Management

Infrastructuur
Erik Beulen

IT na corona: Gebrekkig beheer data pijnlijk duidelijk

'Bereid je voor op de volgende crisis.'

© Erik Beulen
15 juli 2020

'Bereid je voor op de volgende crisis.'

Hoe organiseer je onvoorbereid in een of twee weken tijd werkplekken thuis voor al je personeel. Werkplekbeheer kreeg de coronacrisis vol voor zijn kiezen. Er kwamen noodmaatregelen maar er kwamen ook lessen uit voort hoe zaken nu ook permanent ècht beter geregeld moeten worden. Ook voor de volgende crisis. In deel acht van de rubriek over IT na corona spreekt AG Connect met Erik Beulen, als hoogleraar Information Management aan de Universiteit van Tilburg / TIAS Business School en een expert op onder meer het gebied van werkplekbeheer en uitbesteding.

Welke impact heeft de coronacrisis en het thuiswerken gehad op werkplekbeheer?

"Je kunt een tweedeling maken in devices en applicaties. Veel organisaties zijn natuurlijk de afgelopen jaren al bezig geweest met het omschakelen naar mobiele devices. Toch heb je gezien dat er ook veel laptops zijn gekocht en beeldschermen opgehaald van kantoor of nieuw gekocht. Vooral in de distributie en configuratie is er wel heel wat geregeld."

"En - hoewel dat misschien niet direct een zaak voor de IT-beheerder is, maar wel belangrijk voor het succesvol thuiswerken - is het organiseren van een verantwoorde werkplek: een goede stoel en bureau. Het hoofd IT-beheer zal dan al snel zeggen: dat is een zaak voor de facilitair manager, maar als organisatie heb je daar wel een verantwoordelijkheid voor en moet je een plan hebben. Zeker nu het er naar uitziet dat we toch de komende zes maanden nog moeten kijken wat er gaat gebeuren, kun je niet heen om je wettelijke verplichting wat dat betreft. 

Maar het tweede punt is de software. Om mensen van thuis uit te laten werken moest iedereen beschikken over vergadersoftware. En of het nou Teams, of Zoom of WebEx is, het uitrollen daarvan heeft een doorlooptijd. Wat technologie betreft misschien niet een topprestatie maar wel de manier waarop het is gegaan. Het ging misschien niet overal gelijk goed, maar de implementatie en het instrueren van eindgebruikers moest op afstand plaatsvinden. Ook moesten organisaties die niet gewend waren er mee te werken, leren hoe je deze vergaderhulpmiddelen effectief inzet: Dat niet iedereen door elkaar heen gaat praten, hoeveel mensen je kunt uitnodigen en wat een optimale vergaderduur is."

Zijn er ontwikkelingen die je hebben verrast?

"Ja, toch wel de snelheid waar dit bij de meeste organisaties werd geregeld. Er waren grote verschillen tussen organisaties, afhankelijk van hoe 'cloud mature' ze al waren. Internationaal opererende organisaties waren toch al verder in hun ervaring met online vergaderen. Bovendien waren zij al jaren bezig met het terugdringen van de reisbudgetten. Anderen waren nog lang niet zo ver. Maar nu was er opeens een 'sense of urgency'. Dan blijkt het opeens wel mogelijk de bureaucratie te doorbreken en zijn we nu op een punt dat we half februari niet hadden kunnen bedenken."

Denk je dat er ontwikkelingen zijn die nu nog niet zichtbaar zijn maar zich later manifesteren?

"Ik denk dat bij veel organisaties door deze crisis pijnlijk duidelijk is geworden dat hun datamanagement niet op orde was. Daar zullen de komende tijd mee aan de slag moeten gaan. Ze zijn blind een richting ingeslagen. Vergelijk het met dat je in een bos staat en geen idee hebt, of de auto in het oosten of in het westen staat. Het enige dat je zeker weet is dat stil blijven staan in het bos in ieder geval de auto niet dichterbij brengt. Normaal zit je in een cadans van de bedrijfsvoering. Nu moesten er in de crisis opeens snel beslissingen genomen worden en ook nog eens vanuit een thuiswerkplek. Dus het is een stimulans om echt datagedreven te gaan werken, waarbij de data kwalitatief op orde moet zijn en beschikbaar, net als de reporting- en analysetools. De ene organisatie was daar verder mee dan de ander, maar daar valt de komende tijd nog wel wat te verbeteren."

Waar moeten we voor oppassen?

"Security is en blijft heel belangrijk. Laatst bleek nog uit een Forrester-rapport dat de aanvallen weliswaar minder waren, maar de schade veel groter. Het probleem is dat je als organisatie steeds moet investeren in vernieuwing van de beveiliging. Al die investeringen kun je niet steken in het vernieuwen van bedrijfsmodellen en het creëren van toegevoegde waarde. Anders dan in een woonhuis waar een crimineel een inschatting kan maken wat er aan waarde te vinden is en hoeveel moeite het kost om door de beveiliging heen te komen, zijn er bij organisaties altijd bedrijfsgegevens te halen. Als een ransomware-aanvaller dreigt die openbaar te maken als je niet betaalt, zit je serieus in problemen. Je komt dan voor de lastige keuze om voor veel geld in het topkwadrant van beveiliging te komen of voor minder zware beveiligingsmaatregelen te kiezen. Maar het kost hoe dan ook tijd, geld en aandacht. Terugvechten is moeilijk als je eenmaal in de problemen zit."

Wat gaat er permanent veranderen door de crisis?

"Ik denk dat het besef is doorgedrongen dat veel werk prima van thuis uit kan worden gedaan. Dat betekent dat er veel minder dure Business Continuity (BC) kantoorruimte nodig is. In het verleden werd er door veel organisaties BC-capaciteit aangehouden. Dat zul je niet meer op die schaal zien gebeuren. Met de lockdown moest de werkwijze in een paar dagen worden omgebouwd om de medewerkers vanuit thuis te laten werken en dat ging goed."

Een aantal IT-leveranciers verruimde de licenties om mensen makkelijk thuis te laten werken of stond zelfs gratis gebruik toe. Dat zal veranderen na afloop van de crisis en dan moeten organisaties voor twee werkplekken licenties gaan betalen. Is dat een probleem?

"Als ik naar bijvoorbeeld de Office-licenties kijk als percentage op het totaal van het IT-budget, stelt het niet zo veel voor. Het gaat in absolute zin om serieuze bedragen en het is heel vervelend als dat verdubbelt. Maar relatief moeten we daar niet te veel managementaandacht aan geven. Het is vaak meer een emotionele zaak dat de software-industrie in deze aan het langste eind trekt. Bovendien werken steeds meer mensen op kantoor met een laptop die meegaat voor het werken thuis. Dan speelt dat niet."

Heb je advies aan IT-managers voor in de nasleep van de crisis?

"Zorg dat de kwaliteit van de bedrijfsdata op orde is en maak deze op een veilige manier op afstand benaderbaar voor je medewerkers. Als je datamanagement goed geregeld is, ben je beter voorbereid op zo'n crisis. Nu was het een pandemie, een volgende keer is het een andere crisis."

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.