Goochelen met Googlification

15 mei 2009
Recentelijk dook er in de, als visionair bedoelde, presentaties van allerlei zelfbenoemde ‘leading’ ICT-organisaties een fraaie nieuwe term op: Googlification. De term heeft een hoog soundbytegehalte en kan worden losgelaten op alle vormen van businessapplicaties: Googlification van ERP, van ECM, van CRM en ook van Business Intelligence.

Wat er bedoeld wordt, is dat Google voor het gros van de internetbezoekende populatie een natuurlijke startpagina is geworden, en daarmee een van de vertrouwde manieren om toegang te krijgen tot informatie. Door Google (of nog beter iGoogle) als een gebruikersinterface boven bestaande businessapplicaties te zetten, zullen gebruikers sneller en eenvoudiger kunnen worden voorzien in hun informatiebehoefte.

In een aantal gevallen zal dit zeker werken. Een ECM (Enterprise Content Management)-applicatie beheert een veelheid van ongestructureerde informatie in de vorm van indexeerbare bestanden. Als Google toegang krijgt tot die informatie, kan zij deze dus zelf indexeren en ontsluiten. Voor de niet-dagelijkse gebruiker van de ECM-applicatie kan dat waardevol zijn; de eigen gebruikersinterface van ECM-applicaties kan behoorlijk complex zijn.

Googlification van Business Intelligence (BI) is echter een ander verhaal. Rapportages worden door de BI-applicatie gegenereerd op basis van een (vooringesteld regulier) verzoek daartoe, maar deze worden niet als ongestructureerde content opgeslagen in een te indexeren database. Voor Google valt er dus niets te indexeren behalve de database met brondata, maar daar valt met trefwoordgebaseerd zoeken niet zoveel eer te behalen. Het plompverloren implementeren van de zoekmachine over een Business Intelligence-applicatie is dus volstrekt zinloos.

Natuurlijk zijn er manieren te bedenken om dit euvel te verhelpen. Zo is het mogelijk om alle gegenereerde rapporten apart te bewaren in een indexeerbare database. In dat geval zal Google de eerder gegenereerde rapporten terugvinden, maar niet de actuele status kunnen weergeven. Ook dat lijkt weinig zinvol.

Googlification van Business Intelligence an sich is daarom een loze term, een holle kreet, gehanteerd door populistische types die zichzelf graag geciteerd zien worden.

Er is één ‘maar’. Ook Google snapt dat het zinvol is haar positie van vertrouwde gebruikersinterface uit te nutten. Daarom heeft ze bekeken hoe ze een rol kan spelen in het ontsluiten van informatie in applicaties die niet beschikken over indexeerbare bronnen. Hierbij heeft Google gebruikgemaakt van een oplossing die ook in de internetvariant van de zoekmachine wordt toegepast.

De internetzoekmachine van Google herkent bepaalde typen ‘vragen’ en geeft ze een andere afhandeling dan de bekende trefwoordzoekactie. Typ bijvoorbeeld eens een som in het zoekvenster. De zoekmachine ‘herkent’ dat je vraagt een berekening uit te voeren, en dat het niet de bedoeling is om op zoek te gaan naar documenten of webpagina’s op het internet die letterlijk de tekst ‘23x5’ bevatten. Hetzelfde is mogelijk door de combinatie van het woord ‘weer’ en een plaatsnaam in te voeren. Google geeft dan de weersverwachting voor die plaats, aan de hand van de bekende iconen. Ook valutaconversies, reisadviezen voor het openbaar vervoer en andere ‘snelle zoekingangen’ zijn mogelijk via de hoofdingang van Google.

De technologie die hiervoor gebruikt is, is die van de OneBox. Dit is een kleine applicatie die bepaalde vragen van de zoekmachine afvangt, en doorgeeft aan een andere applicatie. Deze gebruikt de aangeleverde zoekterm om een bewerking uit te voeren en geeft een resultaat terug dat vervolgens in Google wordt weergegeven.

Dit soort OneBox-oplossingen is noodzakelijk voor applicaties die geen indexeerbare bron hebben. Business Intelligence-leveranciers hebben dan ook in grote mate interesse getoond voor deze oplossing. Cognos (IBM), Business Objects (SAP), SAS en Information Builders hebben allemaal een eigen OneBox ontwikkeld. Maar ook partijen als Salesforce.com en Cisco hebben oplossingen om hun applicaties via Google te laten ontsluiten.

De werking van de OneBox in de Business Intelligence-hoek is als volgt. De zoekterm wordt door Google één-op-één doorgestuurd naar de OneBox die is geïnstalleerd op de bestaande Business Intelligence-applicatie. Ook de OneBox doet niets bijzonders; deze biedt de zoekterm aan via de programmeerinterface van de BI-applicatie. Deze laatste doet eigenlijk het ‘slimme’ werk. De eigen zoeklogica van de Business Intelligence-applicatie laat de zoekterm los op de rapportagetemplates en dan met name de daaraan gekoppelde metadata. Op basis daarvan wordt een aantal rapportages gevonden dat matcht met de zoekvraag.

Eigenlijk komt het er in het kort op neer dat de Google-spider, die verantwoordelijk is voor het opbouwen van de Google-index, van waaruit zoekvragen worden beantwoord, niet in alle databases effectief kan zijn. Voor die applicaties vertrouwt Google dan op de zoekfunctionaliteit van de applicatie zelf, die bevraagd wordt door de OneBox. De OneBox is dus niets anders dan een geconditioneerd doorgeefluik. Als dit doorgeefluik denkt dat een zoekvraag beantwoord kan worden door een businessapplicatie die niet door Google geïndexeerd kan worden, dan stelt het de vraag aan de zoekfunctionaliteit van die businessapplicatie. Het antwoord wordt teruggegeven aan Google, en opgenomen in de resultatenset.

In plaats van een URL te retourneren met daarin de link naar het rapport (dat dan gegenereerd zou worden), doet de OneBox iets slims. Het doorgeefluik zorgt dat het gevonden rapport direct gegenereerd wordt, en retourneert bijvoorbeeld standaard het belangrijkste diagram van het rapport. Dit diagram is dan als afbeelding opgenomen in de lijst met treffers, zodat direct inzichtelijk wordt welk rapport er schuilgaat achter de gevonden treffer. Ook is het mogelijk aanvullende links en informatie op te nemen, waardoor bijvoorbeeld meteen een beroep gedaan kan worden op aanvullende rapportages aangaande de zoekterm. De gebruiker is hiermee al meteen een stap verder in het beoordelen van de informatie die is gevonden.

Googlification is helaas een term die voor veel verwarring zorgt. Vanuit businessperspectief kan het een gewenste manier van het ontsluiten van businessapplicaties zijn, maar de praktijk leert dat het gemak waarmee de term wordt uitgesproken, niet overeenkomt met de praktijk van het implementeren van de bijbehorende oplossing.

Google heeft indexeerbare bronnen nodig, anders kan het uit zichzelf niets met data in businessapplicaties. De OneBox geldt als een verlengstuk van Google, en maakt het mogelijk om de applicatielogica van de businessapplicatie een zoekterm te laten vertalen naar een gevonden resultaat, en dit te presenteren in een vorm die de gebruiker meer inzicht geeft. Zonder OneBox blijft Googlification een loze kreet. Een fraaie belofte die dan niet kan worden ingelost.

Peter van Til is BI-consultant en coauteur van het boek ‘Business Intelligence’. Floris Weegink is gecertificeerd Enterprise Search-specialist. Paul Baan is ECM-consultant. De auteurs zijn allen werkzaam bij VLC.

Google en ECM

Tot voor kort waren veel organisaties huiverig om Google over ECM-applicaties te laten zoeken. De zoekmachine was beperkt in staat om rekening te houden met de rechten of fase van de levenscyclus van bestanden in de ECM-applicatie. Wat in ieder geval nog misging, is dat in de ECM-applicatie verwijderde bestanden niet meteen uit de index van Google werden verwijderd. Hierdoor kregen gebruikers tussen de zoekresultaten ook bestanden te zien die om wat voor reden dan ook niet meer in de ECM-applicatie aanwezig waren. Een onwenselijke situatie.

Met de begin 2009 uitgebrachte versie 5 van de Google Search Appliance is dit euvel verholpen. Google levert connectoren voor de belangrijkste ECM-applicaties (EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText LiveLink en Microsoft SharePoint) gratis mee met de Google Search Appliance.

Onebox: aftappunt en doorgeefluik

Een OneBox is een aftappunt en doorgeefluik tegelijk. Het doorgeefluik tapt zoekvragen in Google af en komt in actie zodra er een zoekterm wordt ingevoerd die voldoet aan specifieke voorwaarden. Deze voorwaarden kunnen te maken hebben met het formaat (bijvoorbeeld een som) van de zoekterm of het voorkomen van bepaalde woorden (bijvoorbeeld ‘weer’ in combinatie met een plaatsnaam). Als de OneBox een zoekterm detecteert die aan een dergelijke voorwaarde voldoet, dan geeft het de zoekterm door aan een achterliggende applicatie die de zoekterm kan verwerken. Deze verwerking levert een resultaat op, dat door de applicatie wordt teruggeven aan de OneBox. Deze retourneert het aan Google, die het opneemt in de resultatenset.

Leveranciers van applicaties die minder goed indexeerbaar zijn, begrijpen de waarde van het via Google (met behulp van dit doorgeefluik) laten ontsluiten van hun gegevens. De lijst met beschikbare OneBoxes neemt daarom snel toe. Overigens worden ze lang niet allemaal vermeld op de partnerpagina van Google. Voor zekerheid over het bestaan van een OneBox voor een bepaalde businessapplicatie is het verstandig de leverancier van die businessapplicatie te raadplegen.

Het is goed om te weten dat het ontwikkelen van een dergelijk doorgeefluik geen ingewikkelde klus is, en dat er ontwikkeltools beschikbaar zijn.

Ondanks deze faciliteiten valt er nogal wat aan te merken op de kwaliteit van bestaande OneBoxes. In sommige gevallen is de functionaliteit zeer beperkt, of is deze zelfs nog onvoldoende getest in productieomgevingen. Het is daarom raadzaam goed navraag te doen naar de volwassenheid van een bepaalde OneBox, en ruimte in te plannen om (eventueel samen met de leverancier) deze door te ontwikkelen naar een niveau dat de noodzakelijke functionaliteit levert.

Het aantrekkelijke van Googlification

Vanuit het perspectief van de eindgebruiker (de informatiewerker) is de belangstelling voor Googlification goed te verklaren. Deze informatie- of kenniswerker wordt in toenemende mate geconfronteerd met informatie die in allerlei verschillende bronnen wordt opgeslagen. Daarbij stuit hij vaak op allerlei verschillende userinterfaces die de zoektocht naar de gewenste informatie belemmeren. Bovendien bieden de zoekfuncties van de verschillende bronnen alleen zicht op de informatie in die ene bron. Een zoekvraag zal dus per bron herhaald moeten worden in een andere omgeving.

Het idee achter Googlification is dat Google als overkoepelende zoekgerichte userinterface vragen van informatiewerkers oplost met behulp van informatie in alle beschikbare bedrijfsbronnen. Het grote voordeel is dat iedereen al bekend is met de werking van Google door privégebruik.

Consumenten en werknemers zijn dezelfde mensen. Een ander groot voordeel is dat met relatief lage investeringen snel steeds meer informatie kan worden ontsloten, op een manier die de gebruiker kent. Onderzoek van IDC toont aan hoeveel tijd (en daarmee productiviteit) medewerkers kwijt zijn aan het zoeken van informatie. Voor gewone medewerkers ligt dit meestal rond de 15 procent, voor informatie- of kenniswerkers kan dit oplopen tot 25 procent. De kostenbesparingen die gemaakt worden door deze zoektijden te verkorten, zijn dan ook aanzienlijk.




 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!