Geschatte scha de 675 miljoen euro per jaar

24 september 2010

Dit alles nog afgezien van het praktisch zonder uitzondering overschrijden van de deadline en het niet behalen van de vooraf behaalde doelstellingen. Dit blijkt uit het vandaag door MarketCap International gepubliceerde onderzoeksrapport ‘Public Sector: IT Project Evaluations’.

MarketCap evalueerde circa tweehonderd grotere IT-projecten over de periode 2005-2010 met een minimale vooraf gebudgetteerde waarde van 5 miljoen euro. Gemiddeld wordt een totale budgetoverschrijding tussen de 39 procent (zorg­sector) en 67 procent (centrale overheid) gemeten. Voor de centrale overheid betekent dit bijvoorbeeld een absolute overschrijding met bijna 900 miljoen euro. Dit betekent een onvoorzien tekort (niet gebudgetteerd) voor de centrale overheid van circa 185 miljoen euro alleen voor 2010. Voor de gehele publieke sector komt de gemiddeld budgetoverschrijding op bijna 1 miljard euro per jaar.

De vraag is natuurlijk of deze overschrijdingen voorkomen hadden kunnen worden en in welke mate deze overschrijdingen overbodig zijn geweest. Uit een intensieve analyse blijkt dat circa 675 miljoen per jaar onnodig over budget uitgegeven wordt. Een verdere analyse wijst zelfs uit dat de bestaande IT-projecten niet alleen veelal binnen budget, maar zelfs met een lager dan gebudgetteerd budget uitgevoerd hadden kunnen worden. De voornaamste reden voor deze gang van zaken is slecht project- en procesmanagement.

Bij een betere voorbereiding, betere kennis van zaken en meer durfmanagement zou de publieke sector volgens MarketCaps berekeningen circa 1 miljard euro per jaar aan IT-uitgaven kunnen besparen. Dit alles zonder gevolg of zelfs met een positief effect voor de service naar de burgers. Wanneer de overheid echt wil bezuinigen, dan ligt binnen de IT-projecten het budget voor het oprapen.

Opvallend is de negatieve rol die de externe IT-partners, veelal IT-consultant­organisaties, spelen bij de IT-projecten binnen de publieke sector. Men heeft veelal onvoldoende of zelfs zeer beperkte kennis van de processen. Waarbij het zeker niet alleen gaat om de kennis van de organisatie waar men voor werkt, maar met name ook om de kennis van de processen van de keten waar een overheidsorganisatie deel van uitmaakt.

Overheidsinstanties doen er verstandig aan om bij de selectie van ‘ondersteuning’ bij IT-projecten veel meer uit te gaan van sector- en proceskennis dan van IT-kennis. Een cruciaal advies daarbij is dat men de bulk van de ingehuurde projectkrachten niet onder supervisie van de ‘verhuurder’ moet plaatsen. Veel beter kan man daarvoor een interim-CEO of een kleine specialistisch organisatie op basis van resultaatverplichting inhuren. Overheidsinstanties dienen altijd zelf de controle te behouden, direct of via ‘loyale’ ingehuurde expertise. Dit gebeurt meestal niet, en daarmee ligt een groot deel van de schuldvraag rond IT-budgetoverschrijding ook bij het overheidsmanagement zelf.

Wat gaat er meestal fout? Er wordt veelal ‘van bovenaf’ een opdracht verordonneerd, zonder echte kennis van zaken. Een ministerie stelt bijvoorbeeld een uitwisselingsformaat vast (zonder kennis) gebaseerd op een oude standaard. Alleen semantiek en syntax zijn beschreven, maar nergens wordt de betekenis van de informatie/gegevens eenduidig omschreven. Dit betekent dat het technisch allemaal wel aansluit, maar de zaken in de praktijk volledig ontsporen. IT-projecten en politiek gaan gewoon niet samen!

Grote system integrators zoals Centric, Logica of Ordina gaan hierdoor aantoonbaar regelmatig serieus de fout in bij IT-projecten binnen de publieke sector. Men beantwoordt een-op-een kort door de bocht alleen aan de gevraagde bestekken, maar vergeet de totale keten en de aansluiting daarbij.

Bij bijna alle door MarketCap als succesvol gekwalificeerde projecten was de finale leiding in handen van een kleine specialistische adviesorganisatie. Goede voorbeelden van dergelijke adviesclubs zijn: ANG (Adviesgroep Nederlandse Gemeentes), gespecialiseerd in het oplossen van operationele problemen door gedegen proceskennis van onder andere belastingdiensten, en En Garde Consulting, gespecialiseerd in procesmatige aanpak van complexe burgerserviceapplicaties.

Namen van mislukte IT-projecten zijn eenvoudig te produceren. Echter, daar waar veel fout gaat, vallen goed uitgevoerde IT-projecten des temeer op. Een van die projecten die lof verdient, is het ONS-project van de Gemeente Belasting Rotterdam (GBR). Dit is volgens MarketCap een van de vijf best uitgevoerde publieke sector IT-projecten van de afgelopen vijf jaar. Ten eerste hebben de kosten per burger bij ONS vooropgestaan en niet de techniek c.q. de technische specificaties van het project. Men wilde aantonen dat de overheid wel degelijk kan snijden in de kosten. De sleutel daarbij was senior management, voorzien van durf en de benodigde volmachten tot acteren. Het was de doelstelling om terug te gaan van 240 IT-fte’s in 2009 naar 160 IT-fte’s in 2013. Dit wil de GBR door regulier verloop te laten plaatsvinden (pensioen, andere jobs, stimulering en dergelijke). Dit betekent een budgetvermindering met circa 5 miljoen euro per 2013. Dit alles is in schril contrast met budgetoverschrijdingen en de grote vraagtekens met betrekking tot enig rendement bij bijna alle grote IT-projecten in de publieke sector.

Het ONS-project is een SOA-georiënteerde, binnen Oracle EBS, ontwikkelde applicatie voor het heffen van gemeentelijke belastingen en verwerken en innen van vorderingen voor derden, zoals parkeerboetes. Het is in eigen beheer ontwikkeld in de periode 2007-2009. De ontwikkeling is tot stand gekomen omdat leveranciers van bestaande applicaties niet tegemoet konden komen aan de eisen en wensen van een grote gemeente. Bestaande applicaties zijn taakgericht terwijl ONS procesgericht is neergezet, waarbij menselijk handelen beperkt blijft. Hier is sprake van echte informatisering, dit versus de reguliere ‘ouderwetse’ automatisering waarvan sprake is bij de meeste overheidsprojecten.

De trefwoorden van dit succesproject waren:

- procesmatige insteek t.b.v. procesefficiëntie in plaats van taakgericht wat veel meer activiteit kost;

- aantoonbare kostenreductie >=25 procent binnen afzienbare periode;

- technische kennis van de ingehuurde IT-mensen gecombineerd met eigen interne proceskennis om zo tot een optimum te komen;

- totale kosten circa 10 miljoen euro, met een RoI van minder dan vijf jaar;

- realisatie in 2009 operationeel (doorlooptijd drie jaar) van tekentafel tot vol operationeel;

- beoordeling diverse andere gemeenten zeer positief, beter dan huidige aanbod op de markt;

- diverse andere gemeenten en waterschappen tonen interesse in publiceren van applicatie;

- ONS is eenvoudig inzetbaar voor andere gemeenten over vergelijkbare instellingen;

- inzet van ONS kan bij andere gemeenten ook leiden tot reductie van operationele kosten met 25 procent of meer.

Bij het ONS-project was er sprake van een keuze voor een diensten georiënteerde applicatiearchitectuur, ingegeven door de eisen die aan wendbaarheid en toekomstvastheid worden gesteld. Een dergelijke oplossing kan op termijn ook breder ingezet worden voor de gemeentelijke informatievoorziening en voor andere gemeenten en/of vergelijkbare overheidsinstanties. Bedrijfsprocessen en bedrijfsregels werden bij ONS waar mogelijk buiten de applicatie gehouden en kunnen daardoor relatief eenvoudig worden gewijzigd. Het programmeren van de functionaliteit werd daar waar mogelijk gemeden, met name door inkoop en door het genereren van programmatuur vanuit de ontwerpspecificaties. Er is geïnvesteerd in platformonafhankelijkheid. ONS-project werd zodanig ontworpen dat overgang naar andere platforms niet is geblokkeerd. De architectuur is zodanig opgezet dat er geen blokkades worden opgeworpen die maken dat de impact van andere modelkeuzes bij eventuele latere samenwerking met andere gemeenten of instellingen beperkt blijft. Alles wat in dit project nu juist goed gedaan is, dat gaat in bijna alle andere grote overheids-IT-projecten fout. IT-consultants schieten tekort bij proceskennis

KopMager 20pt bij inzetverhaal

weg

Do’s & don’ts

▪ vermijd zoveel mogelijk de turnkey-aanpak;▪ bewaak zelf altijd de proceskant van het project;▪ blijf zelf ‘in control’ en huur alleen in voor gecontroleerde uitvoering;▪ vermijdt de ‘wij weten het beter’-discussie met de IT-consultants, wees ‘de baas’;▪ leveranciers zijn alleen geïnteresseerd in het project, niet in de operationele kosten die een project de vijf tot tien jaar daarna met zich meebrengt;▪ bewandel niet de standaardpaden, wees niet bang voor innovaties mits functioneel.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Inloggen

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!