Onzakelijke argumenten regeren investeringsbeleid

24 oktober 2002
Het gaat niet zo goed in het vakgebied informatiesystemen. Bijna dagelijks halen mislukte automatiseringsprojecten of failliete automatiseringsbedrijven de krant. Ondanks het feit dat er reeds veertig jaar informatiesystemen worden gebouwd, mislukt gemiddeld nog steeds ongeveer 40 procent van alle automatiseringsprojecten en verdwijnt er in Nederland alleen al naar schatting jaarlijks voor 8 miljard euro in de bodemloze put van de informatietechnologie.
Er kunnen veel oorzaken worden genoemd waarom het nog zo vaak fout gaat. De toepassingen van informatietechnologie zijn nog steeds sterk vernieuwend en bijna altijd complex, de onderliggende technologie ontwikkelt zich eveneens snel en de ervaring van de diverse betrokkenen is over het algemeen nog steeds beperkt. Het is echter de vraag of er toch niet veel van die 8 miljard aan mislukkingen had kunnen worden voorkomen.
Mijn stelling is dat dit inderdaad het geval is. Veel projecten worden gestopt, omdat gaande het project pas blijkt dat het van onvoldoende nut is voor de organisatie. Met een betere aansturing van IT­projecten en van de informatietechnologie in haar geheel, had dit nut ook voorafgaand aan de investeringsbeslissing bekend kunnen zijn. Investeringen in informatietechnologie worden in veel gevallen met onvoldoende, en vooral ook onvolledige, zakelijke argumenten onderbouwd: er is nog steeds een grote kloof tussen de informatica en de bedrijfseconomie.
Het dichten van deze kloof is niet eenvoudig, maar wel essentieel. Het belang van informatietechnologie voor bedrijven, overheden en de maatschappij in haar geheel, zal de komende jaren alleen nog maar toenemen. Het effectief en efficiënt benutten van deze technologie is dan ook een belangrijke bron van welvaart voor de komende jaren. Als wij er niet in slagen de huidige manier van werken te verbeteren, blijft informatietechnologie voor een belangrijk deel het huidige karakter van een bodemloze put behouden.
Tijdens mijn studie aan de Universiteit van Tilburg behoorde het boekje: ''Waarom falen informatiesystemen nog steeds'', geschreven door prof. drs. J.A.M. Oonincx, tot de standaardliteratuurlijst. Het boekje is in 1982 gepubliceerd en bevat achttien oorzaken waarom informatiesystemen zo vaak falen. Het boekje kan twintig jaar later bijna ongewijzigd in herdruk. Er zijn nauwelijks oorzaken weggenomen.
Wat gaat er nu zo fout en wat zijn mogelijke verbeteringen? Is het bijvoorbeeld mogelijk om problemen met een hogere prioriteit aan te wijzen? Hoe cynisch moeten we worden over de toekomst, als er sprake is van zo weinig vooruitgang in twintig jaar?
De omvang van alle IT­gerelateerde activiteiten is moeilijk vast te stellen. Het CBS registreert diverse kengetallen van de IT­sector, maar legt de grens van wat tot die sector wordt gerekend bij de juridische grens van een organisatie. Dit betekent dat als een industrieel bedrijf een IT''er inhuurt voor bepaalde werkzaamheden, deze activiteiten tot de IT­sector behoren. Als men dezelfde werkzaamheden door een eigen medewerker laat doen, worden deze werkzaamheden tot de industriële sector gerekend. Daarnaast zitten er in de CBS­data ook zaken die men veelal niet onder de IT­gerelateerde projecten rekent, zoals de productie van radio''s. Iedereen die bekend is met de praktijk weet ook dat de meeste financiële administraties van informatietechnologie, waar dit soort macro­economische cijfers weer van zijn afgeleid, nog in de kinderschoenen staan.
Afhankelijk van de exacte definitie zijn er dan ook grote verschillen ten aanzien van bijvoorbeeld de geschatte IT­uitgaven. Met een groot aantal aannames kom ik op ongeveer 50 miljard euro. Hiermee is de IT­sector goed voor ongeveer 7,7 procent van de Nederlandse economie en dit is 3 procentpunten meer dan het CBS­cijfer.
Als we ervan uitgaan dat de ontwikkeling van nieuwe informatiesystemen ten opzichte van het beheer van bestaande informatiesystemen ongeveer 40 procent van het bovenstaande bedrag uitmaakt en dat van deze 40 procent ontwikkeling, ongeveer 40 procent van de projecten mislukt, dan bedraagt de verspilling in de IT­sector momenteel jaarlijks ongeveer 8 miljard euro. Dit bedrag is overigens nog steeds lager dan de inschatting van Gartner, die uitgaat van 20 procent van de totale uitgaven.
Deze 8 miljard euro is overigens vergelijkbaar met de begroting van het ministerie van Defensie en drie keer het bedrag dat wij in Nederland uitgeven aan academisch onderwijs. Los van het exacte bedrag: het gaat in ieder geval om erg veel geld.
Niet alleen wat betreft de omvang is informatietechnologie belangrijk, maar ook wat betreft de toepassingsgebieden. Organisaties investeren continu in het verbeteren van hun producten en diensten, relaties met klanten, schaalvoordelen, relaties met afnemers en medewerkers. In toenemende mate zijn hiermee investeringen in informatietechnologie gemoeid. Informatietechnologie maakt het mogelijk om grote hoeveelheden klanten, medewerkers of leveranciers aan te spreken als individuen. Bestaande schaal­, tijd­ en locatievoordelen worden juist onder invloed van informatietechnologie ter discussie gesteld.
Voor een groot aantal organisaties is IT dan ook van cruciaal belang. Bij het uitvallen van de informatievoorziening over een langere periode dan enkele dagen dreigt een faillissement. De positie die een organisatie op langere termijn weet te bemachtigen in de markt, hangt voor een belangrijk deel af van het efficiënt en effectief inzetten van informatietechnologie.
Het vakgebied informatiesystemen is momenteel nog steeds vooral gericht op het optimaliseren van het technische aspect. Voorbeelden hiervan zijn het ontwerpen van een database zonder redundantie en het ontwerpen van de meest volledige beheerstructuur voor het beheren van operationele informatiesystemen. Daar moeten we zeker niet vanaf, maar er moet wel iets bij: het inventariseren van de kosten en opbrengsten van datgene wat we willen automatiseren.
Mensen die het gebrek aan economische rechtvaardiging van informatietechnologie zoeken in een algeheel gebrek aan aandacht voor en kennis over het onderwerp komen bedrogen uit. Publicaties over het onderwerp zijn ongeveer zo oud als de informatietechnologie zelf. In 1974 is één van de eerste conferenties over het onderwerp gehouden, de conferentie Economics and Informatics. In 1980 verscheen één van de eerste boeken op dit gebied: Computers and profits van prof. dr. J.P.C. Kleijnen van de Universiteit van Tilburg. Er is dan ook altijd wel sprake geweest van een bepaalde erkenning van het belang van een economische evaluatie van informatietechnologie. Zo bevat de bekende projectmanagementmethode: System Development Methodology (SDM), diverse richtlijnen voor de economische evaluatie van IT­projecten.
Vooral vanaf het einde van de jaren tachtig wordt de onderzoeksgemeenschap op het gebied van economie en informatietechnologie steeds omvangrijker. Wellicht, omdat er rond deze tijd ook een aantal belangrijke studies zijn gepubliceerd met kritiek op het nut van alle investeringen in informatietechnologie. In 1993 wordt bijvoorbeeld de eerste European Conference on the Evaluation of Information Technology gehouden. Ook binnen de International Conference on Information Systems (ICIS) en de European Conference on Information Systems (ECIS) krijgt het onderwerp sinds een aantal jaren ruime aandacht.
Een groot aantal onderzoekers en professionals hebben inmiddels enkele honderden methoden ontwikkeld om het economisch belang van informatietechnologie vast te stellen. Langzamerhand komt er ook onderzoek van de grond om deze methoden te valideren.
Een belangrijke voorlopige conclusie is dat het bij onderzoek naar de economische aspecten van informatietechnologie essentieel is om de gehele levenscyclus van informatiemanagement te beschouwen: vanaf het idee tot de operationele fase, inclusief onderhoud en eventuele beëindiging.
In de praktijk dienen er belangrijke aanpassingen te komen ten aanzien van de coördinatie van de informatievoorziening (IT­governance). Deze IT­governance dient in alle opzichten meer integraal te worden. In het verlengde hiervan dienen veel van de huidige werkmethoden te worden herzien. Van de vele honderden ontwikkelde methoden biedt nog geen enkele methode een adequate ondersteuning, gericht op de economische optimalisatie van de gehele levenscyclus van een informatiesysteem.
Een voorbeeld van een methode die met name naar een technisch optimum streeft is het veelgebruikte Capability Maturity Model (CMM/CMMi) voor kwaliteitsmanagement van de ontwikkeling van informatiesystemen. Het bereiken van het hoogste ''maturity level'', niveau 5, brengt voor de meeste organisaties een hoeveelheid kosten met zich mee die in geen enkel opzicht meer in verhouding staan tot de opbrengsten. Men ziet dan ook veel organisaties intuïtief stoppen rond niveau 2 of 3. Ook de levenscyclusgedachte is nog niet verwerkt in CMM: de methode richt zich uitsluitend op het ontwikkelen van informatiesystemen.
Hoewel er nu ruim veertig jaar min of meer gestructureerd informatiesystemen worden ontwikkeld, is er van het opnemen van een economische component in deze ontwikkeling nog nauwelijks sprake. Het economische nut van informatiesystemen wordt zelden expliciet gemaakt. Dit gebeurt onvoldoende vooraf en bijna nooit achteraf. De theoretische ontwikkeling en praktische validatie en implementatie van methoden en technieken staan nog in de kinderschoenen en dat geldt ook voor het resulterende ''life cycle management''.
Het onderzoek in Nederland op het gebied van informatica en economie wordt momenteel uitgevoerd door een kleine groep van veelal individuele onderzoekers. Regelmatig worden er kleine stappen voorwaarts gezet op het gebied van de informatica en economie. Deze leiden dan veelal tot interessante nieuwe inzichten. Zo schreef prof. C. Verhoef van de Vrije Universiteit enige tijd geleden in Automatisering Gids dat ''beter'' ontwikkelde programmatuur duurder in bouw en vooral ook in onderhoud is, omdat deze meer uitnodigt om onnuttige veranderingen in aan te brengen.
Wetenschappelijk onderzoek op het betreffende gebied is niet eenvoudig. Meetgegevens ten aanzien van de inzet van informatietechnologie in organisaties zijn hierbij essentieel, maar er zijn nog maar weinig betrouwbare meetgegevens beschikbaar. Individuele bedrijven hebben hierover vaak nog maar weinig informatie voorhanden en hieruit vloeit voort dat men de beperkte hoeveelheid macro­ economische cijfers ook met enige voorzichtigheid dient te interpreteren. Voor het wetenschappelijk onderzoek is het essentieel dat er betere datasets worden ontwikkeld.
IT­economics is een onderzoeksgebied dat goed past bij een economische faculteit, maar ook bij een faculteit bedrijfskunde of informatica. Om een economische doelstelling te bereiken is namelijk over het algemeen een multidisciplinair instrumentarium noodzakelijk. Door het multidisciplinaire karakter heeft het onderzoek helaas ook een grote kans om tussen wal en schip te vallen, als het gaat om toekenning van onderzoeksfondsen.
De situatie omtrent de financiering en bemensing van het onderzoek is zorgwekkend te noemen. De onderwijs­ en bezuinigingsdruk hebben de afgelopen jaren de ruimte voor onderzoek op het gebied van de informatiesystemen sterk negatief beïnvloed. Dit is zichtbaar bij economische faculteiten, maar ook bij de faculteiten bedrijfskunde en informatica.
Er zijn diverse initiatieven gestart om deze situatie te verbeteren, voorbeelden hiervan zijn de Nationale Onderzoeksagenda Informatica (NOAG­I) en het ICT­forum voor het stimuleren van IT­onderzoek in Nederland. Het ziet er ook naar uit dat er gelden beschikbaar komen, bijvoorbeeld in het kader van het initiatief ''Strategische Inzet van Software in Nederland''. Helaas is de overheid daarnaast van plan om verder op universiteiten te bezuinigen. Op de korte termijn blijft dit type onderzoek dan ook in hoge mate afhankelijk van financiering door het bedrijfsleven.
Er is een groot aantal maatregelen noodzakelijk om het huidige niveau van 40 procent verspilling van IT­projecten te voorkomen. Deze maatregelen hebben betrekking op het integraal management van de gehele levenscyclus van informatietechnologie. Hiervoor zijn nieuwe methoden en technieken met een aantoonbare betrouwbaarheid nodig. Eén van de allereerste stappen in die richting wordt het integreren van de economische analyse in het besturen van informatietechnologie: breng economie in de nieuwe economie.
In de Verenigde Staten heeft men ervoor gekozen om bij overheidsprojecten op het gebied van informatietechnologie een financiële verantwoording verplicht te stellen, de zogenaamde Clinger­Cohen Act. Hoewel de meeste mensen intuïtief een aversie tegen dit soort - op perfectie gerichte - wetten zullen hebben, zijn er toch diverse argumenten vóór een dergelijke verplichting aan te dragen. Burgers hebben er recht op dat overheidsgeld goed wordt besteed en de introductie van een soort ''financiële bijsluiter'' bij IT­projecten zal daar zeker bij helpen. De Amerikanen zijn er in ieder geval mee begonnen om hun veelvoud van onze 8 miljard euro aan verspilling terug te dringen.
Er zijn overigens weinig redenen om aan te nemen dat er meer IT­projecten mislukken bij de overheid dan in het bedrijfsleven. Wel dient de overheid vanzelfsprekend meer openheid te betrachten bij haar bedrijfsvoering en komen mislukkingen daar dus eerder in de openbaarheid. Bedrijven doen er net zo goed verstandig aan om hun eigen financiële bijsluiter te ontwikkelen.
Het belang van informatietechnologie voor bedrijven, overheden en de maatschappij in haar geheel zal de komende jaren alleen maar toenemen. Het effectief en efficiënt benutten van IT blijft dan ook een belangrijke bron van welvaart. Het verbeteren van de huidige manier van werken verdient een hoge prioriteit. Als wij hier niet in slagen, blijft informatietechnologie in ieder geval voor een substantieel deel het karakter van een bodemloze put behouden. Laat het ons niet gebeuren dat we over twintig jaar wederom het boekje ''Waarom falen informatiesystemen nog steeds'' kunnen uitbrengen.
Egon Berghout is hoogleraar Business & ICT aan de Economische Faculteit van de Rijksuniversiteit Groningen en associate bij M&I/Partners in Amersfoort. Voor de volledige tekst van de intreerede zie: info@mxi.nl.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!