Functioneel beheer brengt lijn in de informatievoorziening

Zo boud wil Jeroen Eijskoot het niet stellen. Hij is hoofd Functioneel Beheer bij de Divisie Informatievoorziening & Technologie van de voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtsPN), én inspirator van de landelijke praktijkdag. “Dit is het enige congres dat alleen presentaties biedt die geheel gericht zijn op de business. Er zijn wel congressen voor ASL en BiSL, maar die gaan over de modellen. Dit congres draait om de demand-zijde. We hebben het hier over waar we het voor willen toepassen.”Kenmerkend voor functioneel beheer is immers dat het een taak is die binnen de organisatie ligt en niet op de ICT-afdeling.Nog maar zes jaar gelden trok hetzelfde evenement slechts vijftig bezoekers. Dat aantal is in de laatste jaren fors toegenomen. BiSL, de Business Information Services Library, het procesmodel voor functioneel beheer, werd kort daarna geïntroduceerd en heeft ook een snelgroeiende groep gebruikers. BiSL biedt vooral een begrippenkader voor functioneel beheer en informatiemanagement.De Politie Nederland is overtuigd voorstander van BiSL. De organisatie is al enige tijd bezig met het homogeniseren van de ICT. Doordat de 26 politiekorpsen die Nederland telt jarenlang elk zelf hun eigen ICT-budgetten konden invullen, is een eilandautomatisering ontstaan. Eijskoot: “IT moet centraal worden geregeld bij de Politie, want de informatie die wij nodig hebben, stopt niet bij de grenzen van de regio’s. Wij moesten goed nadenken over de rol van de opdrachtgever. Want we werden steeds weer verrast door onze IT-leveranciers met producten waar wij niet om gevraagd hadden. Uiteindelijk bleken we hoogstens 15 tot 20 procent van de functionaliteit die we in huis hadden toe te passen waarvoor het bedoeld was.”Daarnaast maakt het functioneel beheer bij de vtsPN een draai. “Functioneel beheer richtte zich op vragen van gebruikers die vertaald werden in systeemwensen. Maar we hebben nu zoveel systemen staan. Functioneel beheer moet nu weten wat er al is en dat optimaal uitnutten. Dat vergt andere competenties dus soms ook andere mensen. Er komen ook steeds meer mensen vanuit de business in dit vak werken. Ik heb veertig vacatures in mijn team. Die vullen zich nu op vanuit de politie zelf. De kennis die men in de praktijk heeft opgedaan, is van groot belang voor de invulling van het functioneel beheer. Dat wordt nu belangrijk voor het vertalen van opdrachten naar ICT toe. Want goede opdrachtgeving naar ICT is van groot belang.” De afdeling Functioneel Beheer van Eijskoot telt 75 medewerkers, waarvan er 55 “politiebloed hebben” en 20 die uit de IT zijn doorgestroomd. “Ik heb ruimte gekregen om veertig fte’s vanuit de politie zelf op te vullen. We proberen het van binnenuit te doen en zo de kennis te gebruiken die hier aanwezig is.” Niet alleen kan de politie de vacatures hierdoor sneller opvullen, het geeft de politiemedewerkers weer een nieuw carrièreperspectief. Met hun vakkennis kunnen ze nog heel goede dingen doen bij functioneel beheer. Dat geeft hen veel plezier in het werk. Vaak heeft men ideologische redenen om bij de politie te gaan werken en hiermee kun je dat bevestigen. Er is ook wel een instroom vanuit de ICT-kant, maar men blijft nogal eens hangen in de applicaties. Die doorstroming gaat moeilijker dan vanuit de business. Eijskoot noemt het “een aardverschuiving. Eerst vonden korpsbeheerders ICT te duur. Ze hadden er geen verstand van maar bemoeiden zich er wel mee. Nu spat die invulling van functioneel beheer er pas uit. Jawel, dat is deels te danken aan het feit dat veel aspecten van ICT een commodity zijn geworden. Maar is er nog meer. Het onderwerp wordt openbaar, het wordt bespreekbaar dat slecht opdrachtgeversschap tot problemen leidt binnen ICT.”De financiële crisis helpt ook. “Er zijn andere keuzes nodig. Je ziet dat maar 15 procent van de voorhanden functionaliteit benut wordt. Met functioneel beheer kun je keuzes maken: of die 85 procent functionaliteit gaat weg of je kiest voor een intensiever gebruik van wat je hebt, dat moet je beter benutten. Wij ondersteunen de eindgebruiker die functionaliteit beter te benutten.”Eijskoot en de zijnen maken nu een inventarisatie van het portfolio. “Wat hebben we en wat willen we? We bereiden ons voor op toekomstige veranderingen. Het betekent ook dat we dingen de nek gaan omdraaien. Daar hebben we veel nieuwe mensen voor nodig binnen functioneel beheer en veranderkundigen. Ik verwacht dat het pas rond 2014 zal zijn afgerond.”