Niet poetsen, maar lullen

1 april 2011

"Enkele problemen? Het hele netwerk lag/ligt regelmatig volledig plat!!!! Zo erg dat we gebruik moesten maken van de pc’s van stadsdeel Centrum die dankbaar mogen zijn dat ze nog een eigen beheerafdeling hebben i.p.v. die amateurs van de Dienst ICT.” Een van de talloze klachten van het intranet van de gemeente Amsterdam over de automatisering in de afgelopen jaren.

Deze noodkreet werd uitgelokt door de overgang van de automatisering van het belangrijkste onderdeel van de gemeente, de Bestuursdienst, naar de Dienst ICT in juni 2010. Deze centrale dienst richtte Amsterdam op om alle stadsdelen en diensten, een kleine vijftig in getal, te gaan bedienen. Alle medewerkers zouden via het ook opgerichte Servicehuis ICT (SHI) een standaard-ICT-werkplek krijgen. Acht diensten zijn daadwerkelijk overgegaan.

‘Organisatieveranderkennis’
Al sinds 2003 worden er stormballen gehesen aan de Stopera vanwege aanhoudende ICT-problemen in de hoofdstad. Acht jaar later escaleert de kwestie: de nieuwe VVD-wethouder Eric Wiebes stuurt CIO Claudia de Andrade de Wit de laan uit en zet uitvoering van plannen stil. Op 1 januari tekende de val van De Andrade de Wit zich al af. Toen werd Johan Boomgaardt, stadsdeelsecretaris van voorheen Oud-Zuid, directeur Concernontwikkeling Dienst ICT. Officieel was hij mede benoemd door De Andrade de Wit. Uit het interne bericht: ‘Claudia de Andrade: “Johan brengt een schat aan politiek-bestuurlijke, management- en organisatieveranderkennis met zich mee. Daar gaan we met zijn allen veel plezier van beleven.”’ Dat ‘met z’n allen’ was een uiting van hoop en vrees, want feitelijk moest ze de leiding afstaan.

Goed een maand later was het helemaal over en sluiten. Wethouder Eric Wiebes stuurde haar officieel weg wegens het hem onvoldoende inlichten over de toenemende tragiek van de Dienst ICT. Wiebes: “Er komen telkens problemen naar boven die niet eerder bij het College bekend waren.” Een beetje curieus is die motivering wel: Wiebes werd bij zijn aantreden in het voorjaar van 2010 vrijwel direct geconfronteerd met de problemen. Hij ging nog ruim een halfjaar mee in de smoezen, alvorens te erkennen dat de Dienst ICT een puinhoop was, of netjes verwoord door Wiebes: “Deze en andere betrokken concernonderdelen zijn onvoldoende in staat gebleken om de huidige problemen adequaat het hoofd te bieden waardoor er sprake is van een situatie die zorgelijker is dan tot nu toe verondersteld.”

Geen touw aan vast te knopen
De overgang naar de standaardwerkplek leidde tot de meeste commotie. Was dit nu onderdeel van het plan Open Amsterdams Peil, of van de saneringsoperatie van de Amsterdamse ICT van 94 miljoen euro? De raadsleden wisten het ook niet meer. Het budget hiervoor had de gemeenteraad niet beschikbaar gesteld. Die trok aan de bel, waarop de raad het antwoord kreeg dat deze operatie uit de eigen budgetten van de diensten betaald was. Volgens Wiebes ging het om investeringen in achterstallige vervanging en onderhoud. “Er is sprake van een semantische onduidelijkheid. Basis ICT is zowel de aanduiding voor infrastructurele ICT, zoals hardware, netwerken en werkplekken voor de afnemende BRI-diensten, als voor het project Basis ICT zoals opgenomen in het Realisatieplan. […] De vernieuwing van hardware en de uitvoering van vervanging en onderhoud infrastructurele ICT is eerder door het servicehuis ICT (met tekortschietende middelen) ingezet voor de BRI-diensten, tot op heden resulterend in de uitrol van de basis ICT werkplek bij de Bestuursdienst. De vernieuwing bij de stadsdelen Noord en Centrum is niet gerelateerd aan vervanging en onderhoud van infrastructurele ICT voor de BRI-diensten, maar is gestart onder de verantwoordelijkheid van de betreffende stadsdelen.”

Waarschijnlijk is er voor de lezer geen touw aan vast te knopen. Dat is geen toeval maar cultuur in Amsterdam: hele rapporten en plannen hangen van vaagheid van termen aan elkaar, waarbij steeds weer organisatie- en ICT-problemen door elkaar lopen.

Geen sturing, geen terugkoppeling
Samengevat doemt na lezing van talloze rapportages, analyses en evaluaties het volgende beeld op:

  • Volstrekt ontbreken van bestuurlijk-politieke lijn die ICT-beleid voortbrengt dat sturend is voor de ICT-organisatie; ook in omgekeerde richting, goed rapporteren vanuit de ICT naar bestuur en politiek ontbreekt.
  • Heel veel wol vanuit de beleidskant en - mede als gevolg daarvan - ad hoc handelen bij ICT’ers omdat simpelweg ‘de boel’ moet blijven draaien.
  • Coördinatie tussen centrale diensten en stadsdelen die zoek is, niet in de laatste plaats omdat de laatste vrezen dat hun zelfstandigheid op de tocht wordt gezet met een centrale aanpak. Onkunde bij de Dienst ICT heeft het wantrouwen van de resterende veertig onderdelen die over moeten aanzienlijk vergroot. Ze willen niet en hebben nu een dikke stok om de hond buiten de deur te houden.

Die cultuur in Amsterdam gaat gepaard met oeverloos overleg, gevoed door vergaande decentralisatie en dus nodig geachte coördinatie. McKinsey telde vijftig Amsterdamse onderdelen voor ICT, met ten minste veertien ICT-overleggroepen met zeer beperkte bevoegdheden en middelen. Dat praatte maar, luidde de suggestie, maar handelen ho maar.

De geïnstitutionaliseerde kletscultuur van Amsterdam leidt tot een diarree aan proza dat onprettig geurt. Zo was er rond het rapport van McKinsey uit 2008 een werkgroep Doorlichting ICT die begin 2009 overleg had met de directeuren ICT. Het gaat dan niet goed met het opvolgen van McKinseys adviezen. Dit soort taal regeert: “Ieder cluster kent zijn eigen dynamiek en problematiek. Niet alle clusters zullen even snel naar het eindbeeld gaan. In het algemeen werken de clusters enthousiast maar ook realistisch aan verdere samenwerking. Op een clusterbijeenkomst half januari is een agenda bepaald voor de komende maanden.” Of deze: “Binnen deze actielijn wordt hard gewerkt aan een overzicht van generieke applicaties versus cluster specifieke applicaties. Daarbij wordt gezocht naar de verbinding met de bestuurlijke ambities. Een belangrijke uitdaging ligt dan ook in de koppeling tussen infrastructuur en applicaties met informatie, processen en organisatie.”

De vraag is wie er een eind gaat maken aan het oeverloos geklets. De gemeenteraad? Die komt als medeschuldige uit de bus in een onderzoek van door Policy Research naar ICT-beleid in de periode 2002-september 2010. Informatievoorziening door het bestuur was weliswaar beroerd, maar is in de hand gewerkt door een gemakzuchtige politiek. De raad had moeten doorvragen als het onduidelijk werd. Te vaak ging het over details, en wel heel veel, zodat men door de bomen het bos niet meer zag. Raad en wethouders hebben in commissie geblunderd, als gevolg van kennisgebrek. Te vaak ging het over bijzaken, die op hun beurt weer door publiciteit werden gevoed zoals ‘open source’. Daarmee was te scoren voor politici. Ze agendeerden vooral, maar controleerden achteraf niet wat ervan terechtkwam. Moties werden vaak gewoon niet uitgevoerd, niemand kraaide er meer naar.

Bergen externen
Het arsenaal oplossingen ligt ook nu weer voor de hand, Amsterdam kennende: nog meer advies. Terwijl er al jaren zorgen zijn over het grote aantal externen. Een betrokkene: “Zaten we op een gegeven moment te vergaderen met z’n tienen over een ICT-project, vroeg ik wie er van de gemeente was en gingen er geen vingers omhoog. Allemaal uurtje-factuurtjejongens dus reken maar dat het gezellig koffie drinken werd.”

Bij de Dienst ICT is ruim de helft van de vierhonderd medewerkers ‘extern’, in kosten is dat aandeel natuurlijk veel hoger. Daarnaast hebben ook externe adviseurs een goede boterham aan Amsterdam. In 2010 zijn er niettemin toch zestig nieuwe medewerkers door Dienst ICT aangenomen. Ondertussen zijn er weer vacatures, behalve een nieuwe CIO ook twee ICT-managers voor digitale ontwikkeling( 80 à 90.000 euro) om het ICT-uitvoeringsplan 2010-2014 ter hand te nemen. Ook mag er een manager ICT sourcing/inkoop/strategie komen voor 90.000 euro per jaar voor de vernieuwde inkooporganisatie met nu dertien personen. Er moet een einde komen aan het zwak inkopen van ICT-producten en diensten door Amsterdam, met ‘besparingen op TCO en kwalitatief betere contracten’.

En er moet wel een kei van een CIO aangetrokken worden om de twee hoofdproblemen te kunnen aanpakken: de winkel openhouden terwijl er eigenlijk van boven tot onder nog zeker drie jaar verbouwingen zullen plaatsvinden; de cultuur doorbreken van voortdurend ontwijken van de echte problemen met om de hete brij heen kletsen en dansen.

Miljoenen aan advies

Op vragen van Automatisering Gids naar de inzet van McKinsey antwoordt de gemeente:

  • Van 9 juni tot 4 juli 2008 heeft McKinsey het gemeentebrede ICT-veld verkend. Kosten: 113.050 euro, inclusief btw. Opdrachtgever: toenmalige directeur DRO.
  • Van augustus tot september 2010 heeft McKinsey het uitvoeringsplan (Realisatieplan 2010-2014) getoetst. Kosten: 71.400 euro, inclusief btw. Opdrachtgever: huidige gemeentesecretaris.

Carline Roodink, raadslid voor D66: “Dat McKinsey in 2008 werd ingehuurd, om te bevestigen wat iedereen al wist, vind ik nog te billijken. Het kan helpen om een aansprekende naam van buiten te gebruiken als breekijzer. In 2010 weer dezelfde McKinsey inhuren, vind ik dubieus.” McKinsey slaagde er bovendien in om de eigen rol steeds sterker te maken, met de benoeming van De Andrade de Wit als CIO die vastliep en McKinsey nog uitgebreider raadpleegde. Roodink: “Wij als WC-Eend bevelen u WC-Eend aan. Het etaleert de onmacht van de gemeente, het is heel veilig om je op McKinsey te beroepen.” Overigens zijn de kosten van McKinsey maar een fractie van het ingekochte ICT-advies. In 2009 kocht de gemeente voor 20 miljoen euro aan ICT-advies in: 17 miljoen incidenteel en 3 miljoen regulier. Koploper was het Servicehuis ICT, dat maar liefst 12,5 miljoen aan adviezen opsoupeerde op een omzet van ongeveer 20 miljoen. De centrale Bestuursdienst liet zich voor ruim 2 miljoen euro over ICT adviseren.

Onduidelijke sommetjes

De basis voor ICT-centralisatie vormen de te hoge kosten. Maar hoe hoog die precies zijn, is niet duidelijk. Uit een benchmark tussen een dertiental gemeenten bleek dat Amsterdam per ambtenaar 25 procent meer uitgeeft aan automatisering dan de andere gemeenten gemiddeld; ruim 8500 euro per jaar per ambtenaar. Echter, in gemeentestukken wordt ook een percentage van 50 procent overbesteding genoemd in vergelijking tot andere gemeenten. Wat is het nu precies? B en W lieten weten dat dit onduidelijk blijft zolang er geen goed nieuw financieel systeem is, maar invoering hiervan behoort weer tot ICT-ellende; ridicule kip-ei. Raadsleden Werner Toonk (VVD) en Arco Verburg (PvdA) eisten een overzicht van ICT-kosten en investeringen. Kosten kwamen op een totaal van 128 miljoen per jaar uit: 103 miljoen door de Diensten en 25 miljoen door de Stadsdelen. Maar in hoeverre dat een juiste toerekening is van ICT-kosten is ongewis, zo moest wethouder Wiebes erkennen.McKinsey kwam tot een ‘grove top-down-schatting’ van de totale ICT-uitgaven van 130 tot 150 miljoen euro. Daar zit al een gat van 20 miljoen. Maar met een ‘bottom-up’-benadering, dus het optellen van gemaakte kosten in de vele onderdelen van de gemeente, kwam McKinsey uit op 70 miljoen euro per jaar. Als dit bedrag juist is, en volgens betrokkenen is dat een beter bedrag na aftrek van dubbeltellingen van decentrale bestellingen bij centrale diensten, dan geeft Amsterdam niet zo veel meer uit dan andere gemeenten. Niet alleen met geld levert het telraam van ICT wonderlijke uitkomsten op. Zo werd de raad door De Andrade de Wit c.s. op het verkeerde been gezet met het bericht dat er 15.000 verschillende desktopapplicaties draaien. Na schifting van de dubbeltellingen, veelal huis-tuin-en-keukensoftware zoals Acrobat Reader, zijn dat er hooguit 500. Dat is aantoonbaar met de via een Wob-procedure openbaar geworden lijst. Maar het terugbrengen van dat getal ‘15.000’ voor het woud aan applicaties werd wel als voornaamste reden genoemd om 94 miljoen euro vrij te maken om de ICT van Amsterdam weer op orde te brengen.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!