Management

Carriere
IT na corona: Reorganiseren? Doe het dan ook rigoureus

IT na corona: Reorganiseren? Doe het dan ook rigoureus

Deze coronacrisis bleek dat wendbaarheid werkt. Zet daar als organisatie op in, zegt hoogleraar Rini van Solingen.

1 juli 2020

Deze coronacrisis bleek dat wendbaarheid werkt. Zet daar als organisatie op in, zegt hoogleraar Rini van Solingen.

In bijna geen enkel risicobeheersingsplan van organisaties is het omgaan met een pandemie opgenomen. We kunnen daarom maar beter stoppen om risico’s te beheersen, en kijken naar hoe we de organisatie snel en wendbaar kunnen maken. Dat blijkt wel een recept voor succes. In deel zes van de serie over IT na corona spreken we met spreker, schrijver en hoogleraar Rini van Solingen. Hij is expert op snelheid en wendbaarheid van mensen en organisaties.

Welke impact heeft de coronacrisis op het agile werken in Nederland?

“Het mooie is dat het zowel geen impact en heel veel impact heeft gehad. Deze crisis vraagt van organisaties dat ze wendbaar zijn. Daarvoor hoef je niet agile werken of scrum in te zetten, maar we zien wel dat veel organisaties agile werken inzetten om wendbaarder te worden.
Organisaties die van nature niet wendbaar zijn, moesten door corana twee dingen tegelijkertijd doen. Ze moesten en leren samenwerken terwijl iedereen thuis werkte, en daar bovenop ook nog eens flexibel zijn en grote veranderingen doorvoeren. Dan heeft deze situatie veel impact, als je nog in die leerfase zit. Ook heeft het dan impact op het werk van de agile coach. In het begin van een transitie naar agile werken ben je normaal gesproken vooral op locatie bezig. Zo maak je de leercurve zo kort mogelijk. Het coachen gaat nu remote, terwijl iedereen in de organisatie ook nog eens thuis werkt. Dat kan wel, maar het is lastiger. Het is ook leuk. Als je als agile coach het veertigste team aan het opstarten bent, dan is deze nieuwe situatie best een leuke uitdaging.
Voor organisaties die al in een scrumritme werken, is er niet zoveel veranderd. De enige verandering is het thuiswerken. De crisis was voor deze teams en organisaties een mooie testcase. Organisaties die wendbaar zijn, kunnen makkelijk omgaan met deze situatie. Het was just another change.”

Hoe ging het agile werken op afstand bij organisaties?

Rini van Solingen

“Dat ging bij veel organisaties goed. Zij zijn geslaagd voor de testcase.
Natuurlijk waren er ook organisaties die erachter kwamen dat agile is ingezet als een kunstje. Ze waren niet wendbaar genoeg om met de veranderingen Covid-19 om te kunnen gaan. Wendbaar worden is een groeipad. Hoe volwassener je bent qua wendbaarheid, hoe makkelijker je kunt omgaan met een situatie als deze.

Organisaties reageren hetzelfde op Covid-19 als dat mensen reageren op gevaar: ze vluchten, ze bevriezen of ze gaan in de aanval. En die reactie vertaalt zich door naar de teams. Sommige organisaties stelden de transitie naar agile werken uit, bij andere teams verviel de manager in ander gedrag. Voor Covid-19 bemoeide hij zich niet met het team, maar nu iedereen thuis aan het werk was, vroeg hij de webcam constant aan te hebben. Er is geen actie goed of fout. Soms is het beter om te vluchten. Het is wel belangrijk dat je gedrag een bewuste keuze is.”

Welke impact heeft u verbaasd?

“Veel heeft me verbaasd. Ik ben positief verrast door het gemak waarmee we met z’n allen zijn gaan thuiswerken. Ik ben verrast door de executiekracht van sommige ondernemingen. Bijvoorbeeld Bavaria dat van de productie van bier is overgeschakeld naar de productie van alcoholhoudende handgel. En heel snel ook. Dat laat een enorme wendbaarheid en executiekracht zien. Het idee hebben is één, het omzetten in resultaat is twee.
Maar kijkend vanuit mijn eigen vakgebied naar de bestrijding van corona heeft me verbaasd dat het testmoment van alle maatregelen pas zo laat werd gelegd. Toetsing gebeurde namelijk aan de hand van de IC-opnames, maar had ook gekund aan de hand van bijvoorbeeld koorts- of hoestregistratie. Zo haal je het testmoment naar voren en verkort je de leercurve enorm. En dat is nodig om een maatregel snel te kunnen toetsen: de time-to-learn verkorten. Dat heeft ook met agile en sprintlengtes te maken. Bij Covid-19 was de sprintlengte veel te lang, namelijk zo’n zes weken. Ik zou de overheid hebben geadviseerd om de sprintlengte te verkorten naar een à twee weken.”

Welke ontwikkeling is nu nog niet zichtbaar maar zal op een later moment gaan plaatsvinden?

“Het thuiswerken of het werken op afstand hebben we toegevoegd aan onze gereedschapskist. Ik hoop op een fundamentele manier. Ik verwacht dat we daardoor ook bewuster gaan reizen. Werk is geen plaats meer, maar is een activiteit en bij die activiteit kies je de plek die daarbij past.
En laten we de lessen van het effectief vergaderen ook meenemen naar de fysieke meetings. Er is geen digitale meeting zonder doel en agenda. Er worden keuzes gemaakt over werkvormen.
Naast alle persoonlijke drama’s is deze crisis ook wel een soort van zegen geweest. Het heeft een enorme zet gegeven aan de digitale transformatie van de maatschappij.”

Met welke ontwikkeling/verandering moeten we oppassen?

“Covid-19 heeft gezorgd voor angst. Angst blijft langdurig hangen. Je ziet dat mensen nu banger zijn dan toen de risico’s feitelijk groter waren, in januari en februari. Toen ging iedereen nog vrolijk op wintersport, naar de Ziggo-dome of carnavallen. Inmiddels is het gevaar veel minder groot, maar zijn we veel banger dan toen.
Uit mijn vakgebied weten we dat voor zelforganiserende teams psychologische veiligheid cruciaal is. Mensen moeten zich veilig voelen, in het team, in de organisatie. Een leidinggevende mag zich niet door angst laten regeren. Dat geldt ook voor organisaties. We zullen daarom van angst afscheid moeten leren nemen.
Een CFO vertelde me recent dat hij jaren bezig is geweest met plannen om de risico’s voor zijn bedrijf te beheersen. En wat bleek, een pandemie bleek het grootste gevaar. Dat bracht zijn bedrijf pas echt in gevaar. Maar met een pandemie had hij nooit rekening gehouden in zijn plannen. Het is daarom misschien veel beter om gewoon te stoppen om risico’s proberen te beheersen, en in plaats daarvan ons te concentreren op hoe we snel kunnen reageren als een probleem zich echt voordoet. Met plannenmakerij hadden we corona niet kunnen tegenhouden, met snel en flexibel reageren wel.”

Wat hoopt u dat Covid-19 ons gaat brengen?

“Covid-19 zal zorgen voor bezuinigingen en reorganisaties. De overheid stelt dit waarschijnlijk nog uit tot na de verkiezingen volgend jaar, maar het zal wel gebeuren. Ik hoop dat deze periode ons heeft geleerd dat het een enorm voordeel is als organisaties snel en wendbaar zijn. Ik hoop dat als ze gaan reorganiseren dat ze niet alleen een kaasschaaf over de kosten halen, maar dat ze durven om ook echt een reorganisatie door te voeren en dingen fundamenteel anders te gaan doen.
Die fundamentele verandering is dat we er niet langer van kunnen uitgaan dat dingen planbaar en voorspelbaar zijn. We moeten er juist van uitgaan dat alles onplanbaar en onvoorspelbaar is! Ik hoop dat we die kans pakken en organisaties fundamenteel anders gaan organiseren. Reorganiseren moeten we toch gaan doen. Laten we dan reorganiseren naar die onvoorspelbaarheid. Omdat het toekomstbestendig moet zijn, moet het digitaler. De toekomst is immers digitaal.”

Hoe zal deze veranderde manier van agile werken het werk van de IT’er gaan beïnvloeden?

“Als we terugkijken straks zullen we zien dat 2020 een katalysator in de digitaliseringsslag is geweest. Zeker met de reorganisaties die nog gaan komen. Dat betekent extra werk voor de IT’er. Er zal gevraagd worden om sneller en meer werk te doen met dezelfde of minder capaciteit. IT-afdelingen moeten daarom ook kijken naar het automatiseren van hun eigen werk. Ook wij als IT’ers spenderen soms best veel tijd aan routinematig en repetitief werk. We moeten gaan nadenken over wat we nog handmatig doen en wat we zelf kunnen automatiseren. Daar ligt een open savanne van dingen die we nog niet weten. Deze economische recessie biedt kansen voor een revolutie. Ook voor de IT-afdeling.”

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.