Beheer

Procesmanagement
Archief

Nieuwe archiefregels overheid meer in lijn met 'digitale tijdperk'

Overheden krijgen minder tijd voor archiveren. 

© CC BY-SA 2.0 - Flickr.com Marcin Wichary
4 december 2020

Overheden krijgen minder tijd voor archiveren. 

De regels voor archiefgebruik door de overheid gaan op de schop. De oude Archiefwet, die dateert uit 1995, is volgens het kabinet niet meer van deze tijd en gaat zich daarom meer richten op het "digitale tijdperk". Volgens de nieuwe regels krijgen overheden minder lang de tijd om belangrijke informatie te archiveren en moeten ze van tevoren aangeven welke informatie belangrijk genoeg is om te bewaren.

Overheidsinstanties, waaronder gemeentes en de Rijksoverheid, krijgen tien jaar de tijd om belangrijke informatie te archiveren in plaats van de twintig jaar die er nu voor staat. Dat is volgens het kabinet nodig omdat digitale informatie snel versnippert en software veroudert.

Ook moeten overheden van tevoren aangeven welke informatie belangrijk genoeg is om te bewaren, zoals besluiten, verslagen over de besluitvorming en contracten. Daarnaast moeten ze duidelijker onderbouwen wanneer bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden en worden ze verplicht een archivaris aan te stellen. Gearchiveerde informatie is publiek toegankelijk, met uitzondering van staatsgeheimen en persoonsgegevens.

Volgens minister Arie Slob moet het ook voor toekomstige generaties mogelijk zijn informatie over "belangrijke onderwerpen" te kunnen terugvinden. "Het is de hoogste tijd de Archiefwet te moderniseren", aldus de minister.

Problemen

Eerder leidde de verouderde Archiefwet tot irritatie in de Tweede Kamer. Een verwijderd e-mailaccount van voormalige justitieminister Ard van der Steur, die in 2017 aftrad na de 'Teevendeal', was niet gearchiveerd. Een gevoelige brief over de Teevendeal, die hij als Kamerlid had bewerkt en als concept op het account had opgeslagen, was daardoor niet meer te achterhalen. ChristenUnie-leider Gert-Jan Segers zei in 2016 dat hij het had gehad met dit soort "digitale vergeetachtigheid".

Uit een rondgang van AG Connect blijkt bovendien dat regionale archieven in de problemen dreigen te komen door de vele verouderde software die overheden ooit 'lukraak' hebben aangeschaft. "Dat komt omdat iedereen vanaf een bepaalde tijd vrolijk allerlei soorten software is gaan aanschaffen, waardoor de informatie in allerlei bestandstypes zijn opgeslagen. Het wordt voor ons daardoor steeds moeilijker en ingewikkelder. Iedere keer komen er weer nieuwe soorten bij en dan denken wij: hoe gaan we dit nu weer voor elkaar krijgen? Het kost een hoop tijd", vertelt archivaris Hella Timmermans van het Brabants Historisch Informatie Centrum bijvoorbeeld. 

Volgens de archivarissen moet er dan ook snel iets veranderen. "Organisaties die een nieuw werksysteem aanschaffen moeten gelijk nadenken over de manier waarop ze gaan archiveren en niet blindelings software aanschaffen die goed in het werkproces past."

Lees meer over Beheer OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.