Hoog tijd voor een grote schoonmaak in de applicatieportfolio

18 februari 2011

Wij geloven dat u dit probleem gaat negeren ten gunste van e-mail op de iPad. Want het is een enorme uitdaging waarmee je op korte termijn niet scoort. Bovendien, de meesten van u weten niet eens hoeveel applicaties uw organisatie in huis heeft. Maar ik vertel u dat u wel degelijk een probleem hebt, of u het erkent of niet. U hebt te veel applicaties in huis die aan het verouderen zijn, en ook nog eens afhankelijk zijn van onderliggende verouderende technologie.” Gartner-analist Andy Kyte schuwt provocerende opmerkingen in de regel niet, en dat deed hij onlangs ook niet tijdens de voordracht ‘Building the compelling case for application overhaul’ op Gartners ITxpo in Cannes.

De applicatieportfolio van een doorsnee-organisatie kenmerkt zich door een gebrek aan architectuur, signaleert Kyte. Doordat na een fusie de IT niet geconsolideerd is. Doordat afzonderlijke businessunits zelf toepassingen kozen die hun belangen het beste dienden. Doordat er steeds nieuwe toepassingen gevraagd, en dus ontwikkeld worden. En ook doordat er bijna nooit beleid is om verouderde applicaties op te doeken; nog geen 4 procent van de organisaties gooit applicaties structureel weg.

Het resultaat is een opzwellende applicatieportfolio die steeds minder goed onderhouden wordt. Door het uitdijende volume en dankzij het feit dat de IT-budgetten het afgelopen decennium vaker wel dan niet onder druk stonden, ontbreken gewoonweg de middelen om dat goed te doen. Gartner schat het achterstallig onderhoud wereldwijd op 500 miljard dollar. “Om een idee te geven: dat is in de orde van grootte van het bedrag dat is gespendeerd aan het oplossen van het Jaar 2000-probleem”, zegt Kyte. En als we geen maatregelen nemen, verdubbelt dat bedrag binnen vijf jaar. Dan moet je steeds meer geld gaan steken in het draaiende houden van applicaties met twijfelachtig nut, met als enige resultaat dat je IT-landschap steeds complexer wordt, de match van de applicatieportfolio met de IT-infrastructuur afneemt, en veranderingen steeds lastiger aan te brengen zijn. Dat is niet hoe IT er in de 21e eeuw uit hoort te zien; dat gaat ten koste van de slagkracht van IT.”

Probleem lastig aan te pakken

Dat probleem aanpakken is niet een-voudig. Om te beginnen kost saneren van je applicatieportfolio ook schaarse tijd en mankracht. En vervelender nog, het is uitermate lastig om het management te overtuigen van het nut van die inspanning. Resources die je aan het saneren besteedt, kun je niet besteden aan andere projecten waar de rest van het bedrijf om zit te springen. En je kunt op voorhand rekenen op weerstand, als je voorstelt bepaalde applicaties weg te doen. “Stel dat je van 4000 applicaties terug wil naar 1500. Vergelijk dat project maar rustig met een dierentuin die het aantal dieren moet inkrimpen. De grootste kostenpost zijn de oude, ziekelijke olifanten met hun onaangetaste eetlust. Maar iedereen houdt van ze. Ze hebben zelfs hun eigen Facebook-pagina. Dus wat doe je dan? Dan ren je het insectenhuis in en vernietigt een mierenheuvel …”

Net als de olifanten in de dierentuin hebben overleefde applicaties en doublures ook vaak felle, en invloedrijke sponsors binnen de organisatie. Applicaties zijn immers veelal nauw verbonden met een specifieke inrichting van de bedrijfsprocessen. En er zijn altijd functionarissen genoeg die hun positie te danken hebben aan die specifieke inrichting. Met voorstellen om applicaties te saneren of samen te voegen kom je als IT-manager al snel in een mijnenveld terecht waarin het saneringsproject – en mogelijk ook de CIO zelf – vaak sneuvelt. De belangrijkste boodschap van Kyte is dan ook: “Zorg dat je geen partij wordt in het debat. Voorstellen van de IT-afdeling om te snijden in de applicatieportfolio zullen altijd met wantrouwen ontvangen worden. Het gaat om bedrijfsprocessen. Laat dus het algemeen management eerst zelf orde op zaken stellen.”

Maar het is niet aan te raden om met de armen over elkaar te gaan zitten wachten totdat dat gebeurt. Want de kans dat het IT-budget dan op afzienbare termijn verlost raakt van de druk van achterstallig onderhoud is niet groot. Het is dus wel zaak om aan het management duidelijk te maken, dat het nut heeft om orde op zaken te stellen.

Begin bij de feiten

Stap één in dat proces is feiten verzamelen. In dit geval feiten over de kosten die applicaties met zich meebrengen. Per applicatie. Inclusief afschrijving, infrastructuurkosten, en de kosten van beheer en onderhoud. En dan liefst uitgedrukt in een term die de bijdrage aan het bedrijf illustreert. Dus liever niet in termen van kosten per gebruiker of kosten per transactie, maar wel bijvoorbeeld in kosten per inkooporder.

Die informatie is cruciaal om de betrokkenen inzicht te geven in de omvang van het probleem. Maar om ze vervolgens ook tot het maken van keuzes te brengen, moet de CIO actief gaan lobbyen, zegt Kyte. Effectief lobbyen veronderstelt dat je van tevoren in kaart brengt op welke personen je je aandacht moet richten. Daarvoor zijn twee factoren van belang: de invloed die leden van het managementteam uit kunnen oefenen op IT-beslissingen; en de betrokkenheid van die functionarissen in termen van hun houding ten opzichte van technologie, bereidheid om zich te verdiepen in bedrijfsprocessen en daar verbeteringen in aan te brengen, en bereidheid om hun nek uit te steken. Op basis daarvan kan de CIO medestanders identificeren, en personen die op voorhand tegen zullen zijn. Maar het grote belang van deze exercitie schuilt in het identificeren van die leden in het besluitvormingsgremium die zonder extra aandacht en voorlichting van de CIO tegenstander worden.

Sprookjes en regelrechte leugens

Of men nu wel of niet toekomt aan het rationaliseren van de applicatieportfolio, het is sowieso een goed idee de besluitvorming over nieuwe applicaties te rationaliseren, om te voorkomen dat het probleem verergert. Of om met Kyte te spreken: “Als je in een put zit, kun je beter stoppen met graven!” Het begint met het goed doorrekenen van de businesscase voor een investeringsvoorstel. “De hoofdbron voor de businesscase zijn de gebroeders Grimm. Veel voorstellen zijn gewoon sprookjes, soms ook gebaseerd op regelrechte leugens, die toegeschreven zijn naar gewenste resultaten.” Een investeringsvoorstel is niet compleet – en zou dus niet in behandeling moeten worden genomen – als de samenhang met de bestaande infrastructuur en met andere voorgenomen investeringen niet duidelijk is gemaakt. Bovendien dienen niet alleen de benodigde investeringen – inclusief het bedrag dat gemoeid is met het opdoeken van te vervangen systemen – opgevoerd te worden, ook de operationele kosten gedurende de verwachte levenscyclus van de applicatie moeten deel uitmaken van de business­case. “Je ziet zo vaak investeringsvoorstellen langskomen die de kosten beloven te verlagen, dat de meeste bedrijven inmiddels gratis moeten draaien”, zegt Kyte. “Dat is natuurlijk niet het geval. En dat komt omdat men de operationele kosten in de regel buiten beschouwing laat, hoewel die een veelvoud van de investering zijn.”

Total cost of ownership

Veranderlijkheid bepaalt de kosten, niet omvang

Omvangrijke applicaties vormen een natuurlijk doelwit als men tot sanering van de applicatieportfolio besluit. Maar omvang is geen goede indicatie van de kosten die het eigendom van een applicatie uitlokt, zegt Andy Kyte. Die kosten zijn vooral afhankelijk van de veranderlijkheid van de applicatie en de mate waarin bij de bouw rekening is gehouden met de levenscyclus van de applicatie.De initiële investering is altijd maar een fractie van de kosten die men voor een applicatie maakt. Het beheer, de infrastructuur, operationele kosten en softwareonderhoud maken een veel groter deel uit van de kosten waarmee het gebruik van een applicatie gepaard gaat. Na vijftien jaar heeft men gemiddeld al 12,5 maal het bedrag van de initiële kosten van aanschaf, implementatie en training uitgegeven.Achter dat gemiddelde schuilen echter grote verschillen. Hoe vaker de ingebedde bedrijfsregels en -gegevens wijzigen, hoe ongunstiger de ‘total cost of ownership’. En dat geldt ook bij de andere component van veranderlijkheid: ‘scope creep’, oftewel de mate waarin nieuwe functionaliteit moet worden ingebouwd of integratie met andere applicaties wordt nagestreefd.In het slechtste geval kan dan de verhouding initiële kosten/totale kosten dalen tot 2 procent; dan geeft men dus 49 maal zo veel uit aan gebruik en onderhoud van een applicatie dan aan het ontwikkelen ervan. Door bij ontwerp en uitvoering rekening te houden met de verwachte veranderlijkheid, kan die verhouding teruggebracht worden tot 6 procent. Aan de andere kant van het universum heb je weinig veranderlijke applicaties die op de toekomst gebouwd zijn; dan kan de ratio van opstartkosten ten opzichte van de total cost of ownership dalen tot 16 procent.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!