Contracten door de mangel

27 februari 2009
En de tarieven voor de diensten die wel onmisbaar zijn, daarop valt – in de huidige markt – waarschijnlijk ook nog wel substantieel af te dingen. Desnoods worden contracten opengebroken. Nu de leveranciers toch timide zijn, pikken ze dat wel. Het lijkt een altijd-prijs-spel voor opdrachtorganisaties, maar sommige sourcingadviseurs plaatsen serieuze kanttekeningen bij een al te groot enthousiasme voor de mangel.

De meeste organisaties betalen zo’n 5 tot 10 procent te veel aan de IT-dienstverleners die ze ‘aan boord’ hebben, schat Tom Vos van sourcingadviesbureau Synotion. Ze betalen voor diensten die – ergens gedurende de looptijd van het contract – irrelevant werden. Ze betalen voor performance die niet wordt gehaald. Ze betalen voor uren die niet zijn gemaakt. Ze betalen voor opslagcapaciteit die niet wordt benut. Ze betalen voor werkplekken die er al lang niet meer zijn.

Volgens Vos is het toezicht op de relevantie en naleving van contracten met IT-dienstverleners een taak die bij veel opdrachtorganisaties onvoldoende is belegd: “We komen bij organisaties die op jaarlijks zo’n 25 miljoen euro of meer uitgeven aan IT-diensten op basis van meerjarige contracten. Maar het toezicht op de naleving van die contracten laten ze over aan één contractmanager. Dat is gewoon te weinig. Dan kun je niet de scherpte verwachten die nodig is en laat je dus gewoon geld wegstromen.”

Synotion speelt in op het toenemend kostenbewustzijn van organisaties middels een quickscan, die erop is gericht binnen drie weken inzicht te geven in het verbeterpotentieel. De scan analyseert de kloof tussen contracten en de werkelijke situatie en geeft onder meer een overzicht van de te behalen verdiensten. De quickscan is niet meer dan een steekproef, bedoeld om de opdrachtorganisatie inzicht te geven in het verbeterpotentieel. Sommige klanten besluiten die uitdaging zelf op te pakken, maar Synotion verwacht wel dat een flink aantal organisaties ertoe over zullen gaan dat uit te besteden.

“In een booming markt hebben de meeste organisaties andere prioriteiten in hun vendormanagement. Maar nu veel bedrijven met een afnemende vraag worden geconfronteerd, wordt het plotseling interessant om wel op de details te letten. Het zit vooral in de kleine dingen, maar vaak wel met grote gevolgen”, zo verwoordt Vos de businesscase voor de quickscan.
Als sprekend voorbeeld van een onopvallend in gebreke blijven van een dienstverlener, rapporteert Vos een case waarin de automatisering van een retourgoederenstroom niet goed werkte: “Een deel van de defecte onderdelen werd daardoor niet teruggestuurd, maar niemand klaagde daar over, wat uiteindelijk betekent dat niet alleen schade wordt geleden in het bedrijfsproces, maar dat ook nog eens wordt betaald voor IT die niet is geleverd.” Ook zou het regelmatig voorkomen dat eigen interne IT’ers werk verrichten dat de dienstverlener ten onrechte niet oppakt.

Ook IT-sourcingadviseurs die in hun marktbewerking wat minder nadrukkelijk het crisisthema aanvoeren, bevestigen desgevraagd dat klanten meer bezig zijn met contract- en demand-management. Han Hendriks van Kirkman Company spreekt in dit verband van ‘monnikenwerk dat bij veel klanten lange tijd niet de aandacht heeft gekregen die het verdient’. “We zien op dit moment wel een toegenomen vraag naar advies en ondersteuning in contractmanagement. Daarnaast speelt heronderhandeling van contracten nu heel nadrukkelijk. Opdrachtorganisaties zoeken daar naar mogelijkheden om gunstigere voorwaarden te bedingen.”

Bij EquaTerra heeft dat vooralsnog niet geresulteerd in meer dan normaal opdrachten voor contract- en service health checks, maar directeur Albert Sprokholt signaleert wel dat demand- en contractmanagement vaker onderwerp van gesprek is.
“Onze klanten pakken het thema van kostenbeheersing nu wel meer op, maar ze doen dat voornamelijk door gebruik te maken van flexibiliteitsbepalingen in de bestaande contracten.”

20 procent besparen op telecom door handig bel-analysegereedschap
Aanpalend aan IT-contracten zijn uiteraard de telecomabonnementen die veel bedrijven in groten getale voor hun medewerkers afsluiten. Ook daarop valt als regel flink te besparen; gemiddeld zo’n procent of 20 schat directeur Erik Jan Keijzer van ReleaseTMS. Dat bedrijf legt zich toe op ondersteuning bij het managen van telecomkosten. Afgelopen zomer zette ReleaseTMS onder de naam ‘TelcoView’ een online telecommanagementoplossing in de markt waarmee bedrijven hun telecomkosten inzichtelijk kunnen maken en kunnen beheersen. Het gaat daarbij onder andere om het traceren van verkeerde matches op medewerkerniveau tussen gebruik en abonnementsvorm en om het traceren van privégebruik van het zakelijk abonnement.

TelcoView blijkt een onverwachte hit. De service is hard op weg om belangrijker te worden dan de bestaande diensten die ReleaseTMS levert rond aanbesteding, providerwisseling en beheer.

“Bedrijven waar we een paar maanden geleden nog niet binnenkwamen, bellen ons nu op met de vraag of we het kunnen komen demonstreren.”
Inmiddels heeft Keijzer ruim 50 grootzakelijke gebruikers, in de range van 75 tot 7000 sims. Er loopt zelfs een proef bij een organisatie met meer dat 10.000 sims. De kosten voor de dienst variëren volgens een staffel van 200 tot 50 cent per sim.

De online analyses van de telecomfacturen zijn gebaseerd op informatie die door de telecomaanbieders beschikbaar wordt gesteld. Ofschoon formats en abonnementsvormen van aanbieder tot aanbieder verschillen, is het ReleaseTMS toch gelukt om een structuur te ontwikkelen die voldoende generiek is om de data van alle aanbieders aan te kunnen. Enkele meer vooruitstrevende telecomaanbieders verwijzen klanten die aangaande bel-analyse meer vragen dan zij kunnen bieden, zelfs al door naar TelcoView.
Maar klanten van EquaTerra’s concurrent Quint Wellington Redwood blijken aanmerkelijk minder subtiel te werk te gaan. Principal consultant Menzo Meijer ziet dat klanten het niet bij het navlooien van contracten laten: “We worden op het moment veelvuldig ingeschakeld voor ondersteuning bij het heronderhandelen van contracten, zowel voor heronderhandeling als voor hercontractering. Op korte termijn wil men lagere tarieven, de innovatie uit het oog verliezend. Minder afnemen kan ook helpen kosten te besparen, maar dat laten de meeste contracten gewoon toe.” Dat contracten nu juist bedoeld zijn om tariefdiscussies uit te sluiten, speelt naar de ervaring van Meijer in de praktijk nauwelijks een rol: “Opdrachtorganisaties hebben tal van middelen om hun IT-dienstverlener mee te krijgen in een gesprek over een bestaand contract. Dat kan volgens het poldermodel, zo van ‘In de tenderfase zeiden jullie een partner te willen zijn. Nu; wij hebben een probleem, nu moet je ons helpen.’ En het kan ook volgens een meer Angelsaksische aanpak, waarbij het voornamelijk om de prijs draait en zo nodig impliciet of expliciet wordt gedreigd met uitsluiting voor andere opdrachten.”

Ook Wim Vrijmoeth van Sense Sourcing ziet dat opdrachtorganisaties het kantelen van de markt aangrijpen om voordeel te behalen, maar hij is niet onverdeeld gelukkig met die trend: ”Het is natuurlijk prima om goed naar je contracten te kijken en te zorgen dat je niet betaalt voor diensten die niet of onvoldoende worden geleverd. Maar waar ik me zorgen over maak, is dat het kan doorslaan, dat sourcingrelaties SEnD die vaak toch al gespannen zijn SEnD nog verder onder druk komen te staan. Zo is er op dit moment bij opdrachtorganisaties een sterke neiging om contracten te heronderhandelen en daarbij zwaar in te zetten op tarieven. Dat is kortetermijndenken, wat de verhoudingen in de sourcingmarkt echt niet vooruit helpt. We hebben in de afgelopen jaren geleerd dat er heel veel valt te besparen en te verdienen door in te zetten op betere integratie van de processen bij beide partijen in de sourcingrelatie. Nu zwaar inzetten op terugbrengen van werkvolume en tarieven maakt in dat vlak al gauw meer stuk dan je ermee terugverdient.”

Han Hendriks van Kirkman Company gaat nog een stap verder dan Vrijmoeth, door te stellen dat opdrachtorganisaties hun dienstverleners serieus in gevaar kunnen brengen door het in de huidige ‘kopersmarkt’ te hard te spelen: “Veel IT-bedrijven hebben het in de huidige markt behoorlijk moeilijk. Zo moeilijk, dat de continuïteit in gevaar komt. Als je als opdrachtgever zo’n partij dwingt om onder de kostprijs te gaan leveren, dan kun je ’m echt over de rand duwen, en wat is dan nog je winst?”


 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Neem contact met ons op!