Management

Datamanagement
happy students

Hoe nieuwe technologie onderwijs voor studenten flexibeler maakt

SURF experimenteert met studentmobiliteit.

© Shutterstock Alex Zhu Photography
28 juli 2022

SURF experimenteert met studentmobiliteit.

Het is een langgekoesterde wens van studenten en de onderwijswereld: een inschrijving voor een vak bij een andere universiteit met een paar klikken regelen, zonder dat regie over eigen data te verloren gaat. In de pilot Studentmobiliteit van het Versnellingsplan Onderwijsinnovatie met ICT wordt dit gerealiseerd. Jocelyn Manderveld, projectleider bij SURF, vertelt aan AG Connect hoe.

Vakken volgen bij andere onderwijsinstellingen is al jaren mogelijk, maar helaas moeten studenten dan wel fysiek naar andere universiteiten afreizen. Vaak met een stapel paperassen onder de arm.  De administratie moet vervolgens handmatig met de gegevens aan de slag om de inschrijving te voltooien. Het levert veel vertraging op. Uit onderzoek van SURF, de ict-coöperatie van het onderwijs, blijkt dat een derde van de studenten uiteindelijk afziet van vakken bij andere universiteiten, omdat het door bureaucratie te veel gedoe is.

Hoog tijd voor verandering dus. De alliantie EWUU, bestaande uit de onderwijsinstellingen Wageningen University & Research, TU Eindhoven en Universiteit Utrecht/UMC Utrecht ging in 2019 aan de slag om tot een oplossing te komen. Een nieuwe IT-infrastructuur waarmee inschrijven in een paar klikken geregeld is. De expertise IT-dienstverlener voor het onderwijs SURF werd erbij gehaald, waarna eisen en principes volgens de kernwaarden van SURF werden afgesproken: geen data-verzameling, wél open standaarden en open source.

Complexe infrastructuur

Om tot een goede infrastructuur te komen werd er met interviews eerst gepeild wat de studenten willen, zo vertelt Manderveld, werkzaam bij SURF. Daarmee werd inzichtelijk welke hindernissen studenten rondom vakken volgen bij andere universiteiten ervaren. Er werd een plan opgesteld. “Dat de infrastructuur complex zou worden, was vanaf begin af aan al duidelijk. Niet alleen de wensen van studenten moesten worden meegenomen, ook die van de drie verschillende instellingen en hun eigen IT-architecten en de personen die de administratieve processen regelen.”

Jocelyn Mandeveld
Jocelyn Mandeveld

Bij zo’n groot project is er behoefte aan duidelijke afspraken. De kernwaarden van SURF waren harde eisen. “Een belangrijke eis is om zo min mogelijk of het liefst geen gegevens te verwerken. Databases met cijfers willen we niet. De gegevensverwerking mag alleen gebeuren tussen de instellingen zelf.” Een andere ‘harde eis’ was dat studenten zelf regie hebben over hun data en zelf bepalen wat ermee gebeurt en aan wie de data verstrekt worden”, legt Manderveld uit. Er volgde uitgebreid overleg: niet alleen over de technologie zelf, maar ook over het onderwijs dat in het nieuwe systeem moet worden aangeboden. De instellingen blijven immers zelf bepalen welke vakken zij ‘in de etalage’ willen zetten voor anderen. Daarnaast moest er ook worden nagedacht over de mogelijkheden voor evaluatie en opschaling.

Transparantie

Transparantie was het toverwoord, legt Manderveld uit. In de interface van het nieuwe systeem wordt bij elke handeling aan de gebruiker getoond wat er met ingevulde gegevens gebeurt. Studenten wordt altijd om een akkoord gevraagd voordat zij gegevens verstrekken aan een andere instelling. “Wanneer een student met ‘nee’ antwoordt, is hij of zij aangewezen op de traditionele wijze.” Daarnaast moest de infrastructuur zo generiek mogelijk worden ontworpen. “Open source en gebruik van open standaarden is de standaard voor SURF. Het is een voorwaarde dat niet alleen de drie instellingen kunnen aansluiten omdat zij alle drie toevallig dezelfde IT-leverancier hebben. Het moet te koppelen zijn aan alle informatiesystemen van alle hogescholen en universiteiten.”
 

Uitdagingen en hindernissen

De infrastructuur is inmiddels gereed. In november 2021 werd deze op proefbasis in gebruik genomen. Maar er zijn onderweg wel een hoop uitdagingen geweest, zo vertelt Manderveld desgevraagd. “Het kostte even wat moeite om de interface stabiel te krijgen, maar dat gaat inmiddels uitstekend. Met name het component waarbij het onderwijsaanbod in één oogopslag getoond wordt was dankzij OOAPI relatief eenvoudig te realiseren”, vertelt Manderveld. Complexe puzzels waren er ook. “Met name het mogelijk maken om gegevens uit te wisselen zonder dat SURF, die de technologie heeft waarmee gebruikers zich identificeren, deze toch onbedoeld in handen krijgt.” Dat is volgens Manderveld lastig, omdat de data van studenten alleen rechtstreeks tussen instellingen mag worden uitgewisseld. “Instellingen moesten deze technologie eerst installeren in hun eigen studentinformatiesysteem. Dat kostte enige inspanning van de leveranciers, die onze standaarden wordt opgedrongen.”

Release-protocollen

Uiteindelijk lukte het de betrokken leveranciers allemaal om de technologie voor identificatie te realiseren. Maar daarmee was niet alles opgelost. “Omdat het om een kernsysteem gaat, zijn onderwijsinstellingen natuurlijk gebonden aan hun eigen release-protocollen. Wanneer je releases niet goed inplant raken ze de systemen. De universiteiten begonnen aanvankelijk zeer enthousiast, maar dit kwam er gaandeweg dus wel even bovenop.” Het leidde ertoe dat de pilot drie maanden moest worden uitgesteld, van september naar november 2021.

Een andere hindernis was het terugkoppelen van resultaten aan de ‘thuis-instellingen’ in het geval een vak bij een andere instelling is afgerond. “Wij eisen dat studenten zelf de regie hebben over hun data, dus ook over de cijfers. Voordat deze worden teruggekoppeld aan instellingen moeten ze dus toestemming verlenen. Maar na de interviews bleek dat studenten zelf daar eigenlijk helemaal niet op zitten te wachten. We moesten dus een nieuw ontwerp maken waarbij je niet alleen toestemming geeft om een inschrijving te voltooien, maar ook voor terugkoppeling van behaalde resultaten.” Privacy-by-design is altijd een wens, maar in sommige gevallen kan dit dus ook te ver worden doorgedreven, aldus Manderveld. “Maar je moet het niet zover doorvoeren dat het tegen de wensen van gebruikers ingaat.”

Uitbreiding

Inmiddels zijn er al meer allianties van onderwijsinstellingen bij de pilot aangesloten. Zij willen niet alleen vakken, maar ook hele minors kunnen uitwisselen. Het gaat in dat geval om volledige pakketten met vakken. “Deze pilot moet in maart 2023 van start gaan, maar is nog een stuk complexer omdat er bij inschrijven voor minors allerlei uitzonderingen, afhankelijkheden en voorwaarden moeten worden ingebouwd. Er gelden meer voorwaarden om aan een bepaalde minor mee te mogen doen dan bij één vak.” En zo ligt er dus opnieuw een hele lijst aan eisen klaar voor betrokken IT-specialisten. “We gaan natuurlijk met dezelfde hoge eisen aan de slag. Ook SURF zal hiervoor een aantal zaken in zijn eigen IT-infrastructuur moeten aanpassen. In september zien we voor het eerst of het ‘feestje werkt’ in technisch opzicht. Ook dit wordt een spannend nieuw stukje technologie, waar we -wanneer het goed werkt- trots op mogen zijn.”

De belangrijkste tip die Manderveld heeft naar aanleiding van het project is om niet alleen op technisch vlak de koppen bij elkaar te steken, maar ook de inhoudelijke onderwijswereld en degenen die administratieve processen verrichten erbij te betrekken. “Maak duidelijke afspraken en bespreek van tevoren wat wel en niet kan.”

Hoe werkt de technologie?

Om het totaalaanbod van de vakken die te volgen zijn online gemakkelijk aan studenten te tonen, kunnen instellingen de vakken standaard ontsluiten via de Open Onderwijs API (OOAPI). Om dit te realiseren hebben de instellingen een OOAPI-endpoint geïmplementeerd waarmee alle data van het onderwijsaanbod bij elkaar komen. Via SURFeduhub worden vervolgens alle data vanaf de OOAPI-endpoints doorgesluisd naar platformen die de informatie willen tonen.

Voor het inschrijven bij de vakken is een eduID nodig. Via het OAuth2-protocol voor het beveiligd versturen van gegevens kunnen studenten zelf aangeven wie gegevens mag verwerken. Door toestemming te geven kan de gastinstelling vervolgens de gegevens van de ‘thuisinstelling’ ophalen die nodig zijn. Ook wordt er daarmee toestemming gegeven voor het terugmelden van resultaten.

In totaal worden er dus drie ‘componenten’ voor de infrastructuur ontwikkeld. Een component waarmee studenten zich kunnen oriënteren op het aanbod, een ander voor het inschrijven en een derde voor het terugkoppelen van resultaten aan de ‘thuisinstelling’.

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (juli-augustus 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.

Lees meer over
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.