Management

Zakelijke software
Dok bij Damen Shipyards

Damen perst zich via ERP in keurslijf

© CC BY0SA 4.0 Raimond Spekking
19 april 2013

Jaarlijks laat Damen Shipyards Group tussen de 120 tot 150 schepen te water: sleepboten, marine-, bagger-, binnenvaart- en containerschepen, luxe jachten, veerboten en offshore schepen. Kommer Damen nam in 1969 de door zijn vader en oom opgerichte (1927) scheepswerf over en staat nog altijd aan het roer. Hij bouwde het uit tot een relatief modern conglomeraat van 36 grote en kleinere scheepswerven. Daarvan zitten er negentien in Nederland, negen in de rest van Europa en acht in Azië en de rest van de wereld. In 1969 had Damen zeven mensen in dienst, nu werken er 7000 eigen medewerkers in het familiebedrijf, waarvan het hoofdkantoor in Gorinchem staat.

Het specifiek voor de scheepvaartindustrie ontworpen ERP-pakket Mars, dat door Damen werd gebruikt vóór IFS, was aan het einde van zijn levenscyclus gekomen, zegt Marc de Thouars. “Het was sinds het begin van de jaren negentig van de vorige eeuw in gebruik. Er is zoveel aan gedaan dat niets meer standaard was. Ik heb horen zeggen dat een engineer van Mars die hier op de vloer was, zijn eigen pakket niet meer herkende. Dan heb je het knap omgebouwd!”

In 2008 is Damen begonnen met de vervanging van Mars, in 2009 is IFS aangekocht. “Er bestond hier een distributieprobleem dat de directe aanleiding was voor de aanschaf van een nieuw ERP-pakket. De bevoorrading van alle scheepswerven loopt via Gorinchem. Het bouwen van schepen gebeurt op eigen werven in Polen, Roemenië, Singapore, Vietnam, China, Kaapstad, Cuba en daarnaast op vele partner werven zoals in het Midden-Oosten. Behalve nieuwbouw van grote en kleine schepen volgens een sterk gestandaardiseerd procedé, doet Damen veel onderhoud- en reparatiewerk, ook overal ter wereld.”

 

Werken in de keten

In 2011, een jaar voordat De Thouars bij Damen aantrad, werd besloten van alle werven één grote keten te maken. Direct na zijn aantreden legde De Thouars daarom de lokale implementatie van IFS op de Roemeense werf in Galaţi [spreek uit: Galats] stil. “Het was immers de bedoeling dat we in een keten zouden werken. Dat betekende halverwege de implementatie een koerswijziging. Daarna ben ik het geheel in elkaar gaan persen en heb ik Galaţi geïntegreerd in de Gorinchem-installatie. Het systeem in Gorinchem is in 2009 uitgelegd voor 450 gebruikers. Er zitten nu 1500 gebruikers op. De grootste uitdaging voor mij is al die 36 bedrijven op één lijn te krijgen. Ik krijg de vraag wel eens: ‘Hoe snel ga je het uitrollen?’ Dat is voor mij het minst spannend. Het bij de mensen tussen de oren krijgen en iedereen dezelfde kant op laten marcheren, dat is de uitdaging.”

“Alle processen, voor sales, inkoop, engineering, distributie, productie en service moeten overal in de organisatie en in alle landen eenduidig en op precies dezelfde manier verlopen. Ik wil maar één aanduiding hebben voor een M4-moertje en maar één aanduiding voor een M10-moertje. Alles moet overal hetzelfde zijn. Dat grijpt heel erg in. Het voordeel is dat we veel bedrijven overgenomen hebben, dus die hebben niks te zeggen. Dan is het: ‘Ik zal het nog één keer uitleggen, we gaan het zo doen.’ Ja maar… Dan zeg ik: ‘Welke naam staat er ook alweer op het dak? Staat jou naam hier op het dak?’

Het changemanagement dat nodig is voor de invoering van de keten heeft heel veel aandacht gekregen. Al voor ik hier kwam is een begin gemaakt met een groot programma DAWN, waarin onze enige manier van werken is vastgelegd, de juiste manier. Daar gaan we nog steeds mee door. Het is een heel goed doordacht concept. Het is nu een kwestie van focus om dat helemaal geïmplementeerd te krijgen. Iedere boot moet erin, met alles erop en eraan.”

 

Grote besparingen en voordelen

Het werken als keten geeft nu al voordelen te zien, zegt De Thouars. “Een ‘bill of material’ wordt nog maar een keer ingevoerd. Goederen worden nog maar één maal geregistreerd. Ik weet wanneer spullen aankomen, in China en Vietnam zien ze het ook. Dat zijn de voordelen die we nu al zien. Nog even en ik zie gigantische voordelen: dan weten we precies waar elk product zit. Dan weten we eerder wat en hoeveel tekort komt. Hoeven we minder zaken met DHL na te sturen. Het gebeurde te vaak dat de bezemstelen en matrassen voor de boten over het hoofd werden gezien.

Straks gaan we voor alle 35 sites centraal inkopen. Nu lopen de werven af en toe tegen elkaar te concurreren. Daar is serieus geld mee gemoeid. Verder gebruikt iedereen dezelfde bouwtekening, die gekoppeld is aan het product. We praten allemaal tegen dezelfde bak aan.”

Het ERP-pakket van IFS helpt De Thouars om de organisatie in het keurslijf te dwingen. “Het zijn hier allemaal eigenheimers. Ik vindt dat persoonlijk leuk, maar het maakt het wel moeilijker. En je kunt wel iets moois verzinnen voor een businessproces, maar er wordt altijd gevraagd: ‘Wat bedoel je nou precies?’ Je kunt met een snelle lijn een proces neerzetten, maar je moet het uitvlooien tot de echte toetsaanslag. Daar gaat tijd in zitten om er over na te denken. Wat is hier het meest logische?”

 

“Maar we hadden geen internationaal netwerk, geen WAN, niet één domein voor heel Damen, geen intranetsite, geen internetpagina. Dat ben ik razendsnel vanaf de bodem op gaan bouwen. Het moet er voor de zomer liggen. Dan hebben we ook Gorinchem en Galaţi aangesloten op IFS. De overige werven volgen daarna, dat wordt een apenkunstje. De basis in Galaţi is geïmplementeerd. We gaan nu conform planning gewoon uitrollen. Maar de business bepaalt. Als ze zeggen, de eerste prioriteit is nu die boot naar buiten duwen, dan kan ik op mijn kop gaan staan, maar dan moet eerst die boot naar buiten. En dat is terecht. Ondertussen zijn we ook twee datacenters aan het inrichten in Amsterdam en Genève. Voor het eind van het jaar wil ik met virtuele teams 24x7-support leveren op alle vestigingen.”

 

Flexibel als voor- en nadeel

“Het voordeel van IFS is dat ze zeer flexibel zijn. Het nadeel van IFS is dat ze zeer flexibel zijn. Een andere applicatie had ik hier niet geïmplementeerd gekregen. Te rigide. Maar het is in feite een tool om een business en bepaalde kant op te duwen. En met IFS is het wat makkelijker om wijzigingen door te voeren. Wat mijn business ook verzint, IFS kan er een oplossing voor bieden. En misschien wil ik voor bepaalde zaken wel helemaal geen oplossing. Het voordeel is natuurlijk wel, als we zeggen deze aanpassing is cruciaal, dan is het ook zo gepiept. Terwijl ik bij SAP hemel en aarde moet bewegen en anderhalve ton kwijt ben voordat een aanpassing wellicht in de release van 2015 beschikbaar komt.”

“Ook in IFS hebben we maatwerk, want er zijn altijd dingen die aangepast moeten worden. Al is het maar om de compromissen te kunnen sluiten die nodig zijn om het bedrijf erin te krijgen. Als IT’er zeg ik dat het niet gelukt is om de neiging tot maatwerk de kop in te drukken. Maar ik ben niet ontevreden. Het grootste deel hebben we gewoon standaard kunnen gebruiken. En ik verwacht dat er in de toekomst ook minder maatwerk nodig zal zijn omdat we het proces gestandaardiseerd hebben.

Maar afspraak is afspraak en je moet wel een hele goede reden hebben om daarvan af te wijken. Ik ben er wel een beetje rigide in en zeg dan dat het niet anders kan. Ik weet wel dat het anders kan, maar dat is mijn onderhandelingsruimte. De 15 procent waarvan je weet dat er afgeweken gaat worden, zoals bij iedere implementatie. Als je in het begin al toe gaat geven, zet je de deur open. En het is geen IT-feestje. Het is een ‘joint effort’ tussen IT en de business. Het oude IT-denken met de neiging om te zeggen: ‘Wij weten wat goed voor u is’, daar krijg ik buikpijn van.

Ook de IT’ers hier moeten ervan doordrongen zijn dat het doel is boten naar buiten duwen. Het gaat er niet om of de back-up goed draait. De back-up is eigenlijk niet zo belangrijk, het gaat om die boot. Daar heb je die back-up voor nodig. Maar dat is ondersteunend.

Wanneer het af moet zijn, is niet aan mij. Technisch gezien kan ik dit het eind van het jaar af hebben, maar dat is niet realistisch. Dan sta ik aan de finish en als ik om me heen kijk sta ik daar alleen omdat ik niemand mee heb. Ik loop te drijven, ik kan het forceren, afdwingen, maar uiteindelijk bepaalt de business.

 

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!