Management

Governance

SAP haalt de teugels aan

23 mei 2012

De aanscherping van het beleid werd gesignaleerd door algemeen directeur Dave Blake van UpperEdge, een adviesbureau in sourcingzaken en inkoop. Drie van zijn klanten kregen de afgelopen maanden naheffingen van SAP. Daarbij ging het niet om klein bier. UpperEdges klanten waren 3 tot 6 miljoen dollar extra kwijt.

Blake is uiterst verontwaardig over SAPs actie – roofzuchtig uitpersen, noemt hij het – maar kan niet ontkennen dat SAP een punt heeft. Dankzij de zeer ruime definitie van gebruik die SAP in zijn licentiebepalingen heeft opgenomen. “Gebruik betekent het activeren van de verwerkingsmogelijkheden van de Software, het laden, uitvoeren, benaderen, inzetten van de Software, of het tonen van informatie die het resultaat is van dergelijke mogelijkheden”, citeert Blake de definitie waar klanten zich door het tekenen van de licentieovereenkomst toe verbinden.

Dat heeft gevolgen waar klanten niet altijd op bedacht zijn. Zo signaleert Blake dat SAP het uitlezen van data uit zijn Business Warehouse voor analyse in andere BI-toepassingen als gebruik karakteriseert. Als die data uitgelezen worden door een gebruiker zonder licentie, is men volgens SAP in overtreding. Hetzelfde geldt voor het invoeren van ordergegevens via een oude applicatie die na de introductie van SAP alleen nog als front-end wordt gebruikt en het checken van orderregels en klantgegevens via een non-SAP-applicatie zonder dat er wijzigingen in die gegevens worden aangebracht. Het meest uitzonderlijke scenario waarin SAP volgens Blake de aanwezigheid van een licentie eist, is het geval van de medewerker die niet met SAP werkt, maar van een collega in de vorm van een Excel-bestand gegevens krijgt die aan een SAP-applicatie zijn onttrokken.

In alle gevallen heeft de klant al betaald om de gegevens te creëren en op te slaan in SAP. Maar nu vraagt SAP extra licenties als klanten hun eigen gegevens naar een andere applicatie willen overhevelen. SAP claimt, met andere woorden, exclusieve rechten op de gegevens van zijn klanten, kritiseert Blake.
SAP is wat het hanteren van ruime definities betreft overigens geen uitzondering. Men kan zo maar door een andere leverancier op een vergelijkbare koude kermis getrakteerd worden, waarschuwt Blake. Hij adviseert daarom om een gedegen inventarisatie te maken van mogelijke pijnpunten en de onderhandelingsruimte die men heeft. Blake noemt als mogelijkheden:

  • Stel vast hoeveel kans je maakt om in een hinderlaag te vallen - door in kaart te brengen hoeveel bij SAP besteed is aan licenties en onderhoud sinds het begin van de relatie, en vooral ook de laatste drie jaar; hoe groter die bedragen, hoe kleiner het risico.
  • Lees je licentie-overeenkomst grondig door en vraag advies van een expert - om vast te stellen waar je risico's loopt.
  • Inventariseer de applicatie-omgeving - om in kaart te brengen waar via interfaces naar SAP-systemen in huis en bij zakenpartners problemen met 'indirect gebruik' kunnen ontstaan.
  • Kwantificeer en doorgrond de mogelijke gevolgen - door aan de hand van de geïdentificeerde probleemkoppelingen, SAP's prijslijst en de kortingen die eventueel in het verleden bedongen zijn, een prijskaartje aan een mogelijke claim van SAP te hangen.
  • Communiceer de mogelijke gevolgen naar de rest van het bedrijf - zodat directie en medewerkers weten wat er op ze afkomt, en de medewerkers ook bewust worden van het feit dat die handige koppelingen met het SAP-systeem extra kosten kunnen uitlokken.
  • Ontwerp een plan om de gevolgen te beperken - door te beoordelen hoe goed de relatie met SAP is, in kaart te brengen waar je onderhandelingspotentieel hebt met SAP, en te bekijken of er technische oplossingen zijn om het indirect gebruik te vermijden.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!