Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het softwarepakket 360º, dat oorspronkelijk in Noorwegen is geschreven door het bedrijf Software Innovation. Wortell heeft het aangepast aan de Nederlandse wetten en eisen. “Hun toepassing zag er erg goed uit en we dachten dat het mogelijk moest zijn om het pakket aan te passen aan de Nederlandse eisen”, zegt CTO Danny Burlage van Wortell.

Pakketten voor documentverwerking moeten – zeker bij gebruik door officiële instanties – aan bepaalde eisen voldoen. “Voor Nederland heb je het over de Archiefwet en de NEN 2082-richtlijnen. Die laatste bevat eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”, zegt Burlage.

De Noorse software voldeed al aan de archiefwet, alleen was dat de Noorse wet, die op punten toch afwijkt van de Nederlandse. Burlage: “De Archiefwet in Nederland dateert uit 1918. In de tussentijd zijn er enkele aanpassingen gepleegd en op dit moment vigeert de Archiefwet uit 1995. In Noorwegen is de eerste archiefwet van ver na 1918. De Noren hebben dus een frisse start kunnen maken, gebaseerd op de moderne stand van de technologie. Ze waren geen tijd kwijt aan het moeizaam aanpassen van oude wetsartikelen.”

De software diende ook te voldoen aan de norm NEN 2028, een verzameling van 156 eisen op het gebied van goed documentbeheer. Zoveel eisen zijn nodig om ervoor te zorgen dat er niets kan misgaan met de elektronische documenten en dat ze dus net zo betrouwbaar zijn als documenten die op papier staan. Burlage: “En dan is het rijtje eisen nog niet compleet, want de software voldoet ook nog aan richtlijn DoD 5015, een standaard die is opgesteld door het Amerikaanse ministerie van Defensie. Dat zat overigens al in het originele Noorse pakket. Bij het aanpassen van de software zijn we niet echt onoverkomelijke problemen tegengekomen. De culturen van Noorwegen en Nederland lijken veel op elkaar en dat zie je terug in de software.”

De software is geheel gebaseerd op SharePoint van Microsoft. Dat wil zeggen dat er automatisch al een directe koppeling is met de Office Suite. Het gaat voor ambtelijk gebruik voornamelijk om de koppeling met Outlook en Word. Burlage: “Doordat SharePoint de basis vormt, is het aanpassen van de software geen kwestie van opnieuw programmeren, maar van het aanpassen van parameters. Gelukkig heeft Software Innovation zelf ook van die parametrisatie gebruikgemaakt. Het kan ook anders; er zijn firma’s die SharePoint zien als een ontwikkelomgeving en daar een hele hoop extra code aan toevoegen. De software wordt dan meer en meer maatwerk en in zo’n geval wordt het aanpassen van een applicatie echt een grote klus.” Doordat veel functies van SharePoint gebruikt waren en niet waren vervangen door zelf ontwikkelde code, kostte het aanpassen van de software slechts een dag of twintig. Burlage: “Een korte doorlooptijd, zeker als je het vergelijkt met de tijd die je nodig zou hebben om een maatwerkpakket aan te passen. Dan begin je vaak al met een halfjaar met een uitloop naar een heel jaar. We hebben gemerkt dat veel mensen nog vreemd aankijken tegen het maken van applicaties zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren.”

SharePoint wordt gebruikt door naar schatting zo’n 130 miljoen mensen over de hele wereld. “In een zakelijke omgeving heeft een op de vier gebruikers toegang tot SharePoint, in de meeste gevallen op een stationaire pc. Er is wel een trend naar mobiele platforms zichtbaar, zoals de iPad maar ook diverse slates en portable systemen die draaien onder Android. Die apparatuur geeft de mensen de vrijheid om hun werk overal mee naar toe te nemen, zonder dat ze zich vertillen.” De Provinciale Staten van Friesland hebben gekozen voor een tablet-pc.

In vergaderingen van de Provinciale Staten van Friesland hebben de statenleden voor elke vergadering zo’n 30 à 50 documenten bij zich, wat neerkomt op gemiddeld 700 pagina’s. “Doordat met elektronische documenten wordt gewerkt, hebben de gebruikers steeds de beschikking over de nieuwste versie”, zegt Burlage. Daarnaast realiseren de Provinciale Staten besparingen, doordat de stukken niet meer gedrukt en verstuurd hoeven te worden. Per jaar scheelt dat zo’n 100.000 euro. De investering van 2 ton heeft de Provinciale Staten er dus in twee jaar uit.