E-factureren: de laatste drempels

7 mei 2010

Op 16 maart 2010 hebben de Europese ministers van Financiën een nieuw besluit genomen op het gebied van e-factureren. Het Europese besluit maakt e-factureren opnieuw actueel, maar neemt nog niet de echte drempels weg voor grootschalige toepassing. In ieder geval niet voor Nederland. Het gaat dan om adoptie, adressering, boekhoudpakketten, accountants en onderling vertrouwen. Om te beginnen ‘adoptie’.

Het aantal organisaties dat elektronische facturen kan en wil verzenden, groeit. Het willen en kunnen ontvangen van elektronische facturen blijft echter achter. En dat wordt een steeds duidelijker knelpunt voor grootschalige adoptie van e-factureren.

Dagelijks worden vijftig adrestypen gebruikt

De oorzaak ligt allereerst in het feit dat een zakelijke klant vier keer meer kan besparen met een goede elektronische inkoopfactuur die hij meteen kan verwerken in zijn financiële pakket. Steeds meer organisaties vragen hun leverancier bij gelijkwaardige handelsrelaties om de facturen in een vooraf bepaald elektronisch formaat aan te leveren. Bovendien moeten er los van het formaat ook nog allerlei specifieke gegevens aan worden toegevoegd: inkoopordernummer, projectnummer, afdelingsnummer, projectverantwoordelijke, kostenplaats, grootboekrekeningnummer en ga zo maar. Een andere oorzaak is dat de wet aan de kant van de klant staat als het gaat om acceptatie: bij e-factureren is acceptatie van de elektronische vorm door de klant een vereiste.

 Europese wetswijziging

Op 16 maart 2010 hebben de Europese ministers besloten de wetgeving voor e-factureren te wijzigen. Door e-factureren in Europa verder te vereenvoudigen, moet het gebruik ervan flink kunnen toenemen, zo luidt de stelling. De belangrijkste consequenties van de aanstaande EU-richtlijn zijn:

  • Papieren facturen worden gelijkgesteld aan elektronische facturen.
  • De waarborgen authenticiteit en integriteit worden aangevuld met het vereiste van juridische juistheid.
  • De waarborgen hoeven niet meer met technische maatregelen aan de factuur gekoppeld te worden. Het is ook mogelijk te werken met business controls: de manier waarop de factuur onderdeel is van de administratie.
  • Belastingdiensten zullen niet meer of diepgaander controleren bij elektronische facturen dan het geval is bij papieren facturen.
  • Wederkerigheid: lidstaten moeten e-facturen uit andere lidstaten accepteren, ongeacht de manier waarop de waarborgen rond de factuur tot stand komen.
  • Acceptatie door de klant blijft een vereiste om facturen elektronisch te kunnen verzenden.

Binnenkort wordt duidelijk of (en hoe) het Europees Parlement het besluit overneemt.

Interessant genoeg is vrijwel iedere organisatie in Nederland zowel verzender als ontvanger zodat het bovenstaande voor vrijwel elke organisatie opgaat: zij kan wel op allerlei manieren verzenden, maar niet zoals de klant ze wil ontvangen. Dat beperkt de adoptie. In heel Nederland. Zelfs in heel Europa.

Hoe kunnen we dit concreet oplossen? Allereerst door niet meer te spreken in vage termen als ‘awareness’ of ‘adoptie’, maar door het gewoon te hebben over ‘het accepteren van elektronische facturen’ als handeling. Daarnaast door ervoor te zorgen dat er een plek komt waar iedereen kan vertellen hoe hij facturen kan en wil verzenden en ontvangen. Een soort LinkedIn maar dan voor de voorkeuren van e-factureren: gratis en online. Die aanpak lost meteen twee andere knelpunten op.

Allereerst: adressering. De inhoud en het formaat van een bericht kunnen nog zo mooi, afgedwongen of afgesproken zijn, zonder een juist adres haalt geen enkel bericht zijn bestemming. Dat komt omdat er zoveel adresconventies zijn: EAN, e-mail, FTP en IP. En wat te denken van sociale netwerken als MSN, Twitter, Skype, Facebook en Yammer waarlangs in toenemende mate berichten, bestanden en zelfs betalingen langskomen? Op dit moment worden dagelijks wel vijftig adrestypen gebruikt. Dit zou ook in het LinkedIn-profiel voor e-factureren kunnen worden vermeld.

Daarnaast: on-boarding. Dienstverleners op het gebied van e-factureren zorgen ervoor dat de leverancier zo veel mogelijk facturen kan verzenden naar zijn klanten (of andersom: facturen kan ontvangen van zijn leveranciers). Dat gebeurt aan de hand van ‘on-boarding’: de ‘dienstverlener e-factureren’ vraagt dan de adres- en formaatvoorkeuren bij alle klanten van de leverancier op. Dit levert enorm veel toegevoegde waarde op voor de leverancier: meer besparing door een hogere adoptiegraad.

Vergeleken met de afspraken tussen aanbieders van mobiele telecommunicatie kan daar wel een nadeel aan kleven. Als de ene dienstverlener een factuur moet afleveren op basis van gegevens die de ander heeft (dus eigenlijk een factuur afleveren in het netwerk van de andere dienstverlener), dan moet er worden afgerekend. Dat spreekt vanzelf, want het is commercieel interessant. Het nadeel is alleen wel dat deze afspraken de prijs van e-factureren kunnen opdrijven, met een dempend effect op e-factureren.

Een oplossing zou een gezamenlijke database kunnen zijn, waardoor de kosten om e-facturen in andermans netwerk af te leveren door schaalvergroting dalen. Nog een model is dat e-factureren volledig gratis wordt aangeboden en dat voor diensten met toegevoegde waarde, zoals creditmanagement en betalingen, wordt betaald. Voorbeeld hiervan zijn: MoneyMedic, Maventa en TradeShift.

 Keurmerk E-factureren

De situatie rondom de opkomst van e-factureren lijkt sterk op de opkomst van e-commerce rond de millenniumwisseling: veel aandacht voor het onderwerp, snelgroeiend aanbod, relatief lage adoptie en behoefte aan onderling vertrouwen tussen diverse partijen. Het antwoord hierop was het keurmerk ‘Thuiswinkel Waarborg’: via duidelijkheid en vertrouwen het gebruik van e-commerce bevorderen. Hetzelfde zou bereikt kunnen worden op het gebied van e-factureren met een Keurmerk E-factureren. Het zou de volgende aspecten moeten behandelen:

  • naleven van wetgeving rond e-factureren;
  • helderheid met wie zaken wordt gedaan bij e-factureren;
  • gelijke behandeling van papieren en elektronische facturen;
  • vrijwillig kunnen overstappen op e-factureren;
  • waarborgen van vertrouwelijkheid en privacy;
  • beschikbaarheid van elektronische facturen;
  • bemiddelen bij klachten en geschillen;
  • hulp bij internationale facturen.

Het idee om met een keurmerk te komen, heeft al de steun van meer dan dertig organisaties en van de EU-dienstenrichtlijn. Deze richtlijn verplicht lidstaten actief maatregelen te nemen om te bevorderen dat dienstverrichters vrijwillig kwaliteitsmaatregelen nemen, zoals het bevorderen van keurmerken, gedragscodes en vrijwillige normen. Deze verplichting is opgenomen in artikel 11 en 12 van de Nederlandse Dienstenwet. Desondanks staat het Keurmerk E-factureren voor de enorme uitdaging zijn onderscheidende vermogen en toegevoegde waarde de komende jaren te bewijzen.

Met het oplossen van het ‘accepteren’ en het ‘adresseren’ van elektronische facturen zijn we er nog niet. Ook de boekhoudpakketten vormen nog een drempel. E-factureren in de zakelijke wereld lijkt zich af te spelen tussen organisaties. Beter is het om te zeggen dat e-factureren zich afspeelt tussen administraties van organisaties. En ICT helpt daar een handje bij in de vorm van financiële software: de boekhoudpakketten. Daarvan hebben we er ongeveer honderdvijftig in Nederland, met als eigenschappen dat ze niet of nauwelijks met elkaar gegevens kunnen uitwisselen en dat ze pas echt werk willen maken van e-factureren als een groot aantal klanten daarom vraagt. Daardoor kunnen organisaties elektronische facturen niet in allerlei formaten ontvangen. Met als gevolg: geen acceptatie, facturen kunnen niet elektronisch worden verzonden. Daardoor blijft de vraag achter, komen de boekhoudpakketten nog steeds niet in beweging en is de cirkel rond. Kortom, boekhoudpakketten (niet alle) vertragen op dit moment de adoptie van e-factureren.

Waar ligt de oplossing? Allereerst moeten we niet vergeten dat ‘dienstverleners e-factureren’ al een jarenlange ervaring hebben op dit vlak en hun verantwoordelijkheid nemen. Maar misschien zouden de leveranciers van financiële software en de ‘dienstverleners e-factureren’ nog meer met elkaar moeten overleggen om e-factureren voor elkaar te ontsluiten. Wellicht moet er een openbare bibliotheek komen van koppelingen tussen diverse boekhoudpakketten.

Boekhoudpakketten vertragen adoptie e-factureren

Van de boekhoudpakketten komen we bij de accountants. Zij mogen gerekend worden tot de echte achterblijvers bij e-factureren. Terwijl accountants een grote rol spelen bij – het controleren van – de administratie van organisaties en daar ook over adviseren, gebeurt er bijna niets op het terrein van e-factureren. Het is gissen naar de oorzaken. Er is van alles geprobeerd: overlegstructuren, boekjes, bijeenkomsten, artikelen, ga zo maar door. Hoe kunnen we accountants in beweging krijgen? Een echte oplossing lijkt niet voorhanden te zijn. Misschien vraagt e-factureren om het ontwikkelen van een nieuwe businesscase voor accountants. Of misschien moet worden uitgelegd dat e-factureren geen omzetderving maar omzetverschuiving oplevert.

Tot slot. Voor e-factureren is vertrouwen nodig. Vertrouwen in en van de Belastingdienst. Maar ook tussen verzenders en ontvangers. Een verdere toename van het vertrouwen tussen partijen verhoogt de bereidheid om van e-factureren gebruik te maken. Uiteraard komt dat vertrouwen met de tijd, maar het kan ook worden versneld door middel van zelfregulering: een gedragscode voor e-factureren. Met als klinkend voorbeeld het keurmerk ‘Thuiswinkel Waarborg’ (zie kader).

Friso de Jong is directeur van Factuurwijzer en initiatiefnemer van het Keurmerk E-factureren. De eerste exemplaren van het keurmerk worden officieel uitgereikt tijdens het Factuurcongres van 7 juni 2010.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!