Management

Zakelijke software
Rekencentrum Belastingdienst Apeldoorn

'ICT Belastingdienst voorbeeld van maatschappelijk probleem'

Kennis over effectief digitaliseren van bureaucratie schiet tekort

Rekencentrum Belastingdienst Apeldoorn © CC0 - Wikicommons Apdency
21 juni 2018

Kennis over effectief digitaliseren van bureaucratie schiet tekort

"ICT die zich niet aan laat passen, zie ik als een probleem van de maatschappij", zegt Saco Bekius, tot voor kort ICT strateeg bij de Belastingdienst en nu principal adviseur bij M&I Partners. Dit maatschappelijk probleem ligt aan de basis van de misère bij de Belastingdienst die de Volkskrant begin deze week beschreef, meent Bekius.

De voorbeelden die de Volkskrant aanhaalt, gaan in de meeste gevallen over een situatie waar nu wel werkende ICT is. Het probleem is dat de verantwoordelijken geen flauw benul hebben hoe de wijzigingen die de wetgever wenst, zijn aan te brengen.

Bekius: "De kennis over het effectief digitaliseren van bureaucratische processen is dun gezaaid. Een eerste keer de zaak werkend krijgen, lukt meestal nog wel. Maar bureaucratische processen blijken dus veranderlijker dan het woord in eerste instantie doet vermoeden. Het volgen van die veranderlijkheid is een van de eigenschappen van effectief digitaliseren."

Bekius breekt een lans voor de IT-organisatie bij de Belastingdienst. "Zolang we de staatssecretaris en de ambtenaren die voor hem werken blijven bashen, sluiten we onze ogen voor het echte probleem." En dat probleem is dus volgens Bekius het gebrek aan vaardigheden om vraagstukken zoals die bij de Belastingdienst leven, op te lossen.

Belangrijk ingrediënt voor falende ICT

Het probleem zit volgens Bekius in de opleidingen. Die zijn er op gericht om ICT-projecten succesvol af te ronden. Daarna zit de werkwijze in beton. Het belang om daarna wijzigingen door te voeren, heeft te weinig aandacht gekregen. Bij een boekhouding hebben we inmiddels geleerd waar de variabelen daarna zitten. Bij vele andere uitingen van de bureaucratie is dit niet duidelijk.

"De kennis van de inrichting van de bureaucratie is in de ICT gezakt. Bij de uitvoering van het werk laat men zich door die inrichting leiden. Ook het management is daarmee de grip op haar organisatie kwijt. Ieder perspectief op een effectieve bijstelling van de werkwijze is daarmee uit het zicht verdwenen. En dat is nou net wat nodig is als we de wet veranderen."

De ICT is niet het probleem, maar de manier waarop we er mee om gaan. Het belang van de juiste inrichting is onvoldoende expliciet gemaakt. Dat belang komt uit de informatiekunde en laat zich plat in twee vragen samenvatten: 'wat administreer ik' en 'welke regels mag de ICT automatisch uitvoeren'?

Waar het antwoord op deze twee vragen ontbreekt, is de ICT-inrichting waardeloos geworden. Dat is ook de oorzaak van de negatieve connotatie van het begrip 'Legacy', stelt Bekius. "De eerste stap voor het management is het antwoord op deze vragen weer op tafel te krijgen. En langs die lijnen de grip op de ICT inrichting terug te winnen."

Wat nu niet moet gebeuren, is proberen een heel systeem in één keer te vervangen door een dat zich via deze twee lijnen laat sturen. Veel details worden dan over het hoofd gezien. "Er is wel een gemeenschappelijke inrichting mogelijk, maar die ontstaat door te optimaliseren."

Goed nieuws

Volgens Bekius is er wel licht aan het eind van de tunnel. "Binnen de Belastingdienst is een groep medewerkers actief op dit gebied, zij hebben grote stappen gezet binnen een deel van de Inkomstenbelasting. Maar dat maakt het begrip 'groot' ook meteen heel betrekkelijk. Het is een kleine groep, die hier in een klein deel van de ICT succesvol is. Ook bij andere bureaucratische organisaties kom je dergelijke groepen tegen. Het goede nieuws is dat men elkaar opzoekt, de laatste inzichten uitwisselt en van elkaar leert."

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
2
Reacties
Atilla Vigh 30 juni 2018 15:02

@Steltman.....niet geheel mee eens. De projectmanagementmethodiek is niet het probleem, maar de architectuur. Er is gekozen voor een aanpak waarbij alle uitzonderingen moesten worden ondervangen. De eerste stap in het ontwikkelen van geautomatiseerde verwerking is die van het weghalen van elke vorm van suboptimalisatie in het ontwikkelproces. Als ik voor de helft van de kosten 80% van het werk gedaan krijg, dan zorg ik wel op een andere manier voor die 20%. Dat scheelt je echt bakken met geld.
Een tweede is dat je in die 80% het vraagstuk van de veranderende wetgeving moet adresseren. Dan maakt het niet of je dat met een watervalmethode of iteratieve manier doet, maar vooral de architectuur van je raamwerk, waarin je dat doet. Je zult moeten analyseren hoe belastingwetgeving en die 80% in de loop der jaren verandert en een software architectuur moeten neerzetten die dat flexibel kan invullen. Als een blind paard elke keer in sprints gaan starten om die archaïsche wetgeving te adresseren gaat het hem ook niet worden. Dan heb je na 40 sprints ook bagger en niet beheren omgeving. Ook met de iteratieve benadering zul je echt moeten nadenken aan de voorkant.
Ik ben het wel met je eens om snelheid te maken om de iteratieve manier van benaderen te hanteren, omdat bij elke vorm van software ontwikkeling, juist het multidisciplinaire team, veel betere kwaliteit en een samenhangender product neerzetten.
Waarom gebeurt het niet: zoals het al in het artikel eigenlijk wordt gezegd: angst. Het is het type managers en directie en politici die voor 100% garanties willen gaan. Elke manager, directlielid en bestuurder die dat roept, zou onherroepelijk zijn functie moeten neerleggen: het getuigd van een geen enkele realiteitszin. Zeg dat ook tegen de bevolking: 100% garantie bestaat niet! Wen er lekker aan. En de bevolking moet die piepen, want dat doen ze ieder voor zich ook niet in hun eigen bezigheden. Waarom dat dan wel van andere eisen. Gooi die discussie nu eens open en licht mensen eens goed voor. En ja de overheid zou dat ook kunnen , niet gelijk naar het zogenaamd fantastische bedrijfsleven rennen: want die kunnen het zo goed. Vreemd, want 80% van alles software van de overheid komt uit het bedrijfsleven. Kwaliteit koop je niet, maar organiseer je. En soms kost dat geld, maar soms kost het tijd of lef.

Michiel Steltman 29 juni 2018 09:20

Dhr. Bekius geeft m.i. precies aan hoe het leidende IT paradigma : het waterval denken, in de weg zit. Door de eenzijdige focus op creatie, dan "overdracht" en de "beheer" fase waarin je liefst zo weinig mogelijk verandert, creëer je onvermijdelijk legacy. Als systemen en processen voortdurend worden aangepast ontstaat die kloof niet zo snel. 1 van de grootste misverstanden is het idee dat die "lean" manier van werken een leuk truukje is voor programmeurs. Maar de essentie zit in de juiste visie op IT, in de hoogste bestuurslagen. Het juiste paradigma staat ook netjes beschreven in Maak Waar: "IT is nooit af". Pas als we voor systemen als die van de belastingdienst termen als "overdragen", "beheren", "onderhouden", gaan verbieden, dan maken we kans op verbetering.

Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.