Koffieboeren leren IT-specialisten meedenken

3 februari 2005
"Het was voor ons de eerste keer dat er mensen uit het westen kwamen die ons niet gingen vertellen hoe wij het hier moeten doen, maar in plaats daarvan vroegen ‘hoe kunnen we jullie helpen’?" Die zin uit de afscheidsspeech van John Kanjagaile heeft Gertjan Lamers goed in zijn oren geknoopt. "Ik denk dat dat essentieel is, als je als Europeaan iets wilt doen voor die mensen in Afrika, maar ook als je als automatiseerder gewoon voor een zakelijke klant bezig bent. Als ‘techneut’ ben je al gauw geneigd, vanuit de technische mogelijkheden, te vinden dat het allemaal veel mooier en beter kan. Maar daar zit de gebruiker lang niet altijd op te wachten. Die zit met heel andere problemen. Dat wist ik natuurlijk al, maar in Tanzania ben ik daar wel indringender dan ooit mee geconfronteerd".
Lamers is een van de negen Ordina-medewerkers die in december een week lang in Tanzania waren om daar drie lokale unies van straatarme koffieboeren te helpen met de automatisering van hun backoffice-processen en hun logistieke automatisering. ‘Opdrachtgever’ was de ideële importorganisatie ‘Fair Trade’, die zakelijk belang heeft bij verbetering van de traceability, het kwaliteitsbeheer en de leveringsplanning. En natuurlijk ook bij betere financiële controle, want in ontwikkelingslanden is het niet vanzelfsprekend dat de extra opbrengst die via het ideële kanaal wordt gegenereerd ook werkelijk bij de straatarme boeren belandt.

Geen idee wat je aantreft
Lamers was de infrastructuur-man van het interdisciplinair samengestelde team. Ofschoon ze in Nederland al een aantal dagdelen waren bijgepraat over Afrika, koffiehandel en ontwikkelingssamenwerking hadden ze volgens Lamers ‘eigenlijk geen idee’ van wat ze zouden aantreffen. Vooropgezette plannen zoals exportmanager John Kanjagaile van de Kagera Cooperative Union (KCU) kennelijk vreesde, zouden in die zin niet eens gekund hebben. De uitdaging was om ter plekke vast te stellen wat er wenselijk èn in zes dagen realiseerbaar was. De zeven meegebrachte laptopcomputers pasten, evenals de gedroomde financiële applicatie bijvoorbeeld niet in die deelverzameling. "Ze hadden daar spiksplinter nieuwe Compaqs, mooier dan waar ik hier zelf mee werk" en "even een financiële applicatie uitrollen" was volstrekt onhaalbaar. Alleen al de inventarisatie van de eisen en de selectie van het juiste pakket zouden meer tijd vergen dan de zes dagen waarin we ons nuttig moesten zien te maken".
Waar uiteindelijk voor werd gekozen, is misschien het beste te typeren als de combinatie van een inhaalslag in de inrichting en het gebruik van wat er al was, een intensieve praktijkbegeleiding voor de lokale netwerkbeheerder en stoomcursus ‘Microsoft Office voor de eindgebruikers’. En niet te vergeten uiteindelijk ook nog een ‘strategisch’ advies.
Als voorbeeld van de inhaalslag op gebied van inrichting van het netwerk noemt Lamers het installeren van firewalls op de diverse desktopsystemen die in gebruik waren. "Die waren doodleuk via een open netwerk aangesloten op de switch van de lokale provider. Dat betekent dat iedereen op elkaars systeem kan kijken. Dus ook de concurrerende coöperatie die bij dezelfde provider zat."

Beide benen op de grond
Twee vliegen in een klap: beveiliging opgelost en een nieuw stukje ‘know how’ voor de eigen systeembeheerder, die het probleem wel had onderkend, maar niet zelf kon oplossen. Zo waren er wel meer ‘voeten op de grond’-klussen voor Lamers, die er op lette dat de systeembeheerder niet alleen ‘trucjes’ leerde maar ook gevoel zou ontwikkelen voor elementaire beginselen van gestructureerd IT-beheer, zoals het maken van impact-analyses en het behoorlijk documenteren van alle acties en handelingen.
Ondertussen hielpen meer toepassing-georiënteerde collega’s van Lamers de medewerkers van de unies om meer te halen uit Office-applicaties zoals Excel en Outlook. "Excel werd wel gebruikt, maar eigenlijk alleen voor vastlegging van de leveringen van de boeren. Er werd nauwelijks gebruik gemaakt van de rekenfuncties. Door dat wel te doen wordt het mogelijk een aantal analyses en bewerkingen door te voeren die tot dusverre tijdrovend handmatig of helemaal niet werden gedaan. Daarmee kunnen ze de rapportage aan hun belangrijkste klant, Fair Trade, verbeteren. Het leuke is ook hoe er gereageerd wordt; dat is niet van ‘Oh, dat is mooi’, maar: ‘Laat eens zien hoe je dat voor elkaar krijgt’. Je mag dus hopen dat ze er straks zelf mee verder gaan en nieuwe mogelijkheden inbouwen in de sheets."

Leren omgaan met Outlook
Ook het gebruik van Outlook kwam voor verbetering in aanmerking. Directiesecretaresse Caroline Wilms-Floet, die ook deel uitmaakte van het Ordina-team, leerde haar vakgenote bij de concurrerende Kilimanjaro Native Cooperative Union (KNCU) hoe ze mail in mappen kan archiveren en het gebruik van de agenda-functie van Outlook.
In plaats van de verlangde, maar absoluut niet haalbare invoering van een gedegen financiële applicatie, werd een haalbaar alternatief gevonden in de vorm van de boekhoud-applicatie die als voorbeeld van een Access-toepassing met MicroSoft Office wordt meegeleverd. "Niet ideaal, maar wel een stuk werkbaarder dan de uit 1983 daterende DOS-oplossing die ze tot dan toe in gebruik hadden." Ook werd er aanzet gegeven tot de keuze van een definitieve oplossing.
Tenslotte werd door de Ordina-medewerkers een voorzichtig begin gemaakt met een mogelijke samenwerking tussen KCU en twee andere coöperaties, de KNCU en de KDCU. Lamers: "Die kijken nog heel sterk naar elkaar als concurrenten, en dat zijn het ook, op de koffiemarkt. Maar hun interne processen zijn precies hetzelfde. Waar het automatisering betreft zitten ze met dezelfde problemen, dus waarom zou dan je op zo’n gebied niet samenwerken?" Een eerste begin op dit punt is dat de verbeterde Excel-sheets en de aangepaste Acces-applicatie ook bij de andere coöperaties werden geïmplementeerd, maar de hoop bij Ordina is dat op dit punt een verandering van het denken in gang is gezet.
Is dat niet toch een beetje zeggen hoe zij het moeten doen? Lamers: "Ja, daar ontkom je niet aan. Als je ziet hoe moeilijk die boeren het hebben, dan gun je ze zo dat ze hun positie op de markt kunnen verbeteren. En daarvoor is zo’n elementaire vorm van samenwerking echt essentieel, denken wij."
Gevraagd naar wat het project hem zelf heeft opgeleverd, noemt Lamers een drietal zaken:
Een heel stevige oefening is inleven in de wereld van de klant, de huidige werkwijze als vertrekpunt nemen in plaats vanuit je eigen ideale oplossing te redeneren. Dat geldt hier, maar daar wordt je er nog eens tien keer zo hard mee geconfronteerd, als je niet bij hen begint, dan komt het niet aan, dan weet je dat ze het terugdraaien zodra je je hielen hebt gelicht.
Daarnaast was het werken in Tanzania voor Lamers een oefening in geduld: "Het kennis- en ervaringsniveau is er nog zoveel minder. Zaken die hier vanzelfsprekend zijn, zijn daar vaak volstrekt onbekend."
En ten derde ervoer Lamers nog eens ‘hoe wereldvreemd eigenlijk de techneuten-mentaliteit van ‘nieuw is beter’ is. Dat wordt daar absoluut niet begrepen, men is er heel pragmatisch en terecht eigenlijk."
Op de valreep noemt Lamers nog een vierde leereffect: ‘.. thuis ben ik overgestapt op Max Havelaar-koffie.’

Innovatie is in Tanzania een nieuw begrip
De koffieboeren in Tanzania kunnen een beetje hulp goed gebruiken. Door toenemende concurrentie is de marktwaarde van hun oogst in vijf jaar tijd met zo’n 40 procent afgenomen. De belangrijkste oorzaak is concurrentie vanuit onder andere Vietnam. Vietnam is op de koffiemarkt sterk in opkomst, onder meer doordat de innovatiekracht er groter is dan in Afrika. Men speelt er beter in op wensen van de westerse inkopers, onder andere met betrekking tot logistieke automatisering, traceability en kwaliteitsbeheer.
Die moderne eisen worden volgens Lamers in Afrika slechts heel moeizaam opgepikt: "De mentaliteit is ‘zien is geloven’ en anders verandert er niets. Dat maakt verandering daar ook zo moeilijk. Veel verbeteringen werpen hun vruchten pas op termijn af en worden daardoor zo verschrikkelijk moeizaam opgepakt. Neem bijvoorbeeld biologische teelt. Dat is win/win voor de boeren: ze hoeven geen geld meer te besteden aan bestrijdingsmiddelen of kunstmest en hun koffie brengt gewoon meer op, want er is vraag naar biologische koffie. Maar om hun product als ‘biologisch’ te mogen aanbieden, moeten ze wel eerst vijf jaar geen gif gebruiken. Het duurt dus vijf jaar voor ze voordeel hebben van zo’n beslissing. Dat is in hun ogen een eeuwigheid. Bovendien: de buurman neemt het voorbeeld pas over als hij ziet dat de boer die begon werkelijk meer geld verdient. En dan moet hij nog beginnen met zijn vijf jaar ontgiften."
Fair Trade helpt de koffie boeren in Tanzania door innovatie en overstap op biologische teelt te stimuleren en een eerlijke prijs te betalen voor de ruwe koffie, die de boeren dikwijls lopend in zakken van soms enkele kilo’s op inzamelpunten afleveren. Fair Trade koopt die koffie in voor een eerlijke prijs en brengt het onder de merknaam ‘Max Havelaar’ in de Nederlandse winkels. Daar is die koffie per pak zo’n 50 cent duurder dan de koffie van gewone commerciële merken als Douwe Egberts of Unilever. Maar dat betekent voor de boeren wel een leefbaarder bestaan en misschien zelfs de mogelijkheid om een van hun kinderen tòch naar school te kunnen laten gaan.
Op bovenstaande foto brengen koffieboeren uit Tanzania hun oogst, soms niet meer dan een paar kilo, lopend naar de inzamelpunten.Op de onderste plaat werknemers van Ordina die een week in het Afrikaanse land waren om iets van hun kennis te delen met de lokale bevolking.
 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!