Development

Procesmanagement
De waarheid achter RPA

De waarheid achter RPA

Deze best practices zijn noodzakelijk om van een RPA-implementatie te kunnen profiteren. 

© Shutterstock
12 november 2018

Deze best practices zijn noodzakelijk om van een RPA-implementatie te kunnen profiteren. 

De discussies rondom RPA zijn de afgelopen drie jaar enorm aan het veranderen. Vandaag de dag gaat het niet zozeer om de meest 'geavanceerde' tooling, maar meer om prijsbepaling. Veel bedrijven hebben RPA toegepast en mensen beginnen RPA nu beter te begrijpen. Toch kunnen veel dingen worden verbeterd en er zijn enkele heads-ups over dit onderwerp. Daarom heb ik besloten om u (de klant) jaarlijks te vertellen wat u moet weten over RPA voordat u het gaat implementeren in uw eigen organisatie. Dit is de tweede versie.

RPA is een teaminspanning. RPA moet niet worden uitgevoerd door twee personen die de fasen van de RPA-implementatie volgen terwijl ze nieuwe mensen ontmoeten en nieuwe obstakels tegenkomen. Het is essentieel om vanaf dag één iedereen bij het project te betrekken. Dit betekent de ontwerper, de programmeurs, de keyusers, de procesmanagers, de IT-afdeling, alsmede de risico's en audits. Hiermee kunnen mogelijke obstakels, zoals een IT-change, zo snel mogelijk geïdentificeerd en voorkomen worden.

Robotbeheer

RPA is er voor de lange termijn. De meeste discussies over RPA met organisaties gaan over hoe het beste aan de slag te gaan en hoe RPA te implementeren. Slechts een paar mensen (meestal de IT-medewerkers) overwegen het onderwerp van 'beheer en support'. Als de robot is gebouwd voor het eenmalig verwerken van gegevens, is deze vraag niet relevant.

Aangezien de meeste robots deel uitmaken van een groter proces, zal de robot uw manier van werken beïnvloeden. Dit betekent dat de robot en zijn werk niet alleen moeten worden gelaten. U heeft mensen nodig die de output van de operationele kant van het bedrijf afhandelen. Hierbij is het ook belangrijk om aspecten van de robot naar de mens mee te nemen. Zo moet er bijvoorbeeld worden nagedacht of de robot 'met vakantie' moet. Zodra de robot output heeft die dezelfde dag nog door medewerkers verwerkt moet worden, dan moet de robot inderdaad ook met vakantie tijdens de nationale feestdagen.

Robotmanagement is een grote kostenbesparing. De meeste RPA-consultants verdienen geld met de licenties van de RPA-leverancier. Het gevolg hiervan is dat veel bedrijven zich niet bezighouden met het praktisch indelen van de robots. Hoe meer robots, des te meer verkochte licenties. Echter, rekening houdend met de tijdschema's van de robots en hun processen, kan dit u duizenden euro's besparen. Hierbij een voorbeeld. Zowel proces A als proces B begint bijvoorbeeld om 9:00 uur en werkt tot 12:00 uur. In deze situatie wilt u kijken of proces B kan worden gepland als proces A is voltooid. Het is een eenvoudig aspect dat vaak wordt 'vergeten'.

RPA moet niet de enige focus zijn. Ik ben he-le-maal voor RPA. Maar om meer uit de digitale vaardigheid van uw organisatie te halen, is het belangrijk om ook andere technische componenten te laten aansluiten. Het combineren van RPA en process mining kan van grote waarde zijn voor uw organisatie, aangezien het de efficiëntie en effectiviteit verhoogt.

Ervaren RPA-resources zijn nog steeds schaars. De vraag naar RPA neemt enorm toe, maar het aanbod is nog steeds beperkt. Met een eenvoudig te behalen certificaat kun je vrijwel direct aan de slag als RPA-consultant. Het gebrek aan ervaren RPA-medewerkers is een echt probleem. De huidige situatie lijkt een beetje op een groep mensen die hun rijbewijs hebben gehaald en worden weggezet als privéchauffeurs. Degenen die wel praktische ervaringen hebben, worden meestal (rij-)instructeurs. Dit is de reden waarom ervaren bedrijfsanalisten en ontwikkelaars schaars blijven. Als klant is het behoorlijk moeilijk, maar verstandig, om voldoende tijd te besteden aan het vinden van mensen met concrete ervaringen en mensen die de principes van RPA volledig begrijpen van A tot Z. Slechts weinigen hebben concrete vaardigheden om te begrijpen wat er echt nodig is om een robot goed te implementeren. Hierbij komt dat er twee soorten RPA-consultants zijn.

Veel bedrijven negeren de best practices. Er zijn altijd verschillende manieren om Rome te bereiken. Dit geldt ook voor het bouwen van een robot. Met andere woorden, er zijn verschillende manieren om een stabiele en efficiëntie robot te maken. Idealiter wil je 'best practices' als je fundatie gebruiken bij het maken van een robot. In de praktijk gebeurt dit bij lange na niet.

Idealiter wilt u variabelen zoals inloggegevens en URL’s beveiligd in tooling of een centraal beheerd document hebben. Deze aanpak voorkomt dat u het script handmatig moet doorlopen wanneer u bijvoorbeeld wachtwoorden wijzigt. Bovendien is het ook veiliger en goedkoper op de lange termijn. Toch zijn er veel RPA-consultants die dit direct in het script van de robot zetten (hardcoded).

Kwaliteit of commercieel gedreven RPA-consultants. Het is vrij eenvoudig om kosten te verhogen voor een RPA-project, doordat er bij veel organisaties een gebrek aan kennis is omtrent RPA. Hierdoor is het essentieel om organisaties te vinden die kwaliteitgedreven zijn. Het toepassen van de best practices is hiervoor een duidelijke groene vlag. Een rode vlag zou bijvoorbeeld zijn wanneer een organisatie niet de laatste versie aan u wil verkopen. Dit is online te controleren. Ik heb van RPA-collega’s uit de markt vernomen dat dit vaak en opzettelijk wordt gedaan om een oplossing te bieden voor bekende problemen. Deze zijn uiteraard verholpen met die nieuwe versie. Met andere woorden, u mag weer gaan bijbetalen.

Standaardiseer eerst uw proces. Veel processen zijn al vele jaren geleden gemaakt. Op de vraag wanneer het proces is gemaakt, krijg ik met regelmaat een soortgelijk antwoord: “Ongeveer sinds ... nou eh ... het is al heel lang zo. Voordat ik hier was”. RPA dwingt u om opnieuw na te denken over de stappen in uw proces. Dit resulteert vaak in het wijzigen en standaardiseren van uw proces en het structureren van uw data. Hierdoor kan RPA sneller en gemakkelijker opgenomen worden binnen uw organisatie.

Voorkom politiek geneuzel omtrent RPA. De grootste bedreiging voor een geslaagde RPA-implementatie is de politiek tussen afdelingen en beleid. De automatisering van een proces kan heel snel worden gedaan. De focus en samenwerking van de klant is echter essentieel om dit te realiseren. Ervaringen tonen aan dat het ontvangen van bepaalde gebruikersrechten tot zes maanden kan duren vanwege politieke weerstand. De uitloop van een project zorgt voor een onnodige belasting op uw budget en uw relaties binnen de organisatie. Informeer, communiceer en betrek uw collega’s tijdig om dit te voorkomen.

Conclusie. RPA zelf is volwassen, alleen hebben veel organisaties een gebrek aan kennis omtrent RPA. De vraag is hoger dan het huidige aanbod. Hierdoor is het essentieel om RPA niet als een quick fix te benaderen. Integendeel. Om goed te kunnen profiteren van een RPA-implementatie, is het verstandig om de beschreven punten mee te nemen en te controleren. Zorg dat u uw huiswerk doet om te voorkomen dat de kosten onnodig hoog worden. Buiten dat om zijn de mogelijkheden met RPA gigantisch!

NUCHTERE BLIK OP Robotic process automation: 19 NOVEMBER IT DEEPDIVE

Wil je weten hoe je robotic process automation het beste kunt inzetten in jouw organisatie? Paul Kaspersma laat tijdens IT DeepDive van AG Connect een aantal toepassingen zien waaraan hij heeft gewerkt.
Meer informatie over IT DeepDive of aanmelden, kan hier.

Lees meer over Development OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.