Concerngedachte moet overheid regeren

5 februari 2010

De bedrijfsvoering van het rijk, die ervoor zorgt dat de departementen hun taken goed kunnen verrichten, is te veel versnipperd. De departementen hebben hun activiteiten op een eigen manier ingericht, en ook binnen de departementen en tussen de verschillende werkgebieden bestaan grote verschillen. Vorig jaar is besloten dat het rijk een rijksbrede en duurzame bedrijfsvoering zal nastreven die zich kenmerkt door meer gezamenlijke oplossingen, meer efficiëntie en meer ontkokering. En dat alles tegen lagere kosten. Centraal hierbij staat de invoering van de concerngedachte: om als één geheel te opereren. Hierdoor kan optimaal gebruik worden gemaakt van schaalvoordelen.

Er zijn dit jaar in dit kader duidelijke initiatieven zichtbaar. De benoeming van de CIO’s heeft geleid tot meer aandacht voor strategisch informatiemanagement. Er wordt gewerkt aan de herinrichting van de bedrijfsvoering door de bundeling van ICT-uitvoeringsorganisaties. Bij de uitwerking moet rekening worden gehouden met de wens om voor de opdrachtgevers tot de beste wijze van dienstverlening en gezamenlijk beheer te komen, en tegelijkertijd daar waar nodig uniformiteit aan te brengen en efficiencywinst te incasseren. Bij de concerngedachte hoort ook dat elementen van bedrijfsvoering op diverse niveaus met elkaar in verband worden gebracht en niet los van elkaar bestaan zoals nu vaak het geval is. We kunnen hierbij veel leren van de ervaringen met de bestaande shared-servicescentra en andere samenwerkingsverbanden, want zij zijn feitelijk de pioniers van de concerngedachte.

Laten we de concerngedachte toespitsen op de informatiehuishouding. De ICT-uitvoeringsorganisaties vervullen een cruciale rol bij de informatievoorziening binnen de rijksoverheid en van de rijksoverheid naar haar omgeving. Vanuit de strategie voor een rijksbrede bedrijfsvoering wordt nu vastgesteld wat het besparingspotentieel en de mogelijkheid tot meer duurzaamheid is bij de beoogde consolidatie van de ICT-uitvoeringsorganisaties van enkele departementen. Omvangrijke besparingen zijn mogelijk als gevolg van schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering en toepassing van best practices uit de markt.

De voorgestelde aanpak van coalitievorming, gericht op meerwaarde door samenwerking, is een professionele beweging. Immers, zij leidt niet alleen tot kostenreductie maar ook tot een versterking van de horizontale samenhang tussen de diverse beleidskernen en ministeriële verantwoordelijkheden. In de bedrijfsvoering is daarnaast ook de verticale samenhang van belang, waarmee wordt gedoeld op de relatie tussen beleidskern en uitvoering. Op het raakvlak van horizontale en verticale samenhang kunnen in de bedrijfsvoering problemen ontstaan bij de inrichting van informatiesystemen. Daarbij is belangrijk dat de uitwerking van de consolidatie aansluit bij de uitgangspunten van het geformuleerde informatiebeleid door de opdrachtgevers in de beleidskernen. Uitgangspunt zal minimaal moeten zijn dat de continuïteit van de bedrijfsprocessen is gegarandeerd, dat de ICT-dienstverlening op basis van een transparant en marktconform aanbod is ingericht en dat de regievoering en opdrachtgeversrol van de departementen daarop zijn voorbereid. Dit is een gevoelig bestuurlijk proces met belangrijke aandachtspunten.

De coalitie zal het karakter krijgen van een beperkt aantal ICT-beheerorganisaties met breed toepasbare ‘generieke diensten’, waarin zij zullen moeten uitblinken (‘operational excellence’). Generieke diensten wil zeggen: ‘diensten die voor meerdere opdrachtgevers geschikt zijn’. Generiek staat tegenover specifiek; specifieke diensten worden voor een specifieke opdrachtgever ontwikkeld en/of beheerd. ICT-diensten ter ondersteuning van het primaire bedrijfsproces zijn vrijwel altijd specifiek. De schaalvergroting maakt op termijn meer specialismen mogelijk en maakt het gemakkelijker om bijvoorbeeld efficiënt in te spelen op de vraag naar ruimere beschikbaarheid. Bij de bundeling wordt gezorgd voor continuïteit van de dienstverlening aan de huidige klanten. In de loop van de tijd zal een taakverdeling ontstaan met de opdrachtgevers die meer specialistische klantwensen behartigen (‘customer intimacy’).

Een gedateerde bedrijfsvoering en de overheidscultuur werken remmend op de modernisering van de rijksorganisatie. Het is niet vanzelfsprekend dat de concerngedachte succesvol wordt ingevoerd. Er moet eerst worden voldaan aan enkele minimale voorwaarden voor succes, zoals bewustwording en draagvlak bij de betrokken partijen. De beleidsverantwoordelijke directies, de regieorganisaties, de opdrachtgevers en opdrachtnemers zullen nauw moeten samenwerken. De ICT-uitvoeringsorganisaties moeten afgestemd blijven op de ontwikkelingen in hun directe omgeving en de mogelijkheid hebben om hieraan mede invulling te geven. Om de beoogde consolidatie succesvol te kunnen realiseren moeten de volgende agendapunten worden uitgevoerd.

1. Regievoering

De CIO’s zijn verantwoordelijk voor de beleidsmatige kaders op het gebied van informatievoorziening. Met in het vooruitzicht de bundeling van ICT-beheer van enkele departementen en mogelijk in de toekomst andere organisaties wordt het sturingsvraagstuk nog breder. De vastgestelde kaders moeten voortdurend getoetst worden om te bepalen of goede oplossingen voor de ondersteuning van specifieke bedrijfsprocessen mogelijk blijven. Het kan echter voorkomen, dat de opdrachtgever(s) en ICT-uitvoeringsorganisatie(s) verschillende opvattingen hebben over beleidsmatige issues zoals de vraagsturing. Wanneer dergelijke dilemma’s zich voordoen, worden zij voorgelegd aan de ICCIO (de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers) en de betrokken pSG’s, en mogelijk zelfs aan de bestuursraden.

2. Opdrachtgeversberaad

De kwaliteit van de ICT-voorzieningen is juist vanwege het grote belang een gemeenschappelijk vraagstuk. De concentratie van ICT-beheer ten behoeve van meerdere klantorganisaties maakt het in de toekomst mogelijk om door te ontwikkelen van ICT-beheerder naar dienstverlener op basis van een functionele vraag. Door de concentratie van ICT-beheer wordt het immers mogelijk dat voor verschillende klantgroepen verschillende voorzieningen worden beheerd, echter met dezelfde functionaliteit. Een gebundelde ICT-organisatie kan zich alleen functioneel ontwikkelen door overeenstemming te bereiken met opdrachtgevers en regieorganisaties, waarna de onderliggende contractuele afspraken moeten worden aangepast. Deze doorontwikkeling moet in het opdrachtgeversberaad worden geagendeerd.

3. Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging is een specifieke vorm van kwaliteit en integriteit. Gezien de toenemende aandacht voor zaken als veiligheid en beveiliging, vertrouwelijkheid en integriteit, externe gegevensuitwisseling en privacy, zal deze functie bijzondere aandacht moeten krijgen. Op basis van risicoanalyses van alle bedrijfsprocessen en afspraken met de klant, zoals vastgelegd in de dienstencatalogus en leveringsvoorwaarden, dient de informatiebeveiliging te worden ingericht. Daarbij wordt als basisniveau de Code voor Informatiebeveiliging gehanteerd. Bovendien worden de verschillende (wettelijke) voorschriften en richtlijnen nageleefd. De rol van de BeveiligingsAuthoriteit (BVA) van de departementen is gericht op het naleven van de geldende veiligheidskaders in hun eigen kolom.

4. Medezeggenschap en planvorming

In samenspraak met de bestuurder (pSG) moet aan de ondernemingsraad advies worden gevraagd over het conceptbundelingsplan en conceptbedrijfsplan, waarin de hoofdlijnen van verandermanagement zijn verwerkt. Vervolgens zullen gedurende het veranderprogramma de voorgenomen deelbesluiten aan de medezeggenschapsraad worden voorgelegd. Daarna dient gewerkt te worden aan de verdere planvorming. Men moet hierbij denken aan het bedrijfsplan, de integrale dienstencatalogus, het plan van aanpak verandermanagement, de evaluatie en verbetervoorstellen voor opdrachtmanagement, het plan van aanpak met hoofdstromen en de uitwerking van een inrichtingsvoorstel op basis van functionaliteiten en competenties.

5. Verandermanagement

Het verandertraject moet, als logisch gevolg van de gemaakte keuzes, ambitieus en ingrijpend zijn. Ambitieus omdat de nieuwe ICT-uitvoeringsorganisaties zich willen ontwikkelen tot een betrouwbare en professionele serviceorganisatie, die binnen de rijksoverheid wordt gezien als een volwaardige partner op het gebied van ICT-vraagstukken. Ingrijpend omdat de keuzes consequenties hebben voor medewerkers en leidinggevenden binnen de huidige datacenters. Teneinde het succes van een veranderingtraject te borgen wordt gekozen voor een gestructureerde aanpak voor organisatieverandering, een ‘Planned Change Approach’. Een dergelijke vorm van verandermanagement is geïntegreerd in de lopende projectactiviteiten. Het maakt veranderen beheersbaar onder andere door de noodzaak ervan inzichtelijk en op ieders niveau begrijpelijk over te brengen. Op basis daarvan worden noodzakelijke interventies gepland, informatiesessies gehouden en de noodzakelijke communicatiemiddelen ingezet.

6. Continuïteit en effectiviteit

Met als doel te kunnen meedenken over mogelijke ICT-oplossingen, wil de nieuwe ICT-uitvoeringsorganisatie in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken worden bij het opstellen van (informatie)plannen door de opdrachtgevers binnen de departementen. In deze fase worden de plannen getoetst aan het informatiebeleid en worden de mogelijkheden binnen het bestaande applicatieportfolio verkend. Hierbij speelt mee, dat nadrukkelijk gestreefd wordt naar zoveel mogelijk generieke ICT-toepassingen, hergebruik van beschikbare softwarecomponenten en standaardisatie van ICT-diensten. Bij de afstemming tussen informatiebehoeften en ICT-dienstverlening moet derhalve een goede balans gevonden worden tussen het gemeenschappelijke belang en de specifieke eisen en wensen van de opdrachtgevers. Standaardoplossingen worden waar mogelijk gebruikt, anders zijn maatwerkoplossingen noodzakelijk.

7. Verzakelijking

De consolidatie van ICT-uitvoeringsorganisaties heeft een grote potentie om baten te realiseren. Enerzijds op het gebied van kostenbesparingen door het integreren van bepaalde taken. Anderzijds zijn er verbeteringen in termen van besturing en organisatie, IT-dienstverlening en duurzaamheid te verwachten. Ook deze laatste baten zijn, hoewel niet altijd in euro’s te vertalen, van groot belang voor een juiste en zorgvuldig afgewogen besluitvorming. Het gaat uiteindelijk om waardecreatie. Met name bij de overheid, waar de maatschappelijke waarde vaak zeker zo interessant is als het financiële beeld, is dit essentieel en daarmee een onmisbare toevoeging aan de focus en sterkte van de business case. In de praktijk gebeurt het regelmatig dat de aandacht voor dergelijke meer kwalitatieve en politiek-bestuurlijk belangrijke baten, onvoldoende is.

8. Moderne technologische concepten

Bij het consolideren van ICT-uitvoeringsorganisaties moeten meteen moderne technologische concepten worden meegenomen, met name cloud computing en de virtualisatie van toepassingen en infrastructuur. In Engeland zijn hiermee zeer aanzienlijke schaalvoordelen gerealiseerd. De Japanse regering eist dat in 2015 alle ministeries hun informatiesystemen in de cloud hebben ondergebracht. Ook landen als de VS gaan die kant op. Gezien het open karakter van internet moet de informatiebeveiliging geregeld zijn conform de geldende BVA-afspraken en accountancyrichtlijnen.

Dr. René Matthijsse is werkzaam bij Capgemini Public Sector en tevens universitair hoofddocent bij de postgraduate IT Audit-opleiding aan de Vrije Universiteit Amsterdam.

 
Lees het hele artikel
Je kunt dit artikel lezen nadat je bent ingelogd. Ben je nieuw bij AG Connect, registreer je dan gratis!

Registreren

  • Direct toegang tot AGConnect.nl
  • Dagelijks een AGConnect nieuwsbrief
  • 30 dagen onbeperkte toegang tot AGConnect.nl

Ben je abonnee, maar heb je nog geen account? Laat de klantenservice je terugbellen!