Dimensional Data voerde het onderzoek wereldwijd uit onder ruim 950 IT-professionals. De reacties op het rapport laten zien dat ook veel Nederlandse organisaties moeilijk afscheid kunnen nemen van hun oudere Office-versies.

Kees de Vos, portfoliomanager Workspace Optimization bij KPN Getronics, noemt de uitkomsten ‘heel herkenbaar’. Hij ziet twee grote uitdagingen: compatibiliteit en documentconversie in verband met het bestandsformaat OOXML, en opleiding en training inclusief logistieke gevolgen voor de migratie. Uitdagingen waar vrijwel alleen organisaties die Microsoft Office 2003 of nog ouder gebruiken mee te maken krijgen.

De kern van het probleem voor klanten met een oudere Office-versie is wat ze moeten doen met bestaande documenten, aldus De Vos. Een simpel voorbeeld zijn verwijzingen binnen Excel-sheets, die niet meer werken zodra de bestandsextensie is hernoemd van ‘xls’ in ‘xlsx’. Erger nog, ze kunnen soms ook incorrecte informatie opleveren en leiden tot verkeerde beslissingen en zelfs imagoschade”, waarschuwt De Vos. De rond Office gebouwde applicaties en add-ins kunnen soortgelijke problemen opleveren.

Getronics zet in samenwerking met partners tools in die de afhankelijkheden van applicaties met de bestaande Office in kaart brengen en veelal automatisch repareren, te beginnen met alle centrale documenten van de klant. Vervolgens wordt een conversiestrategie opgesteld.

De Vos adviseert om documenten die verder gaan dan ‘platte’ bestanden (zonder codes en links) niet door eindgebruikers te laten converteren. Bij het handmatig openen en weer opslaan blijven veel compatibiliteitsproblemen onopgemerkt.

De gebruikersinterface van Office is met de ribbon compleet veranderd, erkent De Vos. “Ook ikzelf heb wel wat krachttermen aan de ribbon besteed. Maar achteraf bezien is het een hele grote stap voorwaarts, en dergelijke stappen kosten moeite.” De meeste klachten komen van intensieve gebruikers. Doorgaans verstomt het geklaag na twee of drie maanden, observeert De Vos. “Het enige dat niet verdwijnt zijn de klachten van organisaties die zelf juist nog niet zijn overgegaan.”

Cruciaal is volgens De Vos het coördineren van training en migratie. Gebruikers moeten het geleerde direct kunnen toepassen, want anders is 60 procent na twee of drie dagen weer vergeten.

De Vrije Universiteit in Amsterdam is nu ruim halverwege de migratie naar Office 2007. Voor de gebruikers is de ribbon inderdaad wennen, bevestigt Chris Slijkhuis, operationeel directeur van het Universitair Centrum IT. “Er is zeker gemopper geweest, maar dat gebeurt altijd als er iets nieuws wordt geïntroduceerd.”

De IT-afdeling van de VU adviseert de faculteiten ‘power users’ een korte cursus te geven om snel te wennen aan de nieuwe interface. Daarna vindt een grote groep dat er erg prettig mee te werken valt, aldus Slijkhuis. Anderzijds blijkt een deel maar niet te kunnen wennen. “Maar goed, er zijn ook nog altijd mensen die WordPerfect 5.1 prefereren.”

Oudere, incompatibele bestandsformaten zijn op de VU een ‘zeer beperkt’ probleem. Oude bestanden zijn prima in te lezen in Office 2007, andersom is vaak wel lastiger. Als er al klachten zijn, dan gaan die vaak over de databasetoepassing Access. Add-ons worden op de VU weinig gebruikt en hebben nog geen problemen opgeleverd.

IT-dienstverlener Macaw voert bij veel klanten veel migraties naar SharePoint 2010 en adviseert tegelijk de overstap naar Office 2010 te maken. In beide producten is de ribbon doorgevoerd, “waardoor men snel went aan de verandering en vervolgens positief reageert op de nieuwe interface”, zegt Solution Center-manager Dirk Zekveld. De ervaring leert wel dat bij dergelijke implementaties extra aandacht nodig is voor begeleiding van eindgebruikers, aldus Zekveld. Training van alle eindgebruikers is vaak geen optie. Daarom past Macaw vaak het principe van ‘train the trainer’ toe om ‘ambassadeurs’ van de nieuwe manier van werken over de organisatie van de klant te verspreiden. Zekveld wijst net als Kees de Vos van Getronics op de Ribbon Hero, een door Microsoft aangeboden tool waarmee eindgebruikers “op speelse wijze kunnen wennen aan de nieuwe interface”.