Management

Outsourcing

Niet slechts een andere manier van verkopen

12 juni 2014

Bedrijven en overheidsdiensten besteden hun IT-projecten in steeds meer aan op basis van prestatie-inkoop. Deze uit de VS overgewaaide methodiek zou hen ontslaan van in een (te) vroeg stadium te maken keuzes, keuzes over wat er nodig is en hoe dat technisch moet werken. In plaats daarvan geeft de aanbestedende organisatie aan wat ze functioneel van de gezochte oplossing verwachten. De technische uitwerking laten ze over aan de leveranciers. Geïnteresseerde leveranciers dienen zich te profileren met overtuigende bewijzen van de effectiviteit van de oplossing die zijn voorstellen.

De aanvankelijk vooral in weg- en waterbouw populaire inkoopmethodiek wordt de laatste jaren ook steeds meer voor IT gebruikt. Begrijpelijk, want de problemen die het pretendeert op te lossen – kennisongelijkheid, onderbelichting van de kwaliteitsdimensie, problematisch opdrachtgeverschap – zijn juist in de IT veel gehoorde klachten. Accountmanager Niels Verlaan van Fujitsu Nederland krijgt de laatste tijd vaker te maken met aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop, ook wel Best Value Procurement (BVP). “Aanvankelijk zagen we het vooral bij aanbesteding van software-licentiemanagement, maar sinds ongeveer een jaar is het ook bij aanbesteding van managed services regelmatig aan de orde. Ik schat dat zo’n een op de 3 à 4 trajecten waarin wij meedoen plaatsvindt op basis van prestatie-inkoop. Ik houd geen tellingen bij, maar mijn indruk is dat het vooral de laatste tijd snel gaat.”

Arno Hiemcke van in IT gespecialiseerde Quint Wellington Redwood schat dat nu al zeker de helft van de aanbestedingen die zijn werkgever begeleidt, duidelijk BVP-achtige elementen bevat en zo’n 10 tot 20 procent volgt echt het BVP-stramien. Op de laatste editie van de jaarlijkse BVP-conferentie in Phoenix kwam hij ook “opvallend veel IT’ers” tegen.

Aantonen dat je effectief bent

De selectie-methodiek bij prestatie-inkoop verschilt sterk van wat IT-bedrijven op dit vlak gewend zijn. Vooral als het om projecten gaat is werkhypothese van salesteams nu vaak nog: ‘Niet de beste aanbieder wint, maar de partij die de hoogste verwachtingen weet te wekken.’ En dat is nu juist de opstelling waartegen opdrachtorganisaties zich door middel van prestatie-inkoop trachten te wapenen. “Met zo’n benadering zul je als leverancier in een prestatieverkoop-tender een harde dobber hebben”, schat Anneke van Abeelen dan ook in. Van Abeelen begeleidt bedrijven bij het leren meedingen in aanbestedingen op basis van prestatie-inkoop. Ze weet als geen ander dat de omschakeling doorgaans ingrijpend is. “Het is een paradigma-shift, waarin niet iedereen altijd goed mee kan komen. En zelfs als een salesteam de transitie van klassieke verkoop naar prestatieverkoop wel echt aangaat, dan zijn er toch nog zeker drie trajecten nodig om het werkelijk in de vingers te krijgen. Traditioneel is verkoop relatiegericht. Het draait om emotie, met claims als ‘Wij leveren state of the art technologie’, ‘Wij hebben 50 klanten in de top 100’, ‘Wij hebben de beste specialisten in dienst’. Dat zijn de beproefde formules van een gepokt en gemazeld salesteam oude stijl. Maar dat salesteam richt bij prestatie-inkoop waarschijnlijk helemaal niets uit, want daar gaat het niet om ‘een goed gevoel’ of ‘de beste prijs’. Daar is de vraag wie de meest dominante, dat wil zeggen op meetbaarheid gebaseerde, informatie levert over de waardetoevoeging voor de opdrachtgever. Welke klantdoelstellingen worden met die state of the art technologie aantoonbaar gerealiseerd? Hoe effectief is deze aanpak en waaruit blijkt dat? Welke gebeurtenissen (externe risico’s) bedreigen de realisatie van die doelstellingen, waaruit blijkt dat? Wat doe je om die risico’s voor ons te mitigeren en: wat is je plan B als het risico optreedt? Bij prestatieverkoop draait alles om meten en verbeteren, en aantonen dat je effectief bent, ook binnen de mogelijkheden van jouw klant.”

Van Abeelen heeft de indruk dat de veel IT-bedrijven er noch niet echt op geprepareerd zijn om serieus in te gaan op een aanbesteding volgens het stramien van prestatie-inkoop. “Wat kun je verwachten in een sector die al 20 jaar of langer vooral prijsgedreven bezig is? Het is een grote vergissing te denken dat je om succesvol te zijn in prestatieverkoop alleen maar een paar dingen aan de voorkant hoeft te veranderen en te verwachten dat het dan allemaal vanzelf goed gaat -- terwijl je aan de achterkant bij wijze van spreken je onderaannemers nog op primair op prijs selecteert. De term prestatieverkoop is misleidend, in die zin dat het veel verder reikt dat het sales-team, het vergt een paradigma-shift die de hele organisatie verandert. Als prestatieverkoop niet is verankerd in een bedrijfsvoering waarin prestatiemeting en -verbetering structureel centraal staan, dan wordt het nooit wat op lange termijn. Prestatiegericht bezig zijn is een way of living. Die kun je je niet van ene op het andere moment ­aanmeten.”

Beter kunnen onderscheiden

Toch is er voor IT bedrijven – los van het feit dat er weinig te kiezen valt als de markt die kant op beweegt – alle reden om het verschijnsel serieus te nemen. “Bij prestatie-inkoop krijgt de leverancier krijgt meer verantwoordelijkheid en dus ook meer kans om waarde toe te voegen voor zijn klant. Dat zal zich in principe vertalen in een wat betere marge, dan waarop hij zou mogen rekenen in een ‘u-vraagt-wij-draaien’-opdracht”, constateert Jan Willem Middelburg van Pink Elephant (IT-consultancy en -training, gericht op IT-organisaties, best practices in IT-management). Pink Elephant tendert gemiddeld zo’n 2 à 3 maal per maand. In ongeveer de helft van de gevallen gaat het daarbij om overheidsaanbestedingen. Maar slechts een minderheid daarvan verloopt volgens de prestatie-inkoopprocedure. “Misschien eens per twee of drie maanden hebben we met een prestatie-inkoop te maken”, schat Middelburg. “Maar als er sprake is van een aanbesteding op basis van prestatie-inkoop dan zijn we wel geneigd daaraan meer dan gemiddelde aandacht te besteden. Onze ervaring is dat we ons in een prestatie-inkoop beter kunnen onderscheiden van de concurrentie. Wij zijn geen prijsvechters en prestatie-inkoop stelt ons in staat om de prospect te laten zien hoe wij door misschien 5 procent duurder te zijn wel 10 procent meer waarde voor hem weten te creëren.”

Een ander voordeel waar Middelburg op wijst is dat de leverancier bij prestatie-inkoop degene is die de te leveren prestatie definieert. “Hij kan daarin nauwer aansluiten op wat hij qua kennis en allianties in huis heeft. En dat zijn als regel ook de middelen waarop hij de beste marge weet te realiseren, een effect dat zo mogelijk nog eens wordt versterkt door de omstandigheid dat prestatie-inkoop er toe neigt kwaliteit centraal te stellen, waardoor bij de opdrachtgever de focus op prijs allicht minder zal zijn dan bij een doorsnee conventionele aanbesteding.”

Een ander veel gememoreerd leveranciersvoordeel bij prestatie-inkoop is dat de te maken kosten van een deelname in een tender aanzienlijk geringer zijn dan bij een conventionele aanbesteding. Althans voor de verliezers, want die horen al in een vroeg stadium dat ze – op grond van een kennelijk onvoldoende overtuigend verhaal over hun expertise en ervaring – niet verder mogen. Daarmee blijft hen het vruchteloos opstellen en vooraf doorrekenen van een gedetailleerde aanbieding bespaard. Hiemcke schat dat dat door de bank genomen neer zal komen in een besparing op de bid-kosten met ongeveer de helft.

Voor dit artikel werd gesproken met:

Anneke van Abeelen, van InZicht, Best Value Experts

Arno Hiemcke, van adviesbureau Quint Wellington Redwood

Bram Lamens en Ruud Leether van het Ministerie ministerie van Veiligheid en Justitie

Jan Willem Middelburg, van Pink Elephant

Erwin Piet, van het Havenbedrijf Rotterdam

Partick Pirson, van het adviesbureau Argitek

Dirk van Roode, van Nederland ICT

Sicco Santema, van adviesbureau Scenter

Niels Verlaan, van Fujitsu Services

Alleen maar rozengeur en maneschijn?

Prestatie-inkoop heeft – voor leveranciers die er adequaat mee om weten te gaan – ontegenzeggelijke voordelen. Maar dat wil niet zeggen dat het allemaal rozengeur en maneschijn is. Er zijn wel degelijk ook facetten die voor leveranciers lastig kunnen zijn.

Een van de mogelijke problemen waarvoor leveranciers zich bij prestatie-inkoop gesteld kunnen zien is de trend om elementen uit prestatie-inkoop selectief in te passen in een overigens traditioneel ingericht aanbestedingsproces. Dat kan een serieuze poging zijn om geleidelijk het eigen opdrachtgeverschap te transformeren. Maar volgens Van Abeelen is er ook een gerede kans dat het een opdrachtgever betreft die het mechanisme van een waardegedreven keten niet begrijpt. “Deze opdrachtgevers zullen blijven micro-managen en uitknijpen. Met de populariteit van prestatie-inkoop neemt het aantal hybride tenders toe: prestatie-inkoop wordt dan gebruikt als een inkooptruc. Ik adviseer mijn klanten dan ook om bij dergelijke opdrachtgevers de klassieke manier van verkopen in te zetten.”

Vernieuwers in het nadeel

Door de nadruk op bewezen eerdere prestaties, neigt prestatie-inkoop er toe vernieuwers en partijen die hun potentieel nog niet ten volle hebben gerealiseerd buiten te sluiten. Arno Hiemcke van Quint wellington Redwood bevestigt dat hier voor sommige leveranciers een probleem kan ontstaan. “Prestatie-inkoop legt inderdaad erg veel nadruk op het kunnen bewijzen van zijn capaciteiten en expertise door de leverancier. Dit is zeker niet in het voordeel van nieuwkomers die nog maar weinig trackrecord hebben kunnen opbouwen. Anderzijds, dit bewijzen kan bestaan uit andere factoren dan referenties alleen. Nieuwkomers zullen hier creatief mee om moeten gaan.”

Hoe dat creatief ‘ermee omgaan’ er in de praktijk uit kan zien, licht accountmanager Niels Verlaan desgevraagd toe. Hij wijst er op dat ‘beter’ niet noodzakelijkerwijze hoeft te berusten op ‘vaker’ of ‘meer’. “Het gaat er om dat een bedrijf zijn kwaliteit voldoende aantoont. Een bedrijf dat bijvoorbeeld in een jaar tijd een sterke stijging van zijn of haar performancelijn dominant kan aantonen, laat iets anders zien dan een bedrijf dat 10 jaar lang hetzelfde doet. Een bedrijf dat 30 jaar lang in een prijsgedreven omgeving haar opdrachten heeft weten te scoren, is meer prijsgericht. Een jong bedrijf zal meer leiderschap tonen en met meer waarschijnlijkheid snel de omslag weten te maken van prijsgedreven naar waardegedreven. Tot slot: benut een bedrijf dat iets al 80 keer gedaan heeft z’n potentieel optimaal?”

Vals spel

Een ander mogelijk probleem voor met name innovatieve leveranciers is dat het niet ondenkbaar is dat de opdrachtgever goede ideeën van de ene leverancier inbrengt in de dialoog met een van diens opponenten, die daardoor zijn concurrentiepositie op oneigenlijke wijze zou verbeteren. Deeltijd-hoogleraar Sicco Santema benadrukt dat zo’n truc haaks staat op de motieven om voor prestatie-inkoop te kiezen. “In dat geval is er geen sprake meer van prestatie-inkoop. De essentie van prestatie-inkoop is namelijk dat de opdrachtgever zich niet wil bezighouden met de inhoudelijkheid van de oplossing. Bovendien loopt het dan natuurlijk helemaal spaak bij de selectie, want die moet gebaseerd zijn op aantoonbare ervaring met de geboden oplossing, en daarvan is bij een leverancier die van z’n concurrent afkijkt uiteraard geen sprake.”

Ook Fujitsu’s Verlaan denkt dat vals spel in prestatie-inkoop een opdrachtorganisatie niet veel goeds kan opleveren. “Zo’n scenario zou betekenen dat de initiële aanbod-scope van die leverancier achteraf wordt gewijzigd; dat is niet wenselijk. Wie daaraan begint, begeeft zich op hellend vlak en neemt mijns inziens ook risico’s wat betreft de verdere uitvoering. Er is overigens wel één terrein waarop inbreng van leveranciers die niet voor de verificatiefase zijn geselecteerd, wel met aan kop liggende concullega wordt gedeeld en dat is de signalering van risico’s. Het gaat dan om risico’s die buiten de invloedssfeer van de aanbieder liggen maar waarvoor hij mitigerende maatregelen zal moeten beschrijven. De opdrachtgever kan de in de verificatiefase zijn beoogde aanbieder vragen naar diens mitigatie van deze risico’s. Maar hierbij wordt alleen de signalering van het risico gedeeld en nadrukkelijk niet de maatregel van niet-geselecteerde leveranciers. Die zal de ‘koploper’ zelf moeten formuleren.” Althans, als de opdrachtgever het althans netjes speelt.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Inloggen

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!