EMO bestrijdt vergrijzing met outsourcing van het beheer
De IT-afdeling telt acht medewerkers die samen 2,5 fte besteden aan het beheer van de infrastructuur. Daarnaast houden ze zich bezig met softwareontwikkeling en ondersteuning, nieuwe projecten en het doorvoeren van changes. EMO telt in totaal vierhonderd medewerkers, waarvan er zestig op kantoor werken. De IT-afdeling beheert 125 werkplekken. Een groot deel van die 400 werkt in ploegendiensten. De ondersteuning moet dan ook 7 dagen per week 24 uur per dag doorgaan. De infrastructuur bestaat uit een aantal Windows-servers voor de kantooromgeving. Daarnaast werkt het bedrijf met een tiental VAX’en en Alpha’s van het toenmalige Digital Equipment, dat inmiddels via diverse overnames onder HP valt. Op de Vax’en en Alpha’s draaien onder Open VMS de applicaties voor de zogeheten operationele omgeving van EMO, zoals procescontrole, registratie, order entry en de centrale database.Alles is in één netwerk verbonden, dat op een groot aantal punten van het gehele EMO-terrein, dat 170 hectare beslaat, ‘naar boven komt’. Van de portiersloge via de gigantische kranen waarmee de ijzererts en kolen uit en in de schepen worden geladen tot de uiterste Oostpunt van het terrein waar een was/zeefinstallatie voor kolen staat, loopt onder meer 10kV-kabel naar de grote machines ‘gewone glasvezelkabels’ naar de rest. De systeembeheerders van EMO hebben tot voor kort altijd zelf de eerstelijnsondersteuning verzorgd. EMO wil het beheer van de kantoorautomatisering nu uitbesteden omdat veel van de eigen IT’ers binnen een paar jaar met pensioen zullen gaan. Vervanging wordt moeilijk, vreest Bert Pothoven, ICT-manager bij EMO. “Mensen met kennis van Windows zijn er wel, maar kennis van VMS is ronduit schaars en kennis van EMO al helemaal. Daarbij komt dat wij een vrij kleine organisatie zijn. IT’ers hebben we maar weinig doorgroei te bieden. De enige doorgroei is mogelijk als ik met pensioen ga en dat duurt nog wel even. Wel heb je hier een breed scala aan werkzaamheden, wat het werk erg leuk maakt. De meesten van onze IT’ers werken hier al jaren. De laatste nieuwe is twaalf jaar geleden aangenomen.” Hij vindt het risico dat hij mensen opleidt die na twee jaar weer vertrekken, te groot. Dat hangt ook samen met de aard van het bedrijf, vermoedt hij. “Het is hier op het terrein niet zo schoon.” De kolen en ijzererts worden op het terrein los opgeslagen en worden weliswaar bewerkt en besproeid om opstuiven te voorkomen, maar het zwarte en roodbruine stof is overal op het terrein. Daarnaast denkt hij dat de afstand meespeelt. De Maasvlakte ligt tamelijk afgelegen: 35 tot 40 kilometer van Rotterdam verwijderd. “Daar komt ook bij dat beheer tamelijk standaard wordt. Wil je daar eigenlijk nog wel verstand van hebben binnen je organisatie? Dat is iets wat goed geschikt is om uit te besteden. Vergelijk het met de beveiliging, met de catering en met het schoonmaken. Dat zijn allemaal ook zaken die uitbesteed zijn bij de meeste bedrijven.”Door het beheer uit te besteden komt er op de IT-afdeling mankracht vrij voor ander werk. “Klanten uit de Europese staalindustrie vragen steeds meer om actuelere, zeer precieze informatie: waar ligt hun vracht op het terrein, is die al geladen enzovoort. We moeten daarom veel aandacht besteden aan de informatievoorziening en systemen voor EDI-communicatie verder uitbouwen. Daarvoor is specifieke EMO-kennis nodig die we willen mobiliseren. Mensen met die kennis willen we zo min mogelijk aan beheer laten werken. Dat kan je overal laten doen.” Dat betekent niet dat er nu niemand meer beheerwerkzaamheden uitvoert. “Er moet hier altijd wel een IT-beheerder van onszelf aanwezig zijn om dingen ter plekke te doen en in noodgevallen snel problemen op te lossen. Daarnaast moeten we goed tegenspel kunnen bieden aan de leverancier. We willen ons zeker niet geheel verlaten op de leverancier.”Uitbesteding was wel een grote stap voor EMO, dat van oudsher zelf veel doet. Pothoven: “Ook op IT-gebied moeten we 7 x 24 uur paraat zijn. Dan wil je niet afhankelijk zijn van derden.” EMO is er geleidelijk naartoe gegroeid. “We hebben in 2006 eerst de helpdesk uitbesteed aan Kender Thijssen. Aan de wijze waarop dat georganiseerd was, zaten echter haken en ogen want de IT-kennis zat nog hier. Daardoor kregen we een deel van de problemen terug en konden we die alsnog zelf oplossen. In overleg met Kender Thijssen hebben we gekozen tussen stopzetten en een vlucht naar voren met uitbesteding. Het was te beperkt en dan kan het niet werken. Nu hebben we per 1 september het IT-beheer van de netwerken, servers en werkplekken én de helpdesk uitbesteed.”Hij heeft er vaart achter gezet omdat nu alle eigen beheerders nog aan het werk zijn. “Ze zijn heel betrokken en zeer kritisch om hun werk bij derden te leggen. Ze zijn er heel erg kien op dat het goed gaat lopen.”EMO koos voor Kender Thijssen en niet voor een zeer grote dienstverlener. “Wij zoeken een leverancier met een gegarandeerde continuïteit, maar juist met een beperkte omvang. Want we willen nog wel het gevoel hebben dat we ergens klánt zijn. Dat hebben we bij Kender Thijssen. We hebben bijvoorbeeld lang gestoeid over de SLA, maar je weet dat je altijd wel wat vergeten bent op te nemen. Dan is het belangrijk dat je het vertrouwen hebt dat je er bij dat soort dingen in harmonie uitkomt. Klop ik nu aan bij de grote outsourcingsdienstverleners, dan heb ik die overtuiging niet. Ik heb intern kritiek gehad dat we niet getenderd hebben, maar deze stap is al moeilijk genoeg om te zetten. Als je dat ook nog eens met een totaal vreemde partij moet doen, dan hadden we die stap misschien niet eens gezet.” Maar niets is voor eeuwig benadrukt hij. “Dit is een contract voor vier jaar. Daarna besluiten we hoe we verdergaan. Misschien stappen we dan over op een ander, of niet. Dat is nog niet te zeggen.”Als besparing is de uitbesteding niet bedoeld. “Continuïteit en een garantie voor genoeg capaciteit zijn de belangrijkste redenen om het beheer uit te besteden. Zelf doen zou op korte termijn misschien goedkoper kunnen zijn, maar als we steeds nieuwe mensen moeten werven en opleiden en die vertrekken na twee jaar, kost ons dat ook veel geld.”Pothoven heeft het gevoel met de uitbesteding op de goede weg te zijn. “Ik zie ontwikkelingen in de IT-wereld die dit proces verder ondersteunen. Eén pakketleverancier heeft ons al gemeld dat hij zijn software alleen nog maar als SaaS levert. Als dat zo doorgaat, en die kans is niet klein, betekent dat dat we over vijf jaar nog maar half zoveel servers nodig hebben. En dat vereenvoudigt ook weer het beheer. Dan is het niet verstandig om daarvoor nu nog veel mensen aan te nemen.”