GovUnited vertilt zich aan ambities

14 augustus 2009

Komende september, elf maanden na de beoogde oplevering, moet helder worden of wat dan bij Steenwijkerland en Winterswijk draait, voldoet. GovUnited-voorzitter Peter van der Terp zei daarover eerder: “Het is goed of het is niet goed. Een beetje goed is niet goed.”

Tientallen gemeenten, allemaal uniek, die hun dienstverlening regelen met een online aangeboden standaardoplossing: het is een ambitieuze onderneming. Arjen Hof (Amsterdam) en Mark Voogd (Dordrecht) legden daarvoor in 2005 de basis. Toen zomer 2007 de aanbesteding begon, was het in elk geval gelukt zeventig gemeenten zich te laten uitspreken over hun interesse in, en eventueel voornemen tot afname van zes modules waaruit de midoffice zou bestaan.

Zes maanden na gunning echter een systeem geïmplementeerd willen zien om ‘go’ of ‘no go’ tegen te zeggen, was een mission impossible. Weldra bleek dat wat Logica had geoffreerd, de met Green Valley ontwikkelde Digimeente Midoffice Suite, voldeed aan het bestek, maar niet flexibel was. Opmerkelijk, vaak immers wordt standaardisatie gepropageerd met de belofte van flexibiliteit. En als iets besteks­conform is maar inflexibel, hoeveel flexibiliteit schreef dan dat bestek voor? Wat directeur Hof begin dit jaar in dit blad zei (‘…als we voor alle negen e-diensten die moesten worden gerealiseerd, één voor één een nieuw proces moesten toevoegen, zou dat vele maanden kosten’), gaf ook aan dat een verkeerd traject was ingezet.

GovUnited bekende zich tot de aanpak van Dordrecht. Het Dordtse model staat voor zaakgericht werken met generieke functionaliteit en is daar door informatiearchitect Corné Dekker uitgedacht. Toen diens collega Mark Voogd zijn ambtenarenbaan eraan gaf en de bv Informatie en Procesmanagement oprichtte, gingen Dekker en enige collega’s hem achterna. “In nauwe samenwerking tussen Gov­United en de Drechtsteden wordt de software die we in de afgelopen jaren hebben ontwikkeld geschikt gemaakt voor de rest van Nederland”, aldus Voogd voorjaar 2008 op zijn bedrijfssite. Inmiddels is hij lid van het managementteam van Gov­United, verantwoordelijk voor vier dossiers, en Dekker ‘lead architect’. In totaal telt GovUnited, dat onderdak heeft gevonden bij ICTU, nu dertig medewerkers.

Met de keuze voor zaakgerichtheid verzette GovUnited de oplevering tweeënhalve maand, naar 1 januari 2009. Nog ambitieuzer dan de eerdere invoeringstermijn, want Logica begon volgens Hof pas 1 september, onder een nieuwe projectleider, te ontwikkelen. Weer werd het niet gehaald. Tegenover Automatisering Gids liet Hof het non-presteren van Logica onbesproken en schreef het latere ‘live’ gaan vooral toe aan pilotgemeenten die hun zaken op orde wilden hebben. Maar daar groeide wel ongenoegen. Het werd steeds lastiger de kikkers in de kruiwagen te houden. Drie pilotplaatsen schakelden 16 maart de programmaraad in, waarin alle lidgemeenten zitten. Dagelijks bestuur en programmabureau kregen kritiek vanwege gebrekkige communicatie. Ook ontbrak het aan actieve betrokkenheid van leden.

GovUnited nam de zorgen ‘zeer serieus’, besloot tot een wekelijks ‘nieuwsbericht’ en een driewekelijkse ‘managementletter’ voor burgemeester en wethouders en ambtelijke top. Aan de eerste managementletter, van 25 maart, valt op dat Hof nu benadrukt dat Gov­United ‘van en voor de deelnemers’ is. Gemeenten menen soms dat de status als ICTU-programma een garantie is dat alleen maar moois hun kant op zal komen. Zelfs voorzitter Van der Terp, wethouder van pilotgemeente Steenwijkerland, hield onlangs zijn gemeenteraad voor dat Gov­United ‘enorm ondersteund [wordt] door BZK en de staatssecretaris’ en dat de aanbesteding was gedaan ‘door kundige mannen, vanaf schaal 16, dat kunnen wij niet eens betalen’.

Ook wees hij erop dat de vier grote steden lid zijn (zonder erbij te zeggen dat geen daarvan zich met een voornemen tot afname in het bestek liet zetten). Maar, zoals Hof in zijn managementletter schreef: “…wij hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om GovUnited tot een succes te maken. In goede tijden en in slechte tijden. Wij verwachten ook dat u reageert op deze managementletter: hoe ziet u het en hoe zou het (beter/anders) kunnen.”

Hof stelt ook: “Ondanks alle afspraken over opleveringen, planning en een actieve participatie is het krijgen van voldoende grip op het proces een permanent aandachtspunt.” Dat impliceert dat hij er nog niet genoeg greep op had.

Ook andere passages vallen op om wat tussen de regels staat. “De aansturing van Logica […] is geïntensiveerd met een zwaardere en meer directe betrokkenheid van het Dagelijks Bestuur, pilotgemeenten en de directie van Logica. Dus: een duidelijke structuur in de relatie klant-leverancier.” Het schortte derhalve aan voldoende gestructureerd opdrachtgeverschap.

En opereren door lagere Logica-echelons samen met het GovUnited-programmabureau werkte blijkbaar niet. 19 maart vormden Hof, Van der Terp en directieleden van Logica een stuurgroep om de voortgang wekelijks te volgen. Toen had Deloitte juist een audit gestart. Er wordt aan 559 normen getoetst, waarvan 463 van de zwaarste categorie. Hof spreekt nog van een ‘go’-besluit op 11 mei.

Met gemeenten, waar na de pilot wordt geïmplementeerd, moet de relatie ‘beter, consistenter en transparanter’. Ook worstelt GovUnited met de vele vragen van leden. Die leggen ‘een enorme druk op de organisatie’. Voorts bekent Hof ‘dat te weinig aandacht is besteed aan de professionalisering van de interne organisatie’. Een ‘heidag’ moet helderheid brengen over ‘rol, positie en strategie van GovUnited in z’n algemeenheid en de verschillende onderdelen, zoals het bestuur, de programmaraad, de gemeenten en het bureau in het bijzonder’.

De eerste managementletter laat ook zien dat een kwestie die leden al een jaar bezighoudt, nog onopgelost is: de beperking in de aanvankelijk beloofde vrijheid modules af te nemen. De module ‘Klantcontactcentrum’ bevat een documentmanagementsysteem (DMS).

Gemeenten die al een DMS hadden, konden dat houden, maar dan kon koppelen weleens complex en kostbaar worden. Daarom wilde GovUnited hun ook Logica’s aparte DMS-module verkopen. Hof schrijft dat die gemeenten nog altijd ‘wachten op duidelijkheid’ en spreekt van een ‘proefopstelling’ die ‘een oplossingsgerichte dialoog eenvoudiger’ moet maken. Verder zijn leden bezorgd over ‘aanzienlijke meerwerkkosten’ van doorontwikkeling als het product eenmaal geaccepteerd is. Hof kan alleen ‘in algemene zin’ reageren. Bij afname door 25 deelnemers (‘het conservatieve scenario’) is er voor vijf jaar 2,7 miljoen euro voor ‘onvoorzien’ en ‘implementatie en ontwerp e-diensten’. Met 36 afnemers 5,5 miljoen.

Hofs roep om feedback en bijstand laat de achterban koud. In zijn tweede managementletter (15 april) meldt hij ‘welgeteld vijf reacties’. Die kwamen dan van zes gemeenten. Hij noemt pilotplaatsen Midden-Drenthe en Zaanstad (teleurstelling), Heemstede en Vlissingen (waardering, maar vragen over koppeling lokaal DMS), Hilversum (wil weten wat wanneer komt) en Bussum (stelt een dag per week een medewerker beschikbaar).

In de audit kan tegen 40 procent worden goedgekeurd, blijkt als GovUnited 11 mei de programmaraad informeert. Logica krijgt een ‘hersteltermijn’ tot 1 juni. Dan voldoet bijna 80 procent, laat voorzitter Van der Terp weten. Het bestuur is mild en gaat 29 juni met Logica’s voorstel mee Digimeente bij enige pilotgemeenten in werking te stellen en resterende fouten weg te werken. Maar dan is Zaanstad al opgestapt en zullen Midden-Drenthe en Zuidhorn dat aanstonds ook doen. Ze zien er geen heil meer in. In een brief aan de raad doen B en W van Midden-Drenthe een boekje open over ‘soft’ optreden tegenover Logica door GovUnited, dat intussen afhakende gemeenten met rechtszaken bedreigt.

Alleen Van der Terps eigen Steenwijkerland en Winterswijk, waar ook een GovUnited-bestuurder wethouder is, zijn nog over. De programmaraad van 7 september kan van cruciale betekenis worden: is de pilotbasis breed genoeg en zal het ‘goed’ zijn of ‘een beetje goed’?

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!