’s doen. Een goede debiteurenmodule waarschuwt ruim op tijd als voor een bepaalde week overschrijding van die limiet dreigt.
  • Worden ook de per debiteur geldende limieten ondersteund?
  • Maakt de applicatie onderscheidt tussen eerste incasso’s en herhalingsincasso’s, waarvoor verschillende aanlevertermijnen bij de bank gelden?
  • Op welke wijze ondersteunt het SDD-ssyteem het aanmaken en versturen van vooraankondigingen (prenotificatieplicht)? Dit is een lang niet voor alle crediteuren per se noodzakelijke functionaliteit. Bedrijven kunnen er ook voor kiezen hun facturen zodanig in te richten dat deze als aankondigingen van incasso kunnen gelden. Ook is het mogelijk de incasso-aankondiging te verwerken in de algemene voorwaarden (“.. omstreeks de 27e van de maand zullen wij ...”).
  • Kan het systeem voldoende incasso-opdrachten in één batch voegen? Maakt het bij overschrijding van de maximale omvang van het opdrachtenbestand automatisch een vervolgbestand aan, of moet de gebruiker de incassobatch zelf vooraf opdelen in behapbare porties?
  • Bewaakt de applicatie de verplichte termijnen, onder meer voor vooraankondiging en aanbieding bij bank?
  • Kan de applicatie de nieuwe XML-formats schrijven en lezen? Dit onder meer met het oog op automatische reconciliatie en verwerking van retourinfomatie over oorzaken van uitval. Het is is immers een wezenlijk verschil of een incasso strandde omdat de klant liet terugboeken of omdat er onvoldoende saldo was. Kan het systeem behalve de minimaal vereiste MT940-communicatie ook het rijkere (maar optionele) CAMT-berichtenformat aan? Deze kan qua vorm en inhoud per bank verschillend zijn uitgewerkt.
  • Biedt het systeem de mogelijkheid om vervolgacties/workflows te laten triggeren op basis van retourinformatie van de bank (vernieuwde MT940 of CAMT)?

Met dank aan: Mohamed Amri van Afas, Rob Morren van ABN-AMRO, Frans van der Lugt van Rabo-Bank, Michel van Bogget van Unit4, Patrick Corveleijn en Jaap van Beek van KPMG en Thijs Sauër van Exact.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!