Kostentransparantie is onontbeerlijk

27 april 2012

Kostentransparantie is hierbij onontbeerlijk. Toch stranden veel pogingen om inzicht in de kostenstructuur van de IT-afdeling te creëren bij veel organisaties. Het niet beschikbaar zijn van relevante informatie wordt hiervoor als belangrijkste oorzaak gezien. Dit is niet nodig, kostentransparantie kan verkregen worden door gebruik te maken van reeds beschikbare informatie (of informatie die beschikbaar zou moeten zijn om de IT-organisatie goed te kunnen managen).

Om inzicht te creëren in de kostenstructuur van het IT-domein moet in de eerste plaats bekend zijn hoe dat domein eruit ziet: de infrastructuur, het applicatielandschap. Welke diensten worden er geleverd aan de klanten? In de tweede plaats moet bekend zijn hoe de ingezette resources (mensen, hardware, software en diensten door derden) aan de verschillende componenten in dit domein gekoppeld moeten worden. Ten slotte moet duidelijk zijn wat de onderlinge relatie tussen de verschillende componenten is: wat draait er op een bepaald deel van de infrastructuur? Welke applicaties gebruiken welk deel van de storage? Op welke manier zijn applicaties afhankelijk van elkaar? Als deze drie stappen bekend zijn, kan relatief eenvoudig worden bepaald wat iedere component kost. Laat dit nou net de informatie zijn die toch al nodig is om het IT-domein te managen.

Eén overzicht

Hier wringt echter in veel gevallen de schoen. ‘Cost Management’ (CM) – het proces dat inzicht geeft in de kostenstructuur – is het eerste proces waar nagenoeg alle informatie die beschikbaar is, wordt geconsolideerd in één overzicht. Informatie over de tijdsbesteding van eigen en ingehuurde medewerkers, informatie uit de CMDB, informatie over het gebruik van licenties, over contracten met leveranciers, over het gebruik van de infrastructuur door applicaties, van de serviceorganisatie en informatie over de samenstelling van SLA’s met de business. Op zich wordt al deze informatie vaak wel bijgehouden, die is namelijk essentieel voor het managen van de verschillende subdomeinen. De benodigde consistentie is echter vaak niet te vinden tussen de informatie uit de verschillende subdomeinen. De serviceorganisatie registreert incidenten op andere applicaties dan de applicaties die de afdeling ‘inkoop’ herkent. Het ontwikkelbedrijf werkt aan andere applicaties dan de applicaties die het beheerbedrijf beheert. De ontwikkelde en beheerde applicaties sluiten niet aan bij de verschillende SLA’s.

Kortom, doordat de verschillende subdomeinen vaak nog als eilanden worden aangestuurd, is het heel moeilijk om één integraal beeld van het IT-landschap te krijgen. Bij CM is het de eerste keer dat dit pijnlijk duidelijk wordt. Het wegwerken van deze inconsistenties wordt dan ook vaak ten onrechte gezien als taak van de financiële afdeling, die verantwoordelijk is voor het CM-proces. Zij starten met het koppelen van informatie die niet of slechts zeer moeizaam te koppelen is. Als dit al eenmalig lukt, dan worden de resultaten vaak niet herkend of in ieder geval niet erkend. De input uit de verschillende subdomeinen, die op zich vaak wel nuttige managementinformatie voor het desbetreffende subdomein levert, is dan vaak zo versleuteld dat deze niet meer wordt herkend. Gevolg is dat de managers die verantwoordelijk zijn (zouden moeten zijn) voor die informatie hierop niet aanspreekbaar zijn. Het proces dat was gestart om inzicht in de kostenstructuur te geven, blijft dan een ‘ding’ van finance en wordt niet gezien als de weerspiegeling van de financiële werkelijkheid van het IT-domein. Zelfs als de resultaten wel herkend en erkend worden, zijn er bij het consolideren zulke enorme inspanningen geleverd en zijn zoveel aanpassingen gemaakt, dat dit niet repeteerbaar is. Omdat er onvoldoende continuïteit is, raakt het CM-proces uit de gratie en wordt het links en rechts ingehaald door allerlei Excel-modelletjes die voor specifieke doelen ‘tijdelijk’ zijn ontwikkeld.

De kern van het probleem is dat er vaak geen eenduidig beeld is van het IT-domein omdat ieder subdomein met zijn eigen werkelijkheid werkt. Voor het managen van de verschillende subdomeinen leek dit in het verleden toereikend, maar voor het optimaliseren van het IT-domein als geheel is dit onvoldoende. Dit wordt voor het eerst geconstateerd door de financiële afdeling, maar dat wil niet zeggen dat het het probleem is van deze afdeling.

Integraal beeld

In veel organisaties wordt steeds vaker onder architectuur gewerkt, in de Enterprise Architectuur (EA) wordt uitgewerkt welke externe services er aan de business geleverd worden, hoe het applicatielandschap dat hiervoor nodig is eruit ziet en hoe de onderliggende infrastructuur eruit ziet. Daarnaast wordt ook de samenhang tussen en binnen deze lagen getoond. Dit betekent dat er slechts één versie van het model van de werkelijkheid is en niet, zoals voorheen, voor ieder subdomein een andere versie. Dit is een fantastisch uitgangspunt voor het CM-proces omdat deze EA als basis kan dienen voor het model. Dit is echter slechts de eerste stap, de EA moet vervolgens ook geïncorporeerd worden in alle subdomeinen en moet als basis dienen voor de vastlegging in deze domeinen. Als dat gebeurt kan voor het CM-proces informatie uit de verschillende subdomeinen eenvoudig worden geconsolideerd. Is dat niet wat veel werk voor het CM-proces? Zeker, de intentie moet niet zijn om het CM-proces te verbeteren, maar om een integraal beeld van het IT-domein te krijgen om zo de IT als totaal beter te kunnen managen. Dat het CM-proces daar ook baat bij heeft, is mooi meegenomen.

De vraag werpt zich op hoe de gecreëerde transparantie in de kostenstructuur kan helpen bij het oplossen van de eerder geconstateerde spanning tussen de stijgende vraag naar IT-budget voor instandhouding en innovatie en het dalende beschikbare budget? Betrouwbare (en tijdig beschikbare) informatie uit het CM-proces is essentiële informatie voor Applicatie Lifecycle Management (ALM), portfoliomanagement en het budgetproces. Door het juiste inzicht in de hoogte van de kosten van de verschillende componenten en in de dynamiek van de kosten van deze componenten (welke kosten op korte termijn vermeden kunnen worden) en door de samenhang tussen de kosten van verschillende componenten te koppelen aan de prioriteitstelling van de business, kan bepaald worden hoe de meeste waarde wordt gecreëerd met het beschikbare IT-budget. Voor de volledigheid moet daar nog bij gezegd worden dat het inrichten van de juiste governance voor het IT-domein hiervoor essentieel is. Alleen als CM duurzaam kan worden ingericht en de resultaten herkend en erkend worden, kan CM zijn belofte inlossen.

Vuistregels

De beschikbaarheid van informatie wordt vaak als een van de belangrijkste struikelblokken voor het slagen van het kostenmanagementproces (CM) gezien. Onderstaande vuistregels zorgen ervoor dat er in ieder geval naar de juist informatie wordt gezocht:

  • Gebruik in een CM-model alleen informatie die als stuurinformatie voor het managen van de verschillende subdomeinen essentieel is. Hierdoor garandeer je de beschikbaarheid van deze informatie.
  • Als informatie niet nodig is om een (sub)domein te kunnen managen, dan kan het ook niet belangrijk genoeg zijn voor CM.
  • CM is geen primair proces in het IT-domein en het rechtvaardigt daarom ook niet dat uitsluitend voor CM iets moet veranderen.
  • Beschikbare informatie is beter dan informatie die theoretisch perfect is maar (nog) niet beschikbaar is.
  • Feiten zijn goed, maar bij gebrek aan feiten volstaan inschattingen vaak ook, mits deze maar worden gegeven door de verantwoordelijke managers.
  • Houd het juiste detailniveau aan, als iets niet materieel genoeg is om in de Enterprise Architectuur (EA) uit te werken, probeer dat dan ook niet in CM. Door deze vuistregels te hanteren voorkomt men dat een kostenmanagementmodel sterft in schoonheid, doordat de informatie die als noodzakelijk wordt verondersteld, niet beschikbaar is. Beter een redelijk afgerond model dan een theoretisch perfect model dat niet haalbaar is.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!