Loopbaan

Carriere
Onboarding cruciaal in slag om IT'er

Onboarding cruciaal in de slag om IT’er

Goede inwerkperiode is belangrijk voor de binding en betrokkenheid van nieuwe mensen.

13 september 2019

Goede inwerkperiode is belangrijk voor de binding en betrokkenheid van nieuwe mensen.

De krapte op de IT-arbeidsmarkt maakt dat het voor organisaties steeds moeilijker wordt om mensen te vinden, maar vooral ook om nieuwe medewerkers te behouden. Een goed onboarding proces kan daarin het verschil maken, stellen senior onderzoeker Nieuwe Arbeidsrelaties Charissa Freese en onboarding specialist Patricia van den Boom.

Onderzoek van Integron naar de ‘employee journey experience’ wijst uit dat er bij 40 procent van de bedrijven geen inwerkprogramma aanwezig is. Bovendien blijkt bij 28 procent van de gevallen de werkplek niet eens gereed op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. “Dat is natuurlijk geen goed begin als je nieuwe medewerkers aan je wilt binden en voor de lange termijn binnen wilt houden”, zegt Van den Boom, onboarding en employee journey specialist bij Onboardster. Datzelfde onderzoek laat zien dat 26 procent van de nieuwe werknemers al tijdens de onboardingfase negatief over de nieuwe werkgever praat. “Dat is killing. Juist wanneer iemand een nieuwe baan heeft, wordt er in het begin door de omgeving veel belangstelling getoond en gevraagd hoe het bevalt. Je kunt je voorstellen wat het met je imago als werkgever doet wanneer er dan negatief over je gepraat wordt.”

Menselijk contact versus digitaal

Cijfers over hoeveel organisaties in de IT-sector een inwerkprogramma hebben, zijn er niet, maar dat het momenteel een hot topic is, ziet ook Charissa Freese, hoogleraar Arbeidsrelaties aan de University Tilburg. “Door de schaarste op de IT-arbeidsmarkt is het lastig om mensen te werven, maar het is helemaal een uitdaging om ze vast te houden. Onboarding kan daar een rol in spelen.” Toch ziet ze wel verschillen in het inwerkproces bij organisaties. “Vaak zie je dat bedrijven vooral in het prille begin nog wel aandacht hebben voor nieuwe mensen, maar dat die aandacht relatief snel verslapt. Ook gebeurt er steeds meer digitaal, via ePortals. Maar om mensen echt goed te kunnen socialiseren in een organisaties is het belangrijk dat ze gevoel krijgen voor de cultuur, dat ze zich écht welkom voelen en onderdeel gaan uitmaken van de groep. Dat is het soort onboarding dat juist niet digitaal moet gebeuren.” Digitale tools om het inwerken te vergemakkelijken zijn handig, maar wanneer organisaties daarin doorslaan, slaan ze de plank mis, stelt ze. “Dan mis je hele essentiële onderdelen van het inwerken van iemand.”

Positief effect

Een goed inwerkproces kost tijd en commitment, maar het levert de organisatie concreet voordeel op, weet Van den Boom. “Het heeft een positief effect op de hele organisatie, niet alleen op behoud van nieuwe medewerkers, maar het maakt ze ook nog eens productiever.” Zo’n goed onboardingproces begint met een gedegen analyse van de hele zogenoemde ‘employee journey’. Freese adviseert bedrijven om de huidige medewerkers te betrekken bij de inrichting van het onboardingproces. “Hoe ervaren de mensen die je nu in dienst hebt jouw bedrijf? Waar zijn ze tevreden over? Wat zijn de redenen achter het vertrek van ex-werknemers? Wanneer je deze kerninformatie hebt, kun je deze aspecten in je inwerkprogramma extra aandacht geven.” Daarmee is een inwerkprogramma per definitie geen standaard one-size-fits-all proces, stelt ze. “Het gaat verder dan recruiting, het gaat om binding. Natuurlijk kunnen een heleboel dingen standaard worden ingericht en geregeld, zeker wanneer het om hygiënezaken als werkplekinrichting gaat, maar een organisatie zou per nieuwe medewerker moeten kijken: ‘wat heeft déze persoon nodig?’.” Ook Van den Boom onderschrijft dit, maar maakt de kanttekening dat werknemers ook in doelgroepen ingedeeld kunnen worden om zo wel een persoonlijke aanpak te kunnen hanteren, maar niet iedere keer opnieuw het proces te hoeven inrichten. “Een millennial vergt een andere aanpak dan iemand uit een andere generatie wanneer het gaat om inwerken. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor opleidingsniveau en het soort functie. Zo kun je bepaalde doelgroepen definiëren waarvoor je een strategisch inwerkprogramma inricht.”

Mentor

Beide experts wijzen op het belang van een mentor of buddy in het onboardingproces. Van den Boom: “Een collega waar je een nieuwe medewerker aan koppelt, kan diegene meenemen in de organisatie. Het is een laagdrempelige manier om kennis te maken met het bedrijf en een vraagbaak te hebben. Bovendien is het voor bijvoorbeeld IT’ers in bepaalde functies, zoals developers, erg belangrijk om zich te blijven ontwikkelen. Wanneer je hen koppelt aan een senior of iemand die al hele gave dingen heeft gedaan, dan is dat praktisch handig maar werkt dat ook inspirerend.” De rol van een manager is overigens ook niet uit te vlakken, benadrukt de onboarding specialist. Sterker nog, die rol is bijzonder bepalend voor het succes van een inwerktraject. Toch blijkt uit onderzoek dat 57 procent van de HR-managers zegt dat managers te weinig tijd en energie hebben om het onboardingproces te kunnen ondersteunen en implementeren.

Psychologisch contract

Een echt succesvolle onboarding bestaat uit vier fases en duurt ongeveer negentig dagen, stelt Van den Boom. “Van het tekenen van het contract tot de eerste dag, de eerste dag, de eerste 30 dagen en eerste 90 dagen. Dit zijn vaak ook de momenten dat een nieuwe medewerker besluit te blijven of niet. Na die negentig dagen heeft iemand het gevoel waar hij staat in de organisatie, wat zijn rol inhoudt en welke bijdrage hij kan leveren. Vanaf dan is iemand echt aan boord.” Maar dan houdt het niet op, stelt ze, want dan komt de volgende fase van de ‘employee journey’ in beeld. Freese: “De inwerkperiode behelst de beginperiode van iemand, maar ja, hoe lang is dat? Ik zou pleiten voor het eerste jaar. Het soort werk iemand doet, hoeveel contact hij heeft met verschillende personen bepaalt dan hoe ingewikkeld zo’n onboardingproces eruit ziet.” Ze haalt ook een aanpalend begrip aan waar ze veel onderzoek naar heeft gedaan: het psychologisch contract. “Dat zijn de wederzijdse verwachtingen. Wat denkt de nieuwe medewerker dat de werkgever biedt en wat hij daarvoor terug moet doen. Dit is essentieel om de arbeidsrelatie goed te krijgen.” Uit haar onderzoek blijkt dat juist in het begin van de arbeidsovereenkomst mensen nog makkelijk hun verwachtingen bij kunnen stellen. Dat leidt dan nog niet meteen tot het tegevallen van de nieuwe baan of een breuk. “Maar als de communicatie in het begin niet goed is, leidt dat vaak wel tot een breuk van het psychologisch contract.” De eerste drie maanden is de verwachting nog eenvoudig te vormen, na een jaar wordt dat al een stuk lastiger. “Begin daar dus op tijd mee.”

Onmisbaar

Werving en selectie zijn belangrijk om nieuwe IT’ers binnen te halen, maar juist het leggen van verbinding in de beginperiode blijkt een belangrijk instrument om mensen aan een organisatie te binden. “Het is een heel belangrijk aspect en wanneer je vandaag denkt dat je daar eens iets mee moet gaan doen, loop je eigenlijk direct achter de feite aan”, zegt Freese. “Dit gaat over binding en betrokkenheid, dat doe je niet even van vandaag op morgen. Het inwerktraject moet kloppen met wie je bent als werkgever. Maar ik zou je wel adviseren om vandaag te beginnen met het strategisch nadenken over wat je wilt bieden als werkgever, hoe een goed presterende medewerker er voor jou uitziet en hoe je die vervolgens goed kunt faciliteren.”

Meer over onboarding
Meer over onboarding

Lees volgende week uit welke onderdelen een goed onboardingproces bestaat.

Lees meer over Loopbaan OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.