Development

Software-ontwikkeling
papieren factuur op scanner

Casestudy: Infomedics verkort met RPA acceptatieproces van nieuwe klanten

Factoringcontract opstellen en ondertekenen: van 57 dagen naar 7 minuten.

© CC0 - freeimages.co.uk Dreamstime
15 juni 2020

Factoringcontract opstellen en ondertekenen: van 57 dagen naar 7 minuten.

De RPA-markt groeit snel. Steeds meer bedrijven zien voordelen van de inzet van robots in administratieve bulkprocessen. Voor je het weet ontstaat een nieuwe IT-hype. Maar als RPA iets niet zou moeten zijn, is het wel een speeltje van de IT-afdeling. Infomedics laat zien dat RPA bovenal een businessaangelegenheid is. Welke administratieve processen hebben zij geautomatiseerd en wat zijn bij hen de succesfactoren?

Infomedics is gespecialiseerd in medical factoring: het administreren, factureren en innen van declaraties van zorgverleners – voornamelijk tandarts- en fysiotherapiepraktijken – bij zorgverzekeraars en patiënten. Het proces dat zorgverleners doorliepen voordat ze officieel klant waren bij Infomedics, duurde voorheen 57 dagen. “Dat komt doordat wij heel veel checks moeten doen”, zegt Claudia Koppen, manager Servicedesk Klanten bij Infomedics. “Denk aan het opvragen van de AGB-code, het checken van de registratie bij de Kamer van Koophandel, het controleren of de opgegeven jaaromzet klopt, een check op de kredietwaardigheid, het uitzoeken wie er tekenbevoegd zijn, enzovoort. Pas als je al die controles hebt gedaan, kun je een offerte opstellen. Als die offerte leidt tot een contract, moet dat vaak door wel vijf, zes mensen worden ondertekend: drie of vier leden van de maatschap of directeuren van een bv en onze twee directeuren. Een contract telt gemiddeld 30 pagina’s, dus dan heb je het over 180 parafen die eerst gezet en daarna gecontroleerd moeten worden.” Haar vurige wens was om de administratieve rompslomp uit dit proces te verwijderen en het rigoureus te verkorten.

Claudia Koppen, manager Servicedesk Klanten bij Infomedics

Compliancechecks automatiseren

Koppen werkte tot anderhalf jaar geleden voor Famed, het bedrijf dat door een fusie opging in Infomedics. Daar was ze verantwoordelijk voor riskmanagement: het inschatten van het financiële risico dat Famed op een klant loopt. Daaraan liggen veel controles ten grondslag die door de inzet van RPA niet alleen sneller maar ook kwalitatief hoogwaardiger zouden worden. “Je moet je voorstellen dat in het verleden onze accountmanagers bij iedere klant persoonlijk langsgingen om al deze informatie te controleren. Soms hadden praktijken niet alle informatie voorhanden, soms klopten dingen simpelweg niet omdat ze bijvoorbeeld vergeten waren een wijziging door te geven aan de KvK of Vektis, de organisatie die het declaratieproces in de zorg vormgeeft en beheert. Al met al kostte dat heel veel tijd en hadden we centraal te weinig overzicht over de status van een aanvraag.”

Samen met haar toenmalige collega Frans Kloosterman dook ze in de mogelijkheden om de compliancechecks te automatiseren. Kloosterman: “We kwamen erachter dat iedere afdeling binnen Famed wel een rol had in het acceptatieproces van nieuwe klanten. En dat er eigenlijk niemand in de organisatie was die met een helikopterview het hele proces monitorde. Gemiddeld duurde het 57 dagen voordat een praktijk klant was.”

 

Frans Kloosterman

Nieuw proces ontwerpen

De twee begonnen daarom met het uittekenen van het oude proces en het vormgeven van een nieuw, geautomatiseerd proces om volledig online een contract te kunnen afsluiten. Daarbij hebben ze vanaf het eerste moment de accountmanagers betrokken. Hun werk veranderde immers het meest. Met het nieuwe proces in de hand hebben ze extern hulp gezocht voor de bouw van de software. “Onze eigen IT-afdeling had haar handen vol aan het up-to-date houden van de al in gebruik zijnde systemen. Omdat wij zelf het proces al helemaal hadden uitgetekend, was het voor die externe partij vooral een kwestie van het bouwen van de software”, vertelt Koppen.

Er zijn koppelingen ontwikkeld naar externe databases. Onder meer naar Vektis, waar een automatische check van de AGB-code plaatsvindt en informatie van declaraties bij zorgverzekeraars wordt opgehaald; naar Company.info, waar volautomatisch het KvK-uittreksel wordt opgehaald en wordt gecontroleerd wie de ultimate beneficial owners (UBO’s) zijn die moeten tekenen; naar iDIN, het identiteitscontrolesysteem van de banken waarmee digitaal iemands identiteit kan worden geverifieerd; en naar Ondertekenen.nl, een dienst waarmee je rechtsgeldig een digitale handtekening onder documenten kunt laten zetten.

Betere offertes

Het nieuwe proces is zo ontworpen dat voor klanten helder is wat er gebeurt. Ze gaan naar de website, klikken op ‘maak offerte’, vullen een aantal vragen in die normaal gesproken de accountmanager zou stellen en krijgen een eerste prijsberekening. Als ze dan interesse hebben om verder te gaan, vraagt Infomedics de AGB-code op waaraan het hele declaratieproces is gekoppeld en worden automatisch de data van zorgverzekeraars opgehaald. Op basis van al die informatie vindt er een handmatige controle plaats op de kredietwaardigheid. Als dit in orde is, wordt volautomatisch een contract opgesteld dat door de klant en de directie van Infomedics digitaal kan worden ondertekend. Op deze manier is het acceptatieproces van kleine klanten met een omzet tot 1 miljoen euro volledig gedigitaliseerd. Dat proces duurt nog slechts 7 minuten.

In het acceptatieproces van grotere klanten gaat een accountmanager fysiek langs bij klanten, maar ook daar is de administratieve rompslomp volledig weggeautomatiseerd. “Accountmanagers kunnen zich nu richten op hun eigenlijke werk: sales en het beheren van de klantrelatie”, zegt Koppen. Behalve dat het nieuwe proces ontzettend veel tijd bespaart, verbetert ook de kwaliteit. “Want als mensen offertes maken, heb je op een gegeven moment tien verschillende versies van één type offerte. Nu is het veel beter gestandaardiseerd. Dat oogt prettiger, zowel voor de klant als voor de mensen in onze backoffice als zij iets moeten opzoeken.”

Coronaproof proces

Zo ongeveer op de datum van de livegang van het 1.0-product kwam ook de fusie rond tussen Famed en Infomedics. Kloosterman: “Dat betekende dat alle bestaande contracten ook opnieuw opgemaakt en ondertekend moesten worden. Normaal gesproken zou dat een enorm karwei zijn geweest met ontzettend veel handwerk. We hebben het bestaande systeem in acht weken aangepast naar een migratiesysteem. Nu konden we de 2.200 nieuwe contracten met een waarde van circa 1,2 miljard euro automatisch opstellen en digitaal laten ondertekenen. Dit heeft ons ontzettend veel werk bespaard. We hebben bewust ervoor gekozen om geen koppeling te maken met onze bestaande systemen; de data-export gaat maandelijkse via downloads. Dit heeft ons veel ontwikkelwerk gescheeld.”

Dit automatisch opstellen en laten ondertekenen van contracten is meteen een soort stresstest voor het nieuwe systeem. En die verliep succesvol. 

Toen vanaf 13 maart medewerkers van de ene op de andere dag thuis moesten werken, bewees RPA helemaal zijn nut. “Onze directie kan vanaf iedere plek een contract tekenen. Dat deden ze vorig jaar al vanaf hun vakantieadres, nu doen ze het vanaf huis. Stel je eens voor hoe complex alleen al het tekenproces zou worden als papieren contracten eerst vanaf kantoor naar de klant zouden worden gestuurd, dan weer terug naar kantoor, en dan naar de directieleden thuis.”

Kant-en-klare tools

Als Koppen andere bedrijven één advies mag geven, dan is het wel: kijk eens welke kant-en-klare tools er al zijn om stappen in je proces te automatiseren. “Je kunt een heleboel compliancechecks automatisch doen met een koppeling naar Company.info of UBO-X. En met een tool als Ondertekenen.nl kun je een digitale handtekening zetten. Het is dus meer een kwestie van kijken welke bouwblokken al bestaan en hoe jij die in jouw proces kunt inzetten. Echt, het is eenvoudiger en veel goedkoper dan je denkt.”

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (juni nummer 2020). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, klik dan hier voor de inhoudsopgave.

Lees meer over Development OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.