Management

Zakelijke software
student

Legacy bij uitvoeringsorganisatie DUO aangepakt

Hoe voorkom je dat weer nieuwe legacy ontstaat?

© Unsplash Element5 Digital
2 oktober 2018

Hoe voorkom je dat weer nieuwe legacy ontstaat?

Met een grande finale rondde uitvoeringsorganisatie studiefinanciering DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) in het voorjaar de transitie naar een volledig nieuw IT-systeem af. Hoofddirecteur Uitvoering Rudi Snijders en CIO Bert Jan Geveke blikken terug op het megaproject. 

De aankondiging dat Mijn DUO de hele maand april niet benaderbaar was vanwege de transitie naar een nieuw systeem, oogstte heel wat kritiek dit voorjaar. Die kwam echter vooral van de media en van buitenstaanders.

Vanuit de doelgroep zelf – studenten, oud-studenten en ouders – kwam er nauwelijks reactie. "Er zijn per jaar duidelijk aanwijsbare pieken en dalen in het bezoek", verklaart hoofddirecteur Uitvoering Rudi Snijders. "We hebben voor de migratie gebruikgemaakt van zo'n rustige periode en veel aandacht besteed aan de communicatie en dat heeft gewerkt. Wie iets geregeld moest hebben, had dat gedaan en voor de acute zaken was er altijd de telefonische hulpdienst. Zo’n 75 mensen hebben daar gebruik van gemaakt."

Legacy uitfaseren
Rudi Snijders en Bert-JanGeveke
Rudi Snijders (l) en Bert-JanGeveke

Nu het toekenningssysteem en het inningssysteem zijn geïntegreerd in een moderne applicatie, is de belangrijkste legacy applicatie bij DUO vernieuwd. Maar er zijn nog wel meer systemen die als legacy zijn te bestempelen. Zo is er bijvoorbeeld de uitwisseling van gegevens met het onderwijsveld. CIO Bert Jan Geveke: "We zijn eind jaren '80 begonnen met de vergaande automatisering en een aantal systemen heeft nog wel zijn oorsprong in die tijd." Denk dan bijvoorbeeld aan gegevensuitwisseling met het onderwijsveld en dienstverlening voor school- en inburgeringsexamens. "Maar die zijn in omvang niet te vergelijken met de systemen voor studiefinanciering.

Volgens Snijders en Geveke zijn legacy systemen niet iets om je voor te schamen. Maar er moet wel steeds een analyse worden gemaakt of het systeem nog bij de tijd is. Belangrijk zijn criteria als de waarde voor de bedrijfsvoering, de technische waarde en de beschikbaarheid van voldoende personeel dat begrijpt wat er zich in die systemen afspeelt. "Wanneer je afhankelijk bent van een paar individuen, loop je te veel risico. Het is zeker niet alleen een technische kwestie. Het gaat ook om bestuurlijke waarde, kennis en kunde, marktconformiteit en partners die je erin kunnen ondersteunen."

Valt het besluit een systeem te vernieuwen, dan kijkt de DUO-organisatie naar een natuurlijk moment voor het uitfaseren van het oude systeem. In het geval van PVS was het aflopen van het contract met IBM voor het mainframe zo'n natuurlijk moment.

Dat is een verwaarloosbaar aantal gezien het aantal klanten van DUO. Bij studiefinanciering wordt vaak alleen gedacht aan de groep studenten van nu, een groep van ongeveer 800.000 mensen. Het totale actieve klantenbestand van DUO omvat echter wel 5 miljoen records, met een complexe ketenrelatie. Het gaat bij de niet-studerenden voor een belangrijk deel om mensen die hun studieschuld nog aan het afbetalen zijn, de vooraanmeldingen en de ouders van studenten. Maar die ouders kunnen ook nog bezig zijn met het afbetalen van hun eigen studieschuld.

Snijders: "Wij hebben met een groot deel van de bevolking in verschillende fasen van hun leven een actieve relatie. Wij kunnen daarom ook niet werken met boekjaren, omdat onze trajecten wel 40 jaar of langer zijn. Soms hebben veranderingen nu, hun invloed op 10 jaar terug. Daar moet je met het systeem op kunnen anticiperen."

Te veel tijd, geld en risico

Toch roept de maandlange migratie vragen op. Was het niet mogelijk schaduw te draaien, of de transitie in fasen uit te voeren? "Alle opties zijn overwogen", zegt CIO Bert Jan Geveke. "Dit bleek de meest efficiënte en veilige methode. Bij een geleidelijke overgang hadden er realtime koppelingen gemaakt moeten worden tussen de oude en de nieuwe systemen. Dat kost meer tijd en geld. En bovendien, mocht er iets misgaan, zou er geen zuivere fallback mogelijk zijn naar het oude systeem."

De migratie van de zelfserviceportal Mijn DUO trok veel aandacht, maar eigenlijk was dat de laatste fase in de stapsgewijze migratie in het kader van het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (PVS). Vanaf 2013 werden al verschillende onderdelen omgezet, zoals het systeem voor het terugbetalen van leningen. Ook bij die overgang is de dienstverlening online twee weken uit de lucht geweest, maar dat viel veel minder op.

Nu de transitie is afgerond, beschikt de uitvoeringsorganisatie over een modern modulair systeem, geschreven in Java, dat is ontwikkeld met de klant als uitgangspunt. Het mainframe kan uit.

Voor Snijders en Geveke is de enorme toename in flexibiliteit van het systeem wellicht de belangrijkste toegevoegde waarde.

Nieuwe legacy

De basis voor het Programma Vernieuwing Studiefinanciering werd gelegd in 2011. Zeven jaar is in de huidige IT-industrie best een tijd en dus dringt zich de vraag op of het systeem niet gelijk weer nieuwe legacy introduceert. Daar is goed op gelet, volgens CIO Bert Jan Geveke. "Cruciaal is – en dat moet de tijd leren – of we de architectuur goed hebben ontworpen." Bij DUO is een eventgedreven architectuur toegepast. Dat wil zeggen dat het systeem reageert op een trigger van buiten, zoals een activiteit op de frontend, een signaal van de abonnementsregistratie of van de Basisregistratie Personen of een ingestelde wekker.

Daarbij is het systeem in bouwblokken opgedeeld en deze zijn ontwikkeld volgens de agile methodiek. Samen met de product owners is gekeken naar de opbouw van het oude systeem en hoe de elementen in het nieuwe systeem konden terugkeren. "Het is bij DUO nooit een greenfield situation. Er zijn veel processen die moeten doorlopen, dus er is ook altijd een transitie nodig." 

Uiteindelijk zijn bijna honderd sprints uitgevoerd. "Ik ben er wel trots op dat we bij aanvang van het project die bouwblokken goed hebben kunnen definiëren. Ik kan me niet een sprint herinneren waarbij we de structuur ter discussie hebben gesteld. De afbakening hebben we dus goed gemaakt. Niet alleen op basis van DUO-ervaring maar ook met expertise van buiten." 

Maatwerk en standaardpakketten

DUO past standaardsoftware toe waar dat mogelijk is. "Het is beter de processen in de organisatie aan te passen op de standaarden dan de software aan te passen op de bestaande processen." Maar dat gaat goed bij wat Gartner omschrijft als 'systems of record', dus voor documentmanagement, workflow, business intelligence, managementinformatie en dergelijke. 

Voor wat Gartner noemt 'systems of differentiation', dus de systemen die DUO uniek maken, is een andere aanpak nodig. Dan gaat het om de systemen die de wet- en regelgeving juist implementeren en flexibel genoeg zijn om veranderingen die in de politiek worden bedacht mogelijk te maken. Dus het bepalen van recht, hoogte en duur – de kernaspecten van de studiefinanciering – zijn wellicht met standaardpakketten te doen, maar dan is alsnog heel veel maatwerk daarbovenop nodig. 

"Met het mainframe kwamen we hooguit drie keer per jaar tot een release met aanpassingen. De voorbereiding van zo'n release kostte met de oude watervalmethodiek wel tot een jaar. Nu kunnen we desnoods naar een dagelijks releaseschema en kan de code met de agile aanpak binnen enkele weken beschikbaar zijn. 

Kwaliteitscontrole erg belangrijk

Geveke benadrukt het belang van tussentijds toetsen van de softwarekwaliteit. DUO maakte daartoe gebruik van interne toetsen, maar daarnaast heeft ook de Software Improvement Group (SIG) als onafhankelijk derde een aantal keer naar de code gekeken. Deze organisatie werkt met sterren op basis van een benchmark. "Tot en met de laatste stap hebben we bovengemiddeld gescoord, soms zelfs ver bovengemiddeld. Daarnaast hebben we verschillende audits laten doen. Het fundament is dus zo robuust dat dit lang meekan. We hebben ook ontwikkeltalen gebruikt die goed onderhoudbaar zijn."
Volgens Geveke is het hele proces nu maximaal gedigitaliseerd en volledig online af te ronden. 

Scaled Agile bij DUO

In het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (PVS) werkten steeds verschillende teams parallel aan elkaar vanwege de omvang van het gehele systeem. Op het hoogtepunt werkten wel zes of zeven teams aan onderdelen. Dat leverde organisatorisch best uitdagingen op omdat de agile werkwijze uitgaat van zelfsturende teams. "Hoe zorg je dat teams elkaar niet voor de voeten lopen?", zegt CIO Bert Jan Geveke. "Belangrijk daarbij is dat de teams hetzelfde ritme aanhouden zodat ze tegelijk voor een oplevering zitten. De sprints duren drie weken. In de loop van het traject zijn we in een continu ritme terechtgekomen waarbij we ervan uit konden gaan dat er na afloop van de spint ook iets werkend werd opgeleverd omdat de code al allerlei tests had doorstaan. Er kwam een hoog gehalte aan geautomatiseerd testen aan te pas, anders kun je dit niet waarmaken." 

Bij de start van het traject was agile werken nog lang niet zo ingeburgerd als nu. Het geautomatiseerde testgereedschap was nog niet voorhanden. In de loop van de tijd zijn die onderliggende tools en de logistiek zo veel mogelijk geautomatiseerd. Geveke: "En vergeet niet: alles draait om mensen en hoe je de samenwerking organiseert, maar je hebt ook de juiste ondersteunende tools nodig om het mogelijk te maken." PVS is nu afgerond maar de DUO-organisatie blijft de werkwijze handhaven en plukt dus nu de vruchten van het leertraject. 

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
2
Reacties
Fons Maathuis 14 oktober 2018 15:52

Legacy is bij veel bedrijven en instellingen aanwezig en kan een gevaar gaan vormen voor de continuïteit. Zeker als oude systemen blijven bestaan naast de nieuwe systemen die eigenlijk ter vervanging moeten dienen.
Bij DUO heeft men er goed over nagedacht hoe men een complex systeem zou kunnen opdelen in onderdelen. In de ideale agile omgeving zouden deze onderdelen helemaal los van elkaar moeten staan, de praktijk is meestal wat weerbarstiger. Maar desondanks wordt het veel eenvoudiger om snel aanpassingen te doen en deze ook op te kunnen leveren naar de productie omgeving.
Met legacy worden ook vaak systemen aangeduid die bijvoorbeeld in COBOL gebouwd zijn. Dat is echter een misvatting, ook in COBOL kunnen moderne systemen gebouwd worden op een agile manier. De architectuur van de systemen is veel belangrijker. Daar moet al rekening gehouden worden met een modulaire opbouw en onderdelen die niet van elkaar afhankelijk zijn.
Legacy is niet per definitie slecht. Maar je moet goed nadenken over de processen van je bedrijfsvoering en daar jouw IT processen tegenaan houden. De (enterprise) architect moet het hele landschap goed in beeld hebben, en moet goed in de gaten houden dat niet onbeperkt steeds allerlei nieuwe technologie naar binnen gerold wordt.

Lezer#5519 Remmelzwaal 02 oktober 2018 12:46

Ik heb de indruk dat de term legacy vooral wordt gebruikt om iets van een ander negatief te kwalificeren omdat jij het beter kan/doet.

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.