Licentiebeheer blijft een uitdaging. Zo doe je het goed

Naast on-premises software hebben we tegenwoordig immers ook de cloud, met bijvoorbeeld SaaS en andere varianten (zoals Iaas, PaaS, etc.) plus dan ook nog de verschillende leveranciers. Daar moet waarschijnlijk per leverancier weer anders voor afgerekend worden. “Dat betekent dat je veel kennis moet hebben om inzicht te krijgen én te houden in je assets”, voegt Keurs toe. “En het is echt niet dat organisaties geen kennis hebben, maar de urgentie hiervan was tot een tijdje geleden niet heel duidelijk.”

Daarnaast kan er veel mis gaan bij overnames, ziet Van Wolferen. Vaak wordt software namelijk niet als asset benoemd in de verkoop of levering. “Als je een bedrijf overneemt maak je vaak wel integratieplannen, maar die lukken natuurlijk nooit of het gaat allemaal trager dan je denkt. Na twee jaar blijkt dan dat je niet één HR-systeem hebt, maar dat iedereen in twee systemen zit. Daar mag je dan dus ook twee keer voor betalen.”

Bovendien hebben IT’ers zelf behoorlijke invloed op de kosten van een softwarelicentie, benadrukken de beide mannen. “De mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en toegankelijkheid is dusdanig laagdrempelig dat iedere werknemer van alles kan aanvragen. Als je daar geen goede afspraken over maakt, bestaat het risico dat er allerlei stukjes IT rondzwerven in de organisatie waar helemaal geen toestemming voor is gegeven”, zegt Keurs.

Regels en trainingen

Wie SAM goed aan wil pakken, kan daar natuurlijk bedrijven of freelance experts voor inhuren, of zelf experts in dienst nemen. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan, weet Keurs. “Het is door de krapte op de arbeidsmarkt lastig om dit soort kennis te werven of in te huren.” Hij ziet dan ook zeker heil in het trainen van bestaand personeel, zodat zij beter inzien welke impact hun acties hebben. “Het eerste wat veel bedrijven zich realiseren is dat het personeel niet precies weet wat de kosten zijn van wat ze gebruiken en welke impact ze maken. Dus awareness-trainingen geven en mensen bewust maken van de kosten en regels van software, is een goede stap. Misschien wil je daar zelfs een examen over geven bij de onboarding van nieuwe mensen, zodat het er vanaf dag één goed in zit.”

Daarnaast is het van belang of een goede nulmeting te doen. “Je moet vanuit financieel perspectief weten waar je geld aan uit gegeven wordt. Dus je moet weten waar je IT draait en wat dat kost”, aldus Keurs. Van Wolferen vult aan:  “En zorg dat je daar niet om 5 voor 12 aan begint. Dat is een valkuil waar veel mensen in vallen, zeker na een drukke periode zoals we door Covid-19 hebben gehad. Het blijkt allemaal vaak toch ingewikkeld te zijn, het duurt lang en je kunt niet per se alles boven water halen. Dus dan denk je snel: we kopen het maar weer af voor een periode. Dan ga je in een soort cyclus zitten.”

Verder is een stuk governance van groot belang, wat begint met het opstellen van spelregels. Keurs: “Vaak zijn die er helemaal niet. Je vindt bijvoorbeeld niets over wie de begeleiding doet van software-audits. En wie mag cloudservices en andere software aanvragen en wie niet? Dat zijn basisafspraken die je met elkaar moet maken en waarvan je elkaar continue op de hoogte moet brengen, om te voorkomen dat mensen op hun eigen houtje software aan gaan schaffen.”

Is software een kapitaalgoed?

Van Wolferen adviseert tot slot om eens goed te kijken hoe belangrijk bepaalde software nu eigenlijk is voor het bedrijf. “Stel, ik heb een boerderij met diverse tractoren. Zo’n bedrijf weet precies wat die tractoren gekost hebben, hoe je ze afschrijft, hoeveel olie daarin gaat en wat onderhoud kost. Dat is perfect geregeld, want het is het hart van het bedrijf en dat moet je goed onderhouden. Het is een kapitaalgoed. Software als asset kan ook een kapitaalgoed zijn. Kijk naar een bank of naar Bol.com: zonder software zijn ze weinig”, legt hij uit.

“Dus wat ik bedrijven wil meegeven: kijk nou eens of software een kapitaalgoed is. Neemt het die rol in binnen jouw bedrijf? Als dat zo is, ga er dan ook op die manier mee om. Waarschijnlijk geldt dit niet voor alle gebruikte software, maar zijn het bepaalde delen die heel belangrijk zijn voor de business continuity van jouw bedrijf. Maar kijk voor die delen dan ook naar risicomanagement.”