Beheer
SaaS zorgt voor meer en complexer functioneel beheer
Strategisch belang van functioneel beheerders steeds groter.
Strategisch belang van functioneel beheerders steeds groter.
De vraag naar functioneel beheerders voor organisaties is de afgelopen jaren explosief gestegen. Duidelijk is wel dat de komst van SaaS niet zoals verwacht voor minder functioneel beheerders heeft gezorgd maar juist voor méér, zien Bob van Graft en Daniël Brouwer.
Op diverse fronten vinden verschuivingen plaats. Niet alleen het applicatielandschap verandert, maar ook de plek waar applicaties ontwikkeld worden en hoe applicaties gebruikt worden. Waar tot voor kort applicaties redelijk constant binnen een veilige omgeving gebruikt werden, en aanpassingen op een beheer- en beheersmatige wijze plaatsvonden, zie je mede door het vele thuiswerken een andere dimensie ontstaan.
Thuiswerken
Corona heeft ons geleerd niet alles meer vanaf kantoor te doen. Dat betekent dat veel organisaties in de afgelopen jaren strategische beslissingen hebben genomen om het applicatielandschap fors onder handen te nemen. Mobiel werken, werken op afstand, niet meer binnen de veilige kasteelmuren, maar de mogelijkheid bieden voor een veel grotere diversiteit aan platformen.
Met het vernieuwen en veranderen van het applicatielandschap is de functioneel beheerder echt opgeschoven richting de analisten, architecten en ontwikkelaars. De functioneel beheerder werd - helaas nog te vaak - gezien als die super user, die net dat kleine zetje geeft om een applicatie weer aan de praat te krijgen als deze het niet doet. Hij of zij wordt nu veel meer gezien als expert en kennisdrager van de businessprocessen en de maker van de vertaalslag naar nieuwe ontwikkelingen.
Die omslag is niet nieuw. Eigenlijk heeft de functioneel beheerder altijd in die rol gezeten, maar werd dat veelal onderschat. Nu er een versnelling is gekomen in de reis naar Software as a Service-omgevingen, dus kant en klare applicaties, komt men erachter dat de business niet altijd direct een goede vertaalslag kan maken van het gebruik van de dagelijkse processen, applicaties, keten- of netwerkomgevingen en gebruikersinterventies.
Strategisch belang
Hier komt het strategisch belang van de functioneel beheerder om de hoek kijken. Veel organisaties zijn in verandering, herijken hun applicatielandschap en worden overstelpt door de goede bedoelingen van de markt; ieder systeem kan immers alles. De functioneel beheerder werd vaak gezien als de remmer in verandering. Met zijn specifieke kennis van business processen weet de functioneel beheerder echter als geen ander welke veranderingen van belang zijn, waar grenzen zijn aan mogelijkheden binnen de business en waar onmogelijkheden zijn op het gebied van techniek.
Door ervaring, kennis en kunde schuift de functioneel beheerder dus op in de keten en wordt derhalve ook veel meer betrokken in het proces van verandering. Hier komt dan ook het strategisch belang van de functioneel beheerder naar voren bij Europese aanbestedingen, maken van keuzes in ontwikkelstraten maar vooral op het snijvlak tussen de demand- en supply-organisatie.
Het unieke van functioneel beheerders is dat zij zowel de taal van de ontwikkelaar als de taal van de business spreken. Daar wordt echter niet altijd zorgvuldig mee omgesprongen. Ook zit niet iedereen daarop te wachten. Het resultaat is dat er aanpassingen of nieuwe applicaties komen die voor de business niet of nauwelijks goed functioneren, dat het testen van applicaties voordat deze naar productie gaan een veel langer proces is geworden, dat acceptatiecriteria niet worden toegepast en dat er uiteindelijk veel frustratie in de business of bij de eindgebruiker van het product ontstaat. Het resultaat kan dan zijn dat de functioneel beheerder zich niet gehoord voelt en zijn heil ergens anders gaat zoeken. Of erger zelfs: het opgeeft.
Zoals aangegeven hebben er zeker in de afgelopen twee jaar al grote verschuivingen in het applicatielandschap plaatsgevonden en deze trend zal doorzetten. Naast de technologische veranderingen is ook de wijze van werken sterk veranderd. Het agile werken draagt bij aan een betere en snellere afstemming tussen de business en de ontwikkelaar. In sommige gevallen valt de functioneel beheerder tussen wal en schip. Op het moment dat een organisatie besluit om meer agile (of in andere vormen van multidisciplinaire teams) te gaan werken, moeten zeker ook de rollen en taken van de functioneel beheerder tegen het licht worden gehouden. Schuift de functioneel beheerder meer op richting de product owner of meer naar een Scrum-ontwikkelteam? Wat verwacht de business van de demand-organisatie? Agile werken vraagt daarvoor dan ook – met name tijdig – strategische keuzes. Ontwikkelaars bouwen immers wel door en leveren uiteindelijk een (nieuwe) applicatie op. De gebruiker moet deze accepteren om het systeem uiteindelijk in productie te krijgen. In situaties waarin dit niet goed geborgd is, zie je frustratie ontstaan en lopen vernieuwingstrajecten (onnodig) vertraging op.
SaaS
Met de ontwikkeling van het gebruik van SaaS-applicaties zie je ook waar het knelt voor functioneel beheer. Immers, veelal is er weinig meer in te brengen als er een SaaS-applicatie gebruikt wordt. De leverancier van het product is aan zet en de organisatie die het gebruikt kan maar beperkt functionele wijzigingen doorvoeren. Bovendien wordt het tempo van de nieuwere versies en functionaliteiten bepaald door de leverancier. Toch is de verwachting dat ook SaaS-leveranciers richting grotere diversiteit en functionele mogelijkheden werken in aangeboden SaaS-producten die te parameteriseren zijn. Dit betekent dat er ingesprongen kan worden op de meer specifieke rollen en taken die de business moet uitvoeren. De functioneel beheerder zal dan met name vanuit de business de geboden en noodzakelijke functionaliteiten bewaken en borgen. Ook zal functioneel beheer moeten zorgdragen voor de adoptie in de business van dat wat de leverancier uitrolt.
Duidelijk is wel dat de rol en het belang van functioneel beheer in de toekomst veranderen. Er zullen steeds meer nieuwe ontwikkelingen ontstaan waarop ingesprongen moet worden. Meer SaaS betekent meer functioneel beheer. Het werk zal zeker niet minder worden maar naar verwachting wel complexer. Dat betekent dat functioneel beheer ook in zichzelf moet investeren. Er zijn gelukkig opleidingsprogramma’s in overvloed. Soms zal een functioneel beheerder moeten kiezen. Welke richting ga ik op, welke technologische kennis wordt er van mij verwacht of wat is de strategie van de organisatie en hoe kan ik daar het beste met mijn kennis en ervaring aan bijdragen?
Richting regie
Wat leren we hier nu van? Het begrip functioneel beheer zal niet veranderen, maar de plaats en positie in de organisatie kan wel verschuiven: dichter bij de business of dichter bij ontwikkeling. De rol en taak van de functioneel beheerder zal groter worden èn complexer. Ook zal dit vakgebied zich nog verder moeten professionaliseren. De rol van de functioneel beheerder zal verschuiven van meer ondersteunend naar regie. De business zal meer vragen van een functioneel beheerder en de functioneel beheerder zal zich in de breedte en diepte verder moeten ontwikkelen. Tot slot zullen er ook op strategisch niveau keuzes gemaakt moeten worden omtrent de positie en rol van functioneel beheer. Eén ding is duidelijk: het vak van functioneel beheerder zal alleen maar mooier en onmisbaarder worden.
Globaal zijn er drie soorten functioneel beheerders - elk met een bepaalde volwassenheid. Met deze volwassenheid bedoelen we de volwassenheid qua proactiviteit en hoe er naar de lange termijn wordt gekeken. Een functioneel beheerder die naar de lange termijn kijkt is vooral bezig met de verbetering van zijn omgeving.
Bron: VFB® Academy
- Ondersteunen – Zorgen dat de IT goed kan worden gebruikt door de organisatie, en dat het veilig en betrouwbaar werkt.
- Regisseren – Zorgen dat de IT goed wordt aangepast aan nieuwe of veranderende wensen van de organisatie.
- Verbeteren – Zorgen dat de gewijzigde IT ook goed wordt gebruikt en de verbeteringen ook daadwerkelijk worden ingevoerd.
Functioneel beheer is niet per definitie een mannenberoep; volgens eerder niet-representatief onderzoek is de verhouding tussen mannen en vrouwen 62/38.
Uit het rapport ICT-benchmark gemeenten 2022 van M&I /Partners blijkt dat de verhouding tussen on-premises en SaaS bij gemeenten aan het verschuiven is en dat deze trend zich zal gaan doorzetten. Ook hebben gemeenten minder technisch personeel binnen informatie en nemen de kosten voor functioneel beheer toe. Dit past in ons beeld dat bij verSaaSing het functioneel beheer alleen maar zal toenemen en juist niet afnemen. Een beeld waar veel organisaties aan zullen moeten gaan wennen. In het rapport spreek men dan ook uit dat “het inrichten en ondersteunen van de gebruikersorganisatie een steeds belangrijker onderdeel wordt bij gemeenten”.
Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (december 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.
is eigenaar en oprichter van de vakopleiding functioneel beheer (daniel@vakopleidingfunctioneelbeheer.nl). Hij is Lean Six Sigma Master Black Belt en expert op het gebied van functioneel beheer en daarnaast auteur van ‘Hét handboek voor de functioneel beheerder’.