Innovatie & Strategie

Zakelijke software
Crossroads

Kan een office zonder Microsoft?

Privacy en cloud brengen klassieke kantoorvraag weer terug.

© Shutterstock Brian A Jackson
5 augustus 2022

Privacy en cloud brengen klassieke kantoorvraag weer terug.

Het is een aloude vraag voor kantoorautomatisering, en productiviteitsapplicaties voor bureaugebonden werknemers: kan een office zonder Microsoft? Het antwoord is technisch gezien: ja. Maar praktisch gezien, luidt het antwoord: lang niet altijd. Zorgen over privacywetgeving, datagebruik en clouds maken deze klassieke kantoorkwestie weer helemaal actueel.

Het gaat anno 2022 eigenlijk niet meer over alleen het bekende productiviteitspakket voor kantoormedewerkers. Microsoft Office is in de loop der tijd aangevuld met applicaties voor ook communicatie (Outlook, Yammer, Teams), online-samenwerking (SharePoint) en cloudopslag (OneDrive). Daarbij is de link met de cloud versterkt, en het overkoepelende label Microsoft 365 opgeplakt.

Onveilig geacht

En in die - haast onvermijdelijke - cloudconnectie komt een mogelijke belemmering om de hoek kijken. De afgelopen tijd zijn ‘data protection impact assessments' (DPIA’s) uitgevoerd voor gebruik van IT-middelen door overheid en onderwijs. Daaruit zijn harde oordelen gekomen: Teams, Onedrive en Sharepoint zijn onveilig voor het Rijk en voor onderwijsinstanties.

‘Onveilig’ is hier niet een reguliere, technische securitykwestie, maar betreft een juridische datakwestie; met oog op wettelijke privacybescherming en dus de AVG (GDPR in het Engels). De clouddiensten van Microsoft mogen volgens een DPIA in opdracht van het Rijk en het Nederlandse onderwijs eigenlijk niet gebruikt worden. Dit betreft dan uitwisseling en opslag van gevoelige of zogeheten bijzondere persoonsgegevens.

Overheids- en onderwijssector

Eenzelfde databeschermingskwestie speelt overigens voor Google. Onlinediensten van die andere Amerikaanse techreus voldoen niet goed aan de vereisten voor databescherming. Dit gold begin vorig jaar in ieder geval; voor onder meer Gmail, Calender, Hangouts, Sheets, Slides, Cloudsearch en Drive. Daarna zijn echter afspraken gemaakt met Google voor de onderwijssector, in mei dit jaar is een overeenkomst voor de Rijksoverheid gesloten.

Toezeggingen zijn gedaan, aanpassingen worden gemaakt, afspraken zijn vernieuwd. Net zoals eerder Microsoft al wijzigingen heeft doorgevoerd, vanwege Nederland. Cloudcontracten zijn aangepast, na druk van het ministerie van Justitie. Het ging toen om datavergaring via Office waarbij gedragsgegevens van 300.000 overheidswerkplekken werden verzameld door Microsoft. Overheidswerkplekken bij onder meer ministeries, de politie en de rechtspraak.

Ondanks beloofde aanpassingen en bereikte nieuwe afspraken kan er toch behoefte zijn aan alternatieven. Een oude Office-vraag duikt dus weer op: “Waar kan ik heen?”. Op zich is dat een bekende migratievraag die voor vele ICT-producten geldt. Op de maat van de klassieke Nederlandse pophit ‘België’ zijn alternatieven aan te snijden. Elk met hun eigen voor- en nadelen.

Waar kan ik heen? Ik kan niet naar Google. Kan niet naar Google, daar doen ze zo cloud. Waar kan ik heen? Ik kan niet naar WordPerfect, dat is me te oud.

Internetreus Google heeft in 2006 de kiem gelegd voor Google Docs. Die webgebaseerde tegenhanger van Microsoft Office is (haast naar voorbeeld van Microsoft) eenvoudig begonnen, met een overname. De basale onlinetekstverwerker Writely die in 2005 debuteerde, is door Google overgenomen en uitgebouwd.

Webapps en applicaties

Microsofts webconcurrent Google had al vrij snel nuttige functionaliteit op orde, zoals gelijktijdig met meerdere gebruikers in één en hetzelfde document werken. Office-maker Microsoft volgde toen met omstebeurt-werken in een aankomende nieuwe versie van zijn softwarepakket. Ondanks de functionele voorsprong op sommige punten heeft Google Docs nooit de dominantie van het Microsoft-pakket weten te verdringen.

Bovendien geldt qua veilig gebruik wat data betreft voor Google wat ook voor Office-in-cloudopstelling geldt. Zie maar de strubbelingen tussen Google en de Nederlandse overheid en onderwijssector. De cloudgedreven toekomst lijkt dus het struikelblok te zijn. Misschien dan teruggrijpen op het verleden? Ooit was de vraag namelijk niet of office zonder Microsoft kan, maar of Microsofts kantoorpakket wel kon opboksen tegen WordPerfect (Office).

Van WP via Novell naar Corel

Na verlies van de dominante marktpositie aan Microsoft is die concurrent niet teloorgegaan. Na overname door Microsoft-concurrent Novell is het alternatieve productiviteitspakket doorverkocht aan Corel. Die Canadese softwareleverancier is bekend van tegenhangers voor veelgebruikte Adobe-producten voor grafisch werk. Maar naast pakketten als CorelDRAW, Video Studio en (het ooit overgenomen) PaintShop Pro levert Corel nu nog steeds WordPerfect Office.

Herkomstland Canada staat op de Europese lijst van adequaat bevonden landen voor datadoorgifte. Dit betekent dat het Noord-Amerikaanse land volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt voor gegevens van EU-burgers. Dus het valt als veilig te beschouwen als er sprake is van dataverkeer. Wat misschien niet eens aan de orde is aangezien het hier nog een traditioneel softwarepakket betreft; niet gekoppeld aan clouddiensten.

Jammer alleen is dat WordPerfect Office naast interessante pluspunten ook wat opvallende minpunten heeft, aldus een recensie van PCMag. Zoals een wat verouderde gebruikersinterface, geen uitvoeringen voor Macs of smartphones, en achterlopen van de tegenhangers van Microsoft Excel en PowerPoint.

Oh, en dit alternatieve kantoorpakket ontbeert mogelijkheden voor realtime samenwerking (collaboration). Met dat laatste minpunt mist deze Microsoft-concurrent toch wel wat moderne mogelijkheden die tegenwoordig gemeengoed zijn. Het verleden dan toch maar laten rusten?

Waar kan ik heen? Ik kan niet naar open source. Kan niet naar open source, dat vind ik te eng. Waar kan ik heen? Ik kan niet naar Oracle, dat is me te streng.

Opensource-opties

Maar wacht! Er is nog een alternatief uit het verleden. In het WordPerfect-tijdperk was er ook het kleine StarOffice, dat later is overgenomen door het toen grote Sun Microsystems waarna dat kantoorpakket als open source is uitgebracht. Dit OpenOffice heeft toen wat groei meegemaakt, maar is na de overname van Sun door softwaregigant Oracle wat in verval geraakt.

De nieuwe eigenaar van OpenOffice heeft uiteindelijk zijn handen ervan afgetrokken en het overgelaten aan opensourcestichting Apache. In de tussentijd was er vanuit de ontwikkelgemeenschap de aftakking LibreOffice ontstaan. Dat alternatief - voor OpenOffice en Microsoft Office - is een eigen leven gaan leiden, maar heeft (net als andere kantoorconcurrenten) nog geen marktverschuivingen veroorzaakt.

Werken in de Apple-wereld

Voor Apple-gebruikers is er natuurlijk het kantoorpakket van die Mac-, iPhone- en iPad-maker. Dat iWork biedt met Pages, Numbers en Keynote tegenhangers voor respectievelijk de apps Word, Excel en PowerPoint in Microsoft Office. En via Apple’s iCloud is er ook sprake van handige cloudintegratie.

Maar waar het bij WordPerfect een minpunt is dat er geen pakket voor Macs en smartphones is, daar is het bij Apple voor veel gebruikers een onoverkomelijk probleem dat er geen Windows-uitvoering is. Ondanks de voordelen die iWork kan hebben ten opzichte van Microsoft Office.

Bovendien schuilt een groot deel van Office’ aantrekkingskracht in koppelingen en integraties, tegenwoordig met handige clouddiensten. (Koppeling en integratie vormen van oudsher al de kracht van Microsoft; zo is Office zelf ooit groot geworden.) Zelfs als gebruikers niet gaan voor cloudkeuze met Office 365 is er al de nuttige koppeling met Microsofts cloudopslag OneDrive.

Cloud als probleem

Vanuit die hoek zijn er ook enige alternatieven, zoals Dropbox met zijn collaborationmogelijkheden en documentbewerker Paper. Ook cloudopslagaanbieder Box houdt zich bezig met meer dan alleen data opslaan. Creatieve creatie van content en zakelijke samenwerking daaraan zijn speerpunten van ook deze leverancier. Voor collaboration haakt Box echter aan op communicatie- en kantoorapps van derden, waaronder Microsoft Office.

Toch zijn dat ook weer Amerikaanse aanbieders, met cloudaanbod en daarmee dus datadoorgifte. En dat lijkt dus het grote struikelblok te zijn, is begin 2019 al geconstateerd door Zweden. Daar bovenop is nog de geruchtmakende Schrems II-uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie gekomen. Maar daarna zijn ook weer onderhandelingen, afspraken en aanpassingen gekomen, zie maar de recente stappen die techreuzen Microsoft en Google hebben gezet.

Ik heb getwijfeld over Microsoft. Omdat iedereen dat draait. Ik heb getwijfeld over Microsoft. Want Office is wat me paait. Ik stond zelfs in dubio. Maar ik nam geen enkel risico. Ik heb getwijfeld over Microsoft.

Zelf doen dus?

Naast de afwachtende optie van bestaand Office-gebruik juridisch op orde laten krijgen, is er nog een alternatief. Zelf doen, met open source en eventueel eigen cloud. Makkelijker gezegd dan gedaan, dat wel. Tech-savvy Kamerlid Lisa van Ginneken heeft eerder dit jaar al Kamervragen in die richting gesteld.

Het wiel hoeft echter niet helemaal opnieuw uitgevonden te worden. Vanuit LibreOffice is namelijk de cloudgerichte aftakking Collabora Office ontstaan. Dat opensourcepakket, met Brits bedrijf erachter, valt te draaien in clouds naar keuze. Inclusief een echt eigen platform via het open source Nextcloud. In theorie kan elke hoster, telco, datacenter of andere ICT-dienstverlener dus een Office-alternatief bieden. Mits ze dat antwoorden op de vraag: Waar kan ik heen?

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (juli-augustus 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.

4
Reacties
Hans Bezemer 07 augustus 2022 12:50

Wie maakt er nou gebruik van een applicatie als Word? Of Visio? Gaatje in je hoofd! Een applicatie als LyX biedt het (bijna) WYSIWYG van Word, maar het fabrieken van de layout is vele malen simpeler!

Je kunt het ook gemakkelijk interfacen met source control systems, dus het werken aan een stuk is net zo gemakkelijk als werken aan één programma! Je kunt documenten samenstellen vanuit meerdere stukken - en je kunt het exporteren naar een veelheid van formaten als HTML, PDF, PS, DVI, RTF (Word) - of zelfs "plain text".

De besparingen bij het maken van stukken kan oplopen tot 40%, want je bent eigenlijk alleen maar aan het tikken.

Wie heeft er nooit meegemaakt, dat bij het wijzigen van een diagram in Visio de hele layout weer versleept moet worden. Niet in GraphViz. Je geeft aan wat met wat verbonden is en het ding genereert een heel plaatje.. vanzelf! Niks geen layout dingen. Je kunt het ook gemakkelijk interfacen. Er is zelfs een webversie!

Dom genoeg wordt dit genegeerd door de bureaucraten - die nog nooit ontslagen zijn omdat ze "voor de marktleider" gekozen hebben (met alle licentie ellende vandien).

Spreadsheets is een ander verhaal. Ik gebruik ze zelden. Het is vaak veel gemakkelijker voor mij om de handel in SQLite in te lezen en dan een rapport te maken (wat ook gemakkelijk weer in Excel ingelezen kan worden). Uiteraard is dit niet voor elke bureautijger geschikt, maar het is een opluchting in vergelijking met het altijd maar weer problemen gevende Access.

En als je een probleem hebt met OneDrive, dan kun je ook je eigen cloud inrichten als buro. OpenStack? Anybody?

martinmeijer 06 augustus 2022 11:49

Jammer dat er zo weinig gesproken wordt over de open source wereld en andere mogelijkheden dan Microsoft en Google. Er zijn meer mogelijkheden... Zelfs naast het feit dat een complete onderneming zonder Microsoft of Google te besturen is met Linux en allerhande open-source varianten van alle benodigde software, CRM, ERP, online meetings, video archief en dat alles in een cloud naar keuze met eigen beveiliging in combinatie met de beveiliging van de cloud provider.

Risico en geld moeten vaak vooral eenmalig vooraf geïnvesteerd worden en daarna is het beheer en onderhoud vrijwel volledig te automatiseren en te monitoren. Al met al ben je dan binnen korte tijd op een lager kostenniveau dan met de plug-and-play spullen van de grote bekende partijen.

Er zijn al voorbeelden van grote overheidsinstanties in Europa die het hebben voorgedaan. Alleen door de moeilijke menselijke interacties en politieke krachten tussen deze instanties, zijn die initiatieven stuk voor stuk gefaald. Zonde, want ze hebben bewezen dat het veel geld scheelt.

Atilla Vigh 05 augustus 2022 12:29

Volgens mij lopen hier een aantal assen van een organisatie(ict)landschap door elkaar:
- data
- ontsluiting van die data
- deployment

We praten over twee vormen van applicaties binnen de Office (wat vaak met een raar woord productiviteitssuite wordt genoemd):
- communicatie tussen 1-1 of 1-many (e-mail, chat, videobellen,etc....)
- maken van documenten (tekst, presentatie, spreadsheet,....)
Grofweg zijn dit middelen die een ding erg in de hand werken waar je eigenlijk vanaf zou willen (ook prive, niet alleen zakelijk). Het veroorzaakt ongestructureerde data. Iedereen kan Word, Excel of PowerPoint starten of een emailgesprek starten. Vervolgens pakt een ander jouw versie en zo verder. Het leidt niet alleen tot ongestructureerde data, maar ook tot vervuiling en kopien.
Mijn stelling is dat email voor 80% gaat over communicatie betreffende status, besluiten, en gegevensoverdracht, de rest van de e-mail is zinloos gezever. Het zou vanuit elk optiek toch beter zijn om statussen, besluiten en gegevens daar onder te brengen, waar het thuishoort, in een gegevensverzameling. Dat wordt binnen de IT vaak opgelost door een database te ontwikkelen. Een tekstdocument of een presentatie hebben als doel te communiceren en de gegevens die gebruikt worden zijn altijd onderdeel van een procesketen, zelfs als je freeformat gedachten uitwisselt. Op het moment dat je in procesketens denkt, kan je diezelfde gegevens dus nooit opslaan in een database en dat doe je maar een keer.
Notulen bestaan uit actiepunten, aanwezigen, rondvragen. Een contract kent partijen en afspraken. Een projectplan bestaat uit planmomenten, deliverables, etc.... Bijna alle gegevens in documenten die we met het productiviteitssuite Office365, LibreOffice, etc... maken, zijn onder te brengen in een database.
Daarmee komen we tot de onsluiting van die gegevens in die databases. In plaats van je in de email, op een share(pointsite) het laplazerus te zoeken naar dat ene document, open je de daarvoor aangeboden onsluiting in de vorm van een laagdrempelige app, die je snel en effectief in staat stelt dat ene besluit of die status van de deliverable in dat project te vinden. Voordeel van deze manier van werken is dat je zowel de veiligheid als de privacy veel beter kan organiseren. Nog een voordeel, schaf de email af, want je kunt alles vinden in de daarvoor bestemde tools (met notificaties als je een seintje ergens over wil ontvangen).

Deze beschouwing staat los van de plek waar je in beide gevallen (dus in de oude productiviteitssuites als Office, LibreOffice, etc... of in de gesuggereerde gegevensverzamelingen vastlegd. Dat laatste aspect, deployment, heeft alles met vertrouwen te maken. Vertrouw je de grote drie (Microsoft, Amazon en Google) en dan maakt het niet uit of je de gegevensverzamelingen en daarbij behorende ontsluitingsmechanismes verdeeld. Als je big tech niet vertrouwd, moet je er gewoon geen zaken meedoen. Dat betekent natuurlijk wel wat. Je zult zelf aan de bak moeten, om in een (of meerdere) eigen datacenter(s) een eigen software en hardware stack te gebruiken, waarbij je zoveel mogelijk onafhankelijk kan worden van grote commerciële marktpartijen. Dit kost veel geld, moeite, tijd en politieke wil. Een traditionele afweging tussen risico en geld!

Ronald O 05 augustus 2022 12:08

Filesonline.eu is zo'n alternatief met online en offline office.
Het kan gewoon.

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.