Beheer
Portfoliomanagement maakt keuzes transparant
Data Driven Portfolio Management maakt waarom, wat en hoe van projecten in een portfolio meetbaar.
Data Driven Portfolio Management maakt waarom, wat en hoe van projecten in een portfolio meetbaar.
IT is onmisbaar voor het verwerkelijken van een strategie, maar kan ook voor beperkingen zorgen. Dan moeten er keuzes gemaakt worden in het portfolio van projecten. Methodes voor portfoliomanagement om die keuzes transparant te kunnen doen en het gekozen portfolio te besturen, kunnen een welkome hulp hierbij zijn, zien Klaas Brongers en Hendrik Van Steenkiste.
IT speelt een cruciale rol in het realiseren van de strategie van vrijwel iedere organisatie. Er zijn eigenlijk geen doelstellingen meer te realiseren zonder toepassing van IT. Het is daarbij ook vaak de beperkende factor: het IT-budget is niet toereikend om alle ambities waar te kunnen maken, er zijn te weinig IT-specialisten en de doorlooptijd van projecten is langer dan de organisatie zou wensen. Hierdoor ontstaat een keuzevraagstuk: welk portfolio van projecten moet een organisatie kiezen om IT optimaal in te zetten bij het realiseren van de strategie?
Dit vraagstuk bepaalt het vakgebied van portfoliomanagement. Doelstelling van portfoliomanagement is het op gestructureerde wijze in kaart brengen van de mogelijke samenstellingen van het portfolio, om zo besluitvormers in staat te stellen een afgewogen keuze te maken bij het vaststellen ervan. Dat op een transparante wijze doen, is geen sinecure, zeker gezien alle belangen die hier spelen. Een extern erkend referentiekader en herleidbare waardering kunnen hierbij helpen.
Een methode voor portfoliomanagement is Data Driven Portfolio Management (of: DDPM). DDPM maakt het mogelijk om het waarom, het wat en het hoe van projecten in een portfolio meetbaar te maken. Gebaseerd op o.a. COBIT, Prince2, MSP en Safe geeft het een referentiekader met een NPLF-normering (Not, Partially, Largely, Full) conform ISO/IEC33020. De resultaten kunnen worden vertaald naar een cockpit waarop gestuurd kan worden. Vergelijking van de resultaten met andere ervaringen maakt het mogelijk om verwachtingen te ontwikkelen en het portfolio in samenhang te besturen.
De methode kent een aantal stappen. Een belangrijke rol in deze stappen is weggelegd voor een zogenaamd Portfolio Board. Deze board heeft mandaat om te besluiten over de samenstelling van het portfolio. De board kan bestaan uit de hoogste bestuurders van de onderneming, of uit hoger management dat namens de hoogste bestuurders kan besluiten.
Stap 1: Intake: vraaggestuurde Business Cases en preview door het Portfolio Board
In de eerste stap van de methode staan business cases centraal. Business cases worden vraaggestuurd opgesteld en ondersteund met drop-down lists. Zo worden de diverse rubrieken en elementen van de business case ingevuld, zoals de beoogde aansluiting op de strategische doelstellingen en meerwaarden, de project en product owners, stakeholders, benodigde resources en kosten (Capex en Opex), de timeline, de verwachte requirements en deliverables, de complexiteitsfactoren en risico’s en dergelijke.
Ook worden de meetinstrumenten (KPI’s) ingevuld voor het monitoren van zowel business value (outcomes), product value (outputs) als governance & project management value.
Vervolgens worden de business cases onderworpen aan een intakeproces door het Portfolio Board en wordt aan elke rubriek een NPLF-score toegekend die aangeeft in welke mate de business case voldoet aan de criteria volledigheid en validiteit. De NPLF-heatmap is dan het resultaat van het intakeproces en toont aan in welke mate de ingediende business case voldoet om in het portfolio van potentiële projecten terecht te komen. Bij lage scores zal het Portfolio Board de indiener gemotiveerd verzoeken om de ingediende business case te reviewen en te vervolledigen.
Figuur 1: vraaggestuurde Business Case met NPLF scoring door het Portfolio Board
Links in figuur 1 is een fragment uit de vraaggestuurde business case weergegeven, rechts staan de NPLF-scores die toegekend werden door het Portfolio Board voor alle rubrieken van de business case.
Stap 2: Portfolio Management: prioritering en selectie van voorgelegde Business Cases
Het is belangrijk dat de ingediende projectaanvragen onder de vorm van gestructureerde business cases door het Portfolio Board op objectieve wijze geselecteerd en geprioriteerd kunnen worden. Dit biedt de mogelijkheid om te bepalen welke projecten de meeste business value voor de organisatie zullen opbrengen. Een onderbouwde verantwoording bij het prioriteren en selecteren van projecten in de portfolio maakt het mogelijk de Go/NoGo-beslissingen met de stakeholders transparant te communiceren.
In de visualisaties kunnen de kandidaat-projecten op basis van diverse criteria worden weergegeven, zoals bijvoorbeeld op de dimensies: de te verwachten business value, budgettering van Opex en Capex, project complexiteit, beschikbare resources, onderlinge afhankelijkheden, velocity, timeline en deadlines en dergelijke.
De dashboards maken het voor het Portfolio Board ook mogelijk om op geregelde tijdstippen de monitoring van de diverse KPI’s te reviewen en indien nodig de prioritering en selectie van de ongoing projecten te herzien. Zo kunnen lopende projecten die toch niet blijken te voldoen aan de voorgestelde verwachtingen op vlak van gegenereerde business value worden gedegradeerd of stopgezet ten gunste van andere.
Figuur 2: Visualisaties van de Project Portfolio met diverse dimensies
Het dashboard in figuur 2 visualiseert het portfolio van meerdere ingediende business cases op een aantal dimensies. De bubble chart toont bijvoorbeeld de kandidaat-projecten in drie dimensies: de verwachte business value (X-as), geraamd budget (Y-as) en complexiteit (cirkel grootte).
Stap 3: Project Management: monitoring van lopende projecten met dashboards op basis van meetinstrumenten en audit thema’s
De projecten die een Go hebben gekregen worden vervolgens continu opgevolgd door middel van het monitoren en evalueren van audit thema’s en meetinstrumenten (KPI’s).
Op basis van audit ervaring en opgebouwde expertise in de Information Systems Auditing is een audit methodologie ontwikkeld die enerzijds de standaardisatie, betrouwbaarheid en validiteit van het audit proces garandeert en anderzijds gekoppeld is en inhaakt op internationale standaarden zoals Prince2, COBIT, ISO 25010 en anderen.
Het auditeren bestaat in extenso uit 30 onderzoeksthema’s ondergebracht in 3 audit domeinen.
- Domein Business
De WHY onderzoeksvraag: welke zijn de strategische en operationele doelstellingen van het project en in welke mate zijn de outcomes in lijn met de verwachte doelstellingen.
- Domein Product
De WHAT-onderzoeksvraag: in welke mate worden de te verwachten outputs, deliverables, producten e.d. kwaliteitsvol en volledig gerealiseerd
- Domein Governance en Program-Project Management
De HOW-onderzoeksvraag: in welke mate wordt het project professioneel georganiseerd en bestuurd.
Voor elk thema resulteert dit in objectieve onderzoeksresultaten, een root-cause-analyse en een NPLF-score per thema as such enerzijds, en op de prestaties en verantwoordelijkheden van de actoren anderzijds.
Dit gebeurt door geregeld te monitoren op de vooropgestelde KPI’s, waardoor het mogelijk wordt de auditresultaten op de stuurgroepvergaderingen telkens helder te visualiseren met dashboards. Op basis daarvan kunnen onderbouwde beslissingen worden genomen en kunnen verbeterinitiatieven worden aanbevolen op thema’s en/of actoren die onvoldoende scoren.
Figuur 3: Visualisaties van auditresultaten van ongoing projecten
Figuur 3 toont de visualisatie van een tussentijdse monitoring van een lopend project (systeem implementatie voor PZD vzw). De metrieken in het linkse gedeelte tonen de gemiddelde NPLF scores voor de verschillende onderzoeksthema’s en voor de drie actoren (opdrachtgever PZD, opdrachtnemer SSQ en onderaannemer BDM). Het radardiagram toont enerzijds alle scores van het lopende project (oranje kleur) en anderzijds de gemiddelde scores uit de dataset in de knowledgebase van de tot op heden geauditeerde projecten (gele kleur).
DDPM: een end-to-end methode voor portfoliomanagement
Het belang van deze end-to-end methode - met name het traject van gestructureerde business case tot het continu proactief project management - is dat de businesswaarde van IT in relatie tot de gestelde strategische en operationele doelstellingen van de organisatie zichtbaar, tastbaar en bestuurbaar wordt gemaakt.
Het biedt bovendien de mogelijkheid om zowel in het ‘embryonale stadium’ van het opstellen van de business case, als tijdens de loop van de projecten proactief en preventief bij te sturen en daardoor te streven naar het effectief en efficiënt bereiken van de gestelde doelstellingen, het creëren van significante business meerwaarde en het vermijden van calamiteiten onderweg.
De beschreven auditmethodologie wordt reeds geruime tijd toegepast bij het auditeren van IT-projecten waarbij telkens de NPLF-scores voor de 30 onderzoeksthema’s in een knowledgebase opgeslagen worden. Heel wat complexe IT-projecten zijn op deze wijze geauditeerd. De groeiende dataset biedt mogelijkheden om in een vroeg stadium van een project te voorspellen op welke thema’s in het business-, product- of managementdomein zaken kunnen mislopen. Het auditeren wordt hierdoor een proactief en preventief stuurinstrument om projecten op het juiste verwachtingsspoor te houden.
Financiële instelling
Voor een financiële instelling is een casus uitgewerkt waarbij ‘de voorkant’ van het portfolio management werd aangepakt. Het gebruik van tekstuele templates werd grondig hervormd tot een digitale vraaggestuurde business case template. Het gebruik van deze vernieuwde template bracht een impactvol change proces op gang. De digitale template bestaat nu uit achterliggende drop-down lists die per rubriek de relevante keuzeopties bevatten.
Hiervoor zijn lijsten opgesteld van de relevante strategische doelen, de stakeholders, meetinstrumenten, risico’s en resources. De opsteller van de business case wordt nu door de vraaggestuurde business case geleid en selecteert de meest geschikte optie(s) per rubriek.
Deze innovatieve methode werkt nu op basis van een data driven input, waardoor in elke volgende processtap de data van de door de portfolio board goedgekeurde projecten beschikbaar zijn en allerhande visualisaties gegenereerd kunnen worden.
Dit resulteert in het doel van de DDPM-methode: het aanbieden van inzichtelijke dashboards aan alle belanghebbenden, waardoor onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen bij zowel het selecteren en prioriteren van projecten in het portfolio als bij het monitoren, auditeren en besturen van lopende projecten.
Meerwaarden van de DDPM-methode zijn:
1. Data-gedreven en gestroomlijnde opvolging van business cases - project portfolio en lopende projecten.
2. Focus op de Business- Product- en Management-domeinen.
3. Vraaggestuurde business case met drop-down lists.
4. Scores en visualisaties op basis van de NPLF-normering.
5. Proactieve en predictieve auditering en bijsturing.
6. Onderzoeksthema's gebaseerd op internationale audit-standaarden.
Uitdagingen bij de DDPM-methode:
Deze liggen onder meer bij de veranderbereidheid bij de formulering van de business case en de portfolio- en projectmanagementboard.
1. Definiëren van de strategische doelstellingen van de organisatie.
2. Definiëren van optielijsten voor alle componenten van de business case.
3. Evalueren op volledigheid en validiteit van ingediende business cases.
4. Evalueren van business, product en management KPI-waarden.
Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (november 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.
heeft ruime (informatie)managementervaring bij diverse organisaties. Hij is voor de KNVI en het ICT Instituut van de Hogeschool Utrecht actief als lid van de Raad van Advies. Van de NGO Climbing the Right Tree is hij voorzitter.