Hybride werken verkleint CO2-voetafdruk van Rijksoverheid

Bij de Nederlandse Rijksoverheid werken bijna 120.000 fte; dat is 1,25% van de Nederlandse beroepsbevolking. Zij zorgden in 2019 voor 3‰ van de CO2-voetafdruk: 571 kiloton. Daarvan was 14% voor woon-werkverkeer en 64% in de gebouwen. Door thuis te werken in plaats van op kantoor, is er dus een flinke winst in CO2-uitstoot te boeken, omdat hierdoor het woon-werkverkeer vermindert en een kleiner gebouw volstaat. De uitstoot woon-werkverkeer kan met 48 en voor de gebouwen met 219 kiloton CO2 per jaar omlaag. Dat betekent echter nogal wat voor hoe het werk wordt georganiseerd.

Uitgezocht is hoe de vermindering van CO2-uitstoot bepaald kan worden en hoe het werk dan georganiseerd moet worden.

CO2-uitstoot

Bij het Akkoord van Parijs is in 2015 afgesproken om te streven om de opwarming van de aarde te beperken tot 1,5 graad Celsius. In Nederland is dit in 2019 uitgewerkt in de Klimaatwet waarin is vastgelegd dat er in 2030 55% en in 2050 95% minder emissie van broeikasgassen is. De Rijksoverheid wil als één van de grote werkgevers in Nederland een voorbeeldrol vervullen bij het terugdringen van emissies.
Om de uitstoot te berekenen is het belangrijk een eenduidig protocol te volgen en te bepalen wat wel en wat niet bij het systeem ‘organisatie’ hoort. Organisaties rapporteren volgens het Greenhouse Gas Protocol. Dit kent een onderverdeling in drie scopes, zie tabel 1 en wordt uitgedrukt in ton CO2-equivalent.

In tabel 2 staat een overzicht van de broeikasgassen en hun belangrijkste bron. Voor de Rijksoverheid en andere kantoororganisaties is voornamelijk CO2-uitstoot als gevolg van verbranden van fossiele brandstof van belang; dus bij gebruik van aardgas en elektriciteit die is opgewekt met auto’s die rijden op fossiele brandstoffen. We drukken de uitstoot dan uit in ton (1000 kilogram) CO2.

Onderzoek

Beide onderzoekers hebben binnen dezelfde organisatie ieder een afdeling onderzocht: in 2019 en in 2021. De gegevens staan in tabel 3.
Voor de CO2-uitstoot van het woon-werkverkeer tellen volgens het GHG-protocol alleen de interne medewerkers mee die met een benzine- of dieselauto komen. De ingehuurde medewerkers tellen mee bij hun eigen organisatie. Voor de CO2-uitstoot van het gebouw tellen alle werkplekken mee, dus zowel die door interne als externe mensen worden bezet. We berekenen voor woon-werkverkeer een uitstoot van 84, respectievelijk 62 ton per jaar en voor de werkplekken 55, respectievelijk 39 ton per jaar, als medewerkers de volle werkweek aanwezig zijn. Deze getallen kunnen maximaal 60% omlaag als medewerkers nog maar twee dagen per week aanwezig zijn. Dan moet afdeling X op dag 1 en 2 komen, afdeling Y op dag 3 en 4; en afdeling Z op dag 5 en 6.

Volgens Milieucentraal is de CO2-voetafdruk van een Nederlands huishouden 20 ton per jaar, waarvan 3,8 voor energiegebruik in huis en 3,9 voor vervoer. De twee onderzochte afdelingen hebben een voetafdruk vergelijkbaar met 18 respectievelijk 13 huishoudens.

Nederland als geheel wil de broeikasgassen verminderen. We hebben nu gezien dat op het werk de CO2- uitstoot weliswaar wordt verminderd, maar wat gebeurt er thuis?
Omdat de literatuur daarover niet eenduidig was, bepaalden we dat zelf: we kwamen op ongeveer 5% extra gasverbruik per jaar; goed voor circa 150 kg CO2 per jaar.
Dat deden we als volgt: we lazen in de winter van 2018-2019 in het huis van vijf onderzoekers dagelijks op een vast tijdstip het gasverbruik (m3/dag) af en de maximale buitentemperatuur (oC) af. Via een statistiekprogramma berekenden we het extra gasverbruik per dag, dat werd vermenigvuldigd met het aantal thuiswerkdagen (62 dagen) in de stookperiode (31 weken) en met de CO2-uitstoot van gas.

Organiseren van het telewerk

Telewerken is gedefinieerd als werk dat met IT-middelen plaats- en tijdonafhankelijk kan worden uitgevoerd. Voor het onderzoek is dit vereenvoudigd tot thuiswerken omdat dan de CO2-uitstoot van woon-werkverkeer berekend kan worden. Hybride werken is de moderne naam voor de combinatie van thuis en op kantoor werken.

Het is van belang dat ook thuis werk van goede kwaliteit wordt geleverd. Uit de literatuur is bekend dat er factoren zijn die thuiswerken bevorderen of belemmeren; kwaliteit van werk wordt bepaald door kwaliteitsfactoren. Bij optimaal telewerken wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bevorderende factoren, worden de belemmeringen zoveel mogelijk weggehaald en wordt voldaan aan de kwaliteitsfactoren. Hierbij kun je denken aan proceskwaliteitscriteria, zoals betrouwbaarheid, tijdigheid, compleetheid, productpresentatie of flexibiliteit (agility); of aan de principes van Total Quality Management: klant- en procesoriëntatie en continu verbeteren. Daarbij moeten alle personen die bij het realiseren van klantwensen een rol spelen verbetermogelijkheden herkennen en melden en moeten de managers daarvoor open staan en de verbeteringen doorvoeren.
De bevorderende factoren, belemmerende factoren en kwaliteitsfactoren zijn tijdens het onderzoek geïnventariseerd/verzameld/uitgezocht (en geverifieerd) en verwerkt in een checklist.

Checklist Telewerken

De checklist is ontwikkeld via een literatuuronderzoek en gevalideerd via semi-gestructureerde interviews met per afdeling zes experts van een casusorganisatie binnen de Rijksoverheid. De belemmerende en bevorderende factoren zijn gerangschikt volgens drie dimensies: bedrijf, medewerker, maatschappij.

Arjen Rix heeft voor het tweede onderzoek (studiejaar 2020-2021) nieuwere literatuur gevonden. Deze literatuur bevatte gegevens van de coronaperiode (maart 2020-februari 2022) en leverde de volgende aanvullingen:

• de kosten verplaatsen zich van de organisatie naar de medewerker
• een thuiswerkplek is vaak minder geschikt dan een plek op kantoor en kan daardoor leiden tot fysieke klachten
• de organisatie kan haar medewerkers minder goed trainen en ondersteunen
• medewerkers voelen zich eenzaam en dat leidt tot mentale klachten.

Vóór Covid-19 beschreef de literatuur dat medewerkers bij thuiswerken productiever zijn. Tijdens de Covid-19-periode werd beschreven dat te veel thuiswerken leidt tot minder productiviteit.

Arjen Rix heeft de aanbeveling van Allan Albers om ‘team’ als vierde dimensie toe te voegen meegenomen in zijn onderzoek. Een compleet overzicht van hun bevindingen staat in tabel 4. Een aantal factoren is zo belangrijk dat die zijn geordend als randvoorwaarden.

Aanbevelingen

Om hybride werken optimaal te laten verlopen, geven we de volgende aanbevelingen:

1. Schaf de kantoortuinen af
2. F2F is nodig voor:

• opbouwen van vertrouwen, dat nodig is om optimaal kennis te delen
• creëren van een gevoel van ‘presence’, dat de carrièremogelijkheden vergroot
• brainstormen, vooral bij innovatie

3. Succesfactoren voor een combinatie van hybride werken én het verminderen van de CO2-uitstoot zijn:

• teams zijn samen de hele dag op het bedrijf
• er is een reserveringssysteem voor werkkamers
• bij brainstormende vergaderingen is iedereen fysiek aanwezig
• het bedrijf levert een ergonomische thuiswerkplek
• werk wordt gedaan op werkdagen, die bestaan uit bloktijden en vrij in te vullen tijd.