Management

Carriere
Tweede Kamer spreekgestoelte

Projectmanager te weinig politicus

Naïviteit nekt veel projectmanagers. Politiek navigeren is vereist om dit te voorkomen.

© CC BY-SA 2.0,  risastla
2 mei 2014

Veel projectmanagers zijn politiek naïef, zeggen Fred Heemstra, Arjan Jonker en Gerard Meijer. En dat is erg, want daardoor mislukken projecten. Voor het goed omgaan met conflicten bestaat geen standaardaanpak. Projectmanagers moeten zich bewegen als judoka’s.

Heel wat projectmanagers zijn politiek naïef. De vraag is of dat erg is. En het antwoord is ja, dat is voor veel projecten heel erg. Politieke naïviteit is een van de belangrijkste oorzaken en soms zelfs de belangrijkste oorzaak voor het uit de bocht vliegen van een project.

Een veel gehoorde uitspraak van de projectmanager is: ‘Waarom moet ik iets met politiek? In mijn project worden geen politieke spelletjes gespeeld. Ik ben een rationeel denkend en integer handelend persoon die niets anders wil dan een goed projectresultaat. Voor eigen belang, want daar gaat het politiek immers om, heb ik geen interesse. Geen vleierij, achterklap, manipuleren en leugens, maar gewoon eerlijk je werk doen.’

Ziedaar een opeenstapeling van naïeve, ja zelfs onnozele uitspraken.

 

Naïeve gedachten

De eerste naïeve veronderstelling is dat een projectmanager niets van doen zou hoeven hebben met politiek. Iedere projectmanager heeft namelijk, of hij wil of niet, altijd te maken met politiek. Of het nu gaat om het veiligstellen van het projectbudget, het binnenhalen van een hotshot in het projectteam, het omgaan met de stuurgroep of het gedoe om de schaarse middelen. Elke beslissing die je daarbij neemt, heeft een politieke lading. Kortom, projectpolitiek is een deel van het werk en als je dat niet doorhebt, word je een gemakkelijke prooi voor degenen die het politieke spel wel doorhebben.

De tweede naïeve gedachte is dat je het als projectmanager zou kunnen redden als je maar rationeel en integer bent. Weliswaar hele mooie eigenschappen, maar zeker niet voldoende om het hoofd in de politieke jungle boven water te houden. Om met tegenstrijdige belangen en schuivende machtsverhoudingen om te kunnen gaan, moet je gevoel hebben hoe machtsverhoudingen liggen, weten hoe de hazen lopen, moet je de juiste coalities kunnen vormen en het spel kunnen spelen om het commitment van je opdrachtgever en stuurgroep af te dwingen. Zonder de juiste politieke antennes en het juiste politieke gedrag ben je als projectmanager iemand die misschien wel gelijk heeft, maar niet gelijk krijgt.

De derde misvatting is de negatieve lading die projectpolitiek heeft. Politiek wordt gezien als iets dat niet thuishoort binnen een rationele en eerlijke projectmanagementstijl. Zij wordt vaak geassocieerd met macht. Het wekt dan ook geen verbazing hoe weinig aandacht er is voor politiek in projectmanagementmethoden. En die verbazing zou er wel moeten zijn, verbijstering zelfs. Het is niet voor niets dat het beschikken over politieke vaardigheden wordt beschouwd als de ‘missing discipline’ bij managementselectie, -training en -ontwikkeling. Maar politiek hoeft helemaal niet negatief te zijn, sterker nog, zij kan positief worden gebruikt. Bij politiek gaat het immers om de wijze waarop tegengestelde belangen tot hun recht komen. Politiek is ‘a fact of life’ en niet iets vies dat vermeden moet worden. Het is helemaal niet verkeerd als je probeert iets positiefs door middel van politiek voor je project voor elkaar te krijgen. De uitdaging is dus om een omgeving te scheppen voor ‘positieve politiek’; dat wil zeggen dat je samen kunt werken in een win-winsituatie.

 

Zes stellingen

Maar wanneer ben je politiek behendig? Kun je dat worden en zo ja: wat moet je dan doen? Veel lastige vragen waarop we in zes stellingen een antwoord proberen te geven.

 

1. Projectmanagers kennen hun eigen politieke antenne ­onvoldoende

Meestal weet je niet van jezelf of je politiek naïef, neutraal of behendig bent. Een eerste stap is dus te ontdekken hoe je scoort op de ‘politieke sensitiviteitsladder’. We hebben bij ervaren senior projectmanagers deze score bepaald en ontdekt dat voor bijna iedereen de score ergens ligt tussen politiek neutraal en politiek naïef en dat praktisch niemand politiek behendig is. De uitslag geeft te denken, maar verbaast ook weer niet. Projectmanagers zijn doorgaans technisch en inhoudelijk georiënteerd, zijn minder met menselijke relaties bezig waardoor ze minder macht en steun verwerven. Dit soort kenmerken zijn nu juist zaken die passen bij de naïeve projectmanager.

 

2. Speel het politieke spel en beheers meerdere spelstijlen

Als je weet hoe politiek sensitief je bent, is de volgende stap om na te gaan hoe je als projectmanager politiek handelt en of die manier van handelen effectief is. Het blijkt dat projectmanagers in hun politiek handelen een uitgesproken voorkeur hebben voor ‘doordrukken’. Ze geven aan dat voor hen, bij het nastreven van hun hoogste doel – het neerzetten van een optimaal projectresultaat – het projectbelang vooropstaat en dat ze dat koste wat het kost willen bereiken. Bij het onderhandelen en argumenteren zetten ze machtsmiddelen in; de sfeer in een gesprek is daarbij minder belangrijk; het gaat immers om het resultaat. Dat betekent dat je je rug recht moet houden en liever niet moet afwijken van een eenmaal gekozen standpunt. Zwabberen, toegeven en vermijden ondergraaft je gezag en brengt het eindresultaat in gevaar. Over het algemeen houden ze van harde feiten en logische procedures.

 

3. Als je zelf geen positie inneemt, dan krijg je een positie ­toegewezen

Als je als projectmanager maximaal profijt wilt hebben van politiek, dan moet je zowel politiek sensitief als politiek behendig zijn. Je zult moeten erkennen dat politiek nodig is voor het opbouwen en onderhouden van je netwerk, voor het smeden van coalities en een houding van ‘dat doe ik voor jou’. De kunst van het onderhandelen en ‘het kunnen geven en nemen’ zijn belangrijke eigenschappen die je daarvoor in huis moet hebben.

 

4. Het goed ‘verkopen’ van het project is onderdeel van de taakomschrijving

Een houding die je als projectmanager vaker tegen zult komen is die van ‘What’s In It For Me?’. Je mag er niet voetstoots vanuit gaan dat de organisatie die straks met jouw projectresultaat verder moet, zich automatisch zal committeren aan het project. Je moet als projectmanager terdege rekening houden met scepsis, argwaan, verzet en soms zelfs een boycot en je zult de juiste politiek behendig moeten gebruiken om de doelen van de belangengroepen te laten samenvallen met die van het project. Een projectmanager moet daarom doorhebben hoe projectbetrokkenen de potentiële nadelen en voordelen van hun deelname aan het project en het toekomstige gebruik van het resultaat ervan ervaren.

 

5. Een projectmanager moet als een judoka soms bewegen, soms tegensturen

Een projectmanager moet allereerst een conflict kunnen herkennen en daar vervolgens niet van schrikken of voor weglopen, maar op een gepaste manier reageren. Voor het goed omgaan met conflicten is geen standaardaanpak; soms moet je buigen en toegeven, dan weer polderen en onderhandelen, maar soms ook op je strepen staan. Wat de meest geschikte aanpak is, hangt af van de situatie en daarvoor is een politieke antenne een voorwaarde. Te vaak houden projectmanagers ‘ijzeren-heinig’ vast aan een ingeslagen koers en lopen bij een conflict als een olifant door de porseleinkast. In plaats van het conflict op te lossen, maken ze het alleen maar groter. Veel projectmanagers zijn technisch georiënteerd en beschikken niet over de meest verfijnde sociale voelhorens.

 

6. Er is niets mis mee om de omgeving naar je hand zetten

Projectmanagers moeten oog hebben voor de doelen/belangen van de stakeholders, maar moeten ­tegelijkertijd in staat zijn hen te binden aan de projectdoelen. Dat betekent dat je moet kunnen luisteren, relaties moet kunnen opbouwen, kunnen argumenteren en je ideeën moet kunnen verkopen.

Niet iedere projectmanager heeft dit in huis. Projectmanagers moeten daarom voortdurend bezig zijn deze kunst van het beïnvloeden te leren en te verfijnen.

Politiek in projecten

  • Leer te onderhandelen vanuit een sterke positie.
  • Kijk van wie je hulp kunt krijgen, zoek allianties en coalities waar nodig.
  • Een goede sponsoring vanuit de top voorkomt dat je je tijd moet verdoen aan politiek gedoe.
  • Maak je de ‘kunst van beïnvloeding’ eigen.
  • Weet wanneer en hoe je moet lobbyen.
  • Conflicten in een project zijn onvermijdelijk.
  • Luister goed naar je intuïtie.
  • Regel van tevoren je mandaat zodat je weet tot waar je kunt gaan.
  • Zorg dat je goed geïnformeerd bent. Maak gebruik van feiten en harde informatie waarmee je politiek gedoe kunt stoppen.
  • Heb gezonde argwaan wat betreft verborgen agenda’s, praten met twee gezichten et cetera.
  • Teamcommitment en loyaliteit helpen in het verminderen van politiek in projecten.
  • Weet dat doorgewinterde politici jou en je project kunnen maken en breken. Veel projecten hebben last van een ‘politicus’ die het project wil saboteren.
  • Weet zo nodig het spel te spelen van ‘verdeel en heers’.
  • Projectpolitiek is vaak noodzakelijke tijdverspilling die niemand leuk vindt.
  • Bind niet de strijd aan met een politiek systeem dat je niet begrijpt.
  • Een goed communicatieplan helpt bij het verminderen van projectpolitiek.
  • Heb oog voor de informele organisatie. Weet wie de ‘social leaders’ zijn, wie invloed heeft, wie wordt gewaardeerd en wie de champions zijn.
  • Gebruik de kracht van het woord. Weet dat je mensen moet kunnen overtuigen en dat je daarvoor goed moet kunnen argumenteren.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!