Innovatie & Strategie

Analytics

Je moet met geweld de boardroom in!

25 mei 2012

Kort gezegd is data governance een techniek om de data binnen een bedrijf op orde te houden, zodat een gegevensvoorraad ontstaat die een maximaal effect heeft op de bedrijfsvoering. Orr: “Mooi gezegd, maar in de praktijk blijkt dat elke sector een eigen definitie heeft van data governance. Net zoals bij big data; dat betekent bij het ene bedrijf ook iets anders dan bij het andere. Het is juist die ongrijpbaarheid van het begrip die het zo moeilijk ‘verkoopbaar’ maakt in de boardroom. Managers denken heel vaak op de korte termijn en ze willen dan ook weten welke ROI de invoering van een nieuwe techniek oplevert. Als je dat niet meteen duidelijk kunt maken valt het gesprek eigenlijk stil.”

Orr is auteur van het boek Data Governance for the Executive, waarin hij uitlegt wat data governance is en hoe een bedrijf daar baat bij kan hebben. De materie wordt daarin behandeld aan de hand van zaken die wél bekend zijn en in een taal die op C-level begrepen wordt.

Hoe moeilijk is dat, uitleggen aan het algemeen management dat ze moeten investeren in data governance?
“Het C-level heeft inderdaad een eigen taal en de gemiddelde IT’er spreekt die niet. Dat is misschien ook de reden dat directies en automatiseerders zo weinig bij elkaar aan tafel gaan zitten. De IT’er heeft wel vaak het idee dat hij prima op de hoogte is van de business, maar dat is een misvatting. Globale kennis is er vast wel, maar op detailniveau schiet de IT’er gegarandeerd te kort.

Om data governance ingevoerd te krijgen, moet je bij degene zijn die over het geld gaat, de CFO dus. Die man denkt in dollars en het argument om hem over de streep te trekken, is door te zeggen dat je data als een asset moet zien. Gegevens aanprijzen als bedrijfsmiddel, dat werkt meestal wel. De CFO raakt geïnteresseerd en dan ben je al halverwege. Soms moet je daarbij gebruikmaken van een externe partij die veel beter in staat is de voordelen van data governance op een rijtje te zetten dan de IT-afdeling.”

De sleutel tot de directiekamer lijkt zo binnen handbereik, maar lukt het altijd om de directie te overtuigen van het nut van data governance?
“Wel als je een gecombineerde aanpak volgt. Je moet het niet alleen hebben over de techniek, maar zeer zeker ook de business erbij betrekken. Sterker nog, de techniek is maar 20 procent van het werk, de business requirements vormen de overige 80. Een manager moet zien welke positieve gevolgen data governance kan hebben. Daarna kan hij zelf het grote plaatje zien.

Belangrijk is dat het geheel wordt bekeken, je mag de manager niet laten blindstaren op een enkel project en ook de kortetermijngedachte moet wat getemperd worden. Kortom, de executive moet anders gaan denken en meestal lukt dat wel, zo heb ik de afgelopen vijftien jaar gemerkt.
Voor hem is dat geen overbodige luxe, bijvoorbeeld wanneer er een fusie of overname plaatsvindt. Je kan er donder op zeggen dat de twee bedrijven waar het om gaat allebei een andere mening hebben over data governance. Na de samenvoeging zal je die twee denkbeelden snel op één lijn moeten krijgen.”

Data governance zorgt ervoor dat een bedrijf weet welke data in huis zijn en welke voordelen daarmee behaald kunnen worden. De totaalaanpak voorkomt ook, dat bepaalde gegevens in een hoekje blijven liggen. Maar zo erg is dat toch niet?
“Niet zo erg? Het kan bakken met geld schelen. Stel je een belastingdienst voor, die gegevens bezit van alle mensen en bedrijven die moeten betalen. Als ze een deel daarvan ‘vergeten’, dan lopen ze aanzienlijke bedragen mis. En als je alle data goed bijhoudt, dan ben je ook eerder in staat om datalekken te herkennen. Die kosten behoorlijk veel geld, als je alles meerekent. Uit een onderzoek van Gartner blijkt bijvoorbeeld dat elk datalek het bedrijf een schadepost van 5,5 miljoen euro oplevert. Het gaat dan niet eens alleen maar om lekken die door hackers ontstaan, maar ook wanneer een gelieerd bedrijf een foutje maakt. Dat vergeten veel mensen.”

Bij data governance is het de bedoeling dat bedrijven zicht krijgen op alle data die ze in huis hebben. Dat is in een normale situatie al moeilijk, maar wat gebeurt er wanneer een deel van de data wordt opgenomen in een cloudomgeving?
“Hoe mooi cloud computing ook is, vanuit het oogpunt van data governance is het een ramp. Je verstopt je data in een onzichtbare wolk, waardoor het heel moeilijk wordt om zicht op die data te houden. En als je niet alles ziet krijg je de neiging om de schijnbaar ontbrekende data aan te vullen. Met als gevolg dubbel werk en dubbele kosten.

Trouwens, voor dat dubbele aspect hoef je niet per se over te stappen naar de cloud hoor, het gebeurt in een normale situatie ook. Bijvoorbeeld omdat rapporten worden gemaakt ‘omdat we dat altijd zo doen’. Geen mens die zich afvraagt waarom die rapporten worden gemaakt en wat voor nut ze hebben. Data governance biedt hier de mogelijkheid om de zaak te verbeteren. Na een grondige analyse kun je de overbodige rapporten afschaffen, wat behoorlijk geld bespaart. Ik heb wel meegemaakt dat een bedrijf jaarlijks veertig reports liet maken, waarvan er eigenlijk maar een stuk of tien echt nuttig waren. Tel uit je winst.”

Maak ‘data is een asset’ bespreekbaar

Het management zal belangstellend opkijken als de term ‘asset’ is gevallen, maar dan moeten de verschillen tussen gewone assets en data als een asset nog wel even de revue passeren. Orr gebruikt daar de volgende checklist voor:

Met dit lijstje is de aandacht van het C-level in elk geval getrokken. “Het maakt het management meteen duidelijk dat data op een andere manier behandeld dient te worden dan bijvoorbeeld een productiemachine. Als dat inzicht er eenmaal is, dan is de race al half gelopen”, meent Orr.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!