Contracten door de mangel
De meeste organisaties betalen zo’n 5 tot 10 procent te veel aan de IT-dienstverleners die ze ‘aan boord’ hebben, schat Tom Vos van sourcingadviesbureau Synotion. Ze betalen voor diensten die – ergens gedurende de looptijd van het contract – irrelevant werden. Ze betalen voor performance die niet wordt gehaald. Ze betalen voor uren die niet zijn gemaakt. Ze betalen voor opslagcapaciteit die niet wordt benut. Ze betalen voor werkplekken die er al lang niet meer zijn. Volgens Vos is het toezicht op de relevantie en naleving van contracten met IT-dienstverleners een taak die bij veel opdrachtorganisaties onvoldoende is belegd: “We komen bij organisaties die op jaarlijks zo’n 25 miljoen euro of meer uitgeven aan IT-diensten op basis van meerjarige contracten. Maar het toezicht op de naleving van die contracten laten ze over aan één contractmanager. Dat is gewoon te weinig. Dan kun je niet de scherpte verwachten die nodig is en laat je dus gewoon geld wegstromen.”Synotion speelt in op het toenemend kostenbewustzijn van organisaties middels een quickscan, die erop is gericht binnen drie weken inzicht te geven in het verbeterpotentieel. De scan analyseert de kloof tussen contracten en de werkelijke situatie en geeft onder meer een overzicht van de te behalen verdiensten. De quickscan is niet meer dan een steekproef, bedoeld om de opdrachtorganisatie inzicht te geven in het verbeterpotentieel. Sommige klanten besluiten die uitdaging zelf op te pakken, maar Synotion verwacht wel dat een flink aantal organisaties ertoe over zullen gaan dat uit te besteden. “In een booming markt hebben de meeste organisaties andere prioriteiten in hun vendormanagement. Maar nu veel bedrijven met een afnemende vraag worden geconfronteerd, wordt het plotseling interessant om wel op de details te letten. Het zit vooral in de kleine dingen, maar vaak wel met grote gevolgen”, zo verwoordt Vos de businesscase voor de quickscan. Als sprekend voorbeeld van een onopvallend in gebreke blijven van een dienstverlener, rapporteert Vos een case waarin de automatisering van een retourgoederenstroom niet goed werkte: “Een deel van de defecte onderdelen werd daardoor niet teruggestuurd, maar niemand klaagde daar over, wat uiteindelijk betekent dat niet alleen schade wordt geleden in het bedrijfsproces, maar dat ook nog eens wordt betaald voor IT die niet is geleverd.” Ook zou het regelmatig voorkomen dat eigen interne IT’ers werk verrichten dat de dienstverlener ten onrechte niet oppakt.Ook IT-sourcingadviseurs die in hun marktbewerking wat minder nadrukkelijk het crisisthema aanvoeren, bevestigen desgevraagd dat klanten meer bezig zijn met contract- en demand-management. Han Hendriks van Kirkman Company spreekt in dit verband van ‘monnikenwerk dat bij veel klanten lange tijd niet de aandacht heeft gekregen die het verdient’. “We zien op dit moment wel een toegenomen vraag naar advies en ondersteuning in contractmanagement. Daarnaast speelt heronderhandeling van contracten nu heel nadrukkelijk. Opdrachtorganisaties zoeken daar naar mogelijkheden om gunstigere voorwaarden te bedingen.”Bij EquaTerra heeft dat vooralsnog niet geresulteerd in meer dan normaal opdrachten voor contract- en service health checks, maar directeur Albert Sprokholt signaleert wel dat demand- en contractmanagement vaker onderwerp van gesprek is. “Onze klanten pakken het thema van kostenbeheersing nu wel meer op, maar ze doen dat voornamelijk door gebruik te maken van flexibiliteitsbepalingen in de bestaande contracten.”