Innovatie & Strategie

Cloud
cloudmigratie

Case: Verzekeraar Athora pakte financiën aan met cloudmigratie

"Er was geen gebrek aan complexiteit"

12 september 2022

"Er was geen gebrek aan complexiteit"

Wat begon met een cloudmigratie van het financiële landschap leidde bij het grote pensioen- en levensverzekeringsbedrijf Athora Netherlands tot een totale herschikking van het boekhoudsysteem. Om dat simpeler te maken bleek een complexe operatie nodig.

"Eindelijk waren we zover. We hadden budget, de juiste focus en iedereen stond in de startblokken," vertelt Raymond Roussou, Transformation Director bij Athora Netherlands, moederbedrijf van de merken Zwitserleven en Reaal. De ERP, de Enterprise Resource Planning, zou van on-premise naar de cloud migreren. "Maar net toen we wilden starten, kwam de lockdown. We besloten de stap toch te zetten. We besloten onze mensen te vertrouwen. Als je de goede mindset hebt en de goede capabilities aan boord hebt, fiks je het samen wel."

En zo begon in maart 2020 een intensieve groepsreis. Toch kwam niemand echt van zijn plek. "Vanwege de lockdowns hebben we elkaar nooit ontmoet," vertelt Rohit Dass, Segment Head of Banking, Financial Services and Insurance Benelux bij TCS: "Wij hebben de transformaties gedaan en de opdracht op afstand uitgevoerd vanuit verschillende locaties in Nederland en India. Uniek voor ons en voor Athora. Ook ging alles in het Engels, en van de vele stakeholders hadden meerderen nog nooit met ons gewerkt. Laat ik zeggen: er was geen gebrek aan complexiteit. Toch hebben we de cloudmigratie binnen tien maanden én binnen het budget kunnen realiseren."

Van verzekering naar finance

Het plan om het financiële landschap te verbeteren ontstond in 2019. In de jaren daarvoor waren de verzekeringstechnische administraties van Athora Netherlands al van veertig bronsystemen teruggebracht naar vier. En nu was Finance aan de beurt voor een cloudmigratie met daarbij - als je dan toch aan de slag gaat - een vernieuwings- en efficiencyslag. Uit de eerste overleggen over de cloudmigratie herinnert Dass zich vooral de eis dat de winkel open moest blijven tijdens de werkzaamheden."‘Heel bijzonder. En een interessante uitdaging."

Roussou verklaart: "Ja, de winkel moest openblijven, mede omdat we ons schadebedrijf hadden verkocht, waarvoor we contractueel nog een tijd verantwoordelijk waren." Athora en TCS bedachten samen een innovatieve oplossing: naast de oude wereld werd een nieuwe wereld gecreëerd. Een vondst, zegt Roussou: "Zo konden we het schadebedrijf vanuit de oude wereld blijven bedienen, dat hebben we gedaan tot begin dit jaar." Voor de eigen organisatie is de knop van de oude naar de nieuwe wereld omgezet op 1 januari 2021.

Athora Netherlands is groot geworden door overnames, en heeft daarmee veel legacy gekocht, met daarin ook nog eens veel maatwerk. "Daarvan hebben we lessen geleerd die we hopelijk nooit meer vergeten." Roussou weet nu dat veel maatwerk vooral veel beheer betekent. "Bij elke verandering moet je de hele keten door om het maatwerk te fiksen. Maatwerk lijkt op de korte termijn leuk, het kan voor commerciële kansen zorgen, maar op de lange termijn kan het een molensteen worden."

Geen modules, maar één groot systeem

Vandaar dat bij de cloudmigratie, tegen de trend in, is gekozen voor één groot systeem, Oracle Financials Cloud. Geen versnippering meer, niet door maatwerk en niet door modulaire systemen. "Bedenk ook dat een groot deel van ons werk over data gaat," zegt Roussou. "Als je allerlei modulaire systemen naast elkaar gaat zetten, moet je zelf de datamigratie en de datadefinities uniformeren. Terwijl we nu met uniforme data werken. Eén groot systeem is weliswaar duurder, maar de andere voordelen tellen voor ons zwaarder."

Dass vult aan: "Met één systeem maak je inderdaad het gebruik van een gemeenschappelijk data framework door de hele keten mogelijk. Oracle zorgt ervoor dat alles met elkaar “praat”, waardoor je betere analytics kunt krijgen."

De keuze voor Oracle volgde uit een marktscan en een vergelijking van de verschillende providers, vertelt Roussou. "Voor de vergelijking gebruikten we het Magic Quadrant van Gartner. Dat veel medewerkers van Athora de look and feel van Oracle-systemen al kenden gaf de doorslag. Het zou veel opleidingstijd besparen."

Het werken met één systeem zorgde er trouwens ook voor dat de verschillende collega’s in de finance organisatie met dezelfde systemen kunnen werken, of ze nu bij reporting zitten of bij accounting of controlling. "Eerst had elke afdeling zijn eigen tooltje," zegt Roussou. "Nu gaan ze elkaars wereld beter begrijpen. Dat stimuleert de ketenintegratie en het werken in eenzelfde systeem opent een bredere wereld voor veel medewerkers, dat maakt job rotation ook gemakkelijker."

Een complexe operatie die binnen de planning en binnen het budget is geslaagd, hoe ‘fiks’ je dat?

"We hadden fantastische teams, hier in Nederland en in India," verklaart Roussou. "Natuurlijk is goed projectmanagement nodig, een goede planning en een testcyclus met dry runs en parallel runs. Maar het succes zit hem in de mensen, die bijzonder hard hebben gewerkt en veel extra uren hebben gemaakt."

Herontwerp businessfuncties

Dass noemt de ervaring van TCS met eerdere Oracle-projecten bij Athora als belangrijke factor. "We komen als dienstverlener niet van nul, zogezegd. We bieden een combinatie van Oracle-gerelateerde kennis, finance gerelateerde kennis en functionele kennis ofwel hoe werkt een verzekeringsbedrijf met de tools. En het werkte bij dit project ook goed dat wij de verantwoordelijkheid namen voor de betrokkenheid van Oracle, de derde partner."

Na de cloudmigratie is inmiddels fase twee aangebroken. Want Athora had nog een eis. De verhuizing naar de cloud moest nieuwe mogelijkheden creëren voor efficiëntie en automatisering. TCS bekijkt hierbij niet alleen hoe de bronsystemen en workflows samengebracht kunnen worden in de cloud, maar ook welke aanvullende nieuwe functionaliteiten gewenst zijn. Feitelijk gaat het om een compleet herontwerp van de businessfunctie, zegt Dass. "Door onze kennis van Oracle Financials Cloud kunnen we hierbij proactief adviseren, ook over de nieuwe capabilities: welke tools van de Oracle Suite zijn nodig, welke passen minder goed. Bij het bepalen van wat nodig is, werken we trouwens met gap analyses."

Een van de nieuwe tools is de ‘360 graden data view’. Belangrijk volgens Dass, want iedereen kijkt hierdoor naar dezelfde data, zowel de CFO als de Financial Controller als de uitvoerder. Ook zijn de Accounting Hub en de automatische Reconciliatie Tool in gebruik genomen. Roussou is enthousiast: "Je kunt inderdaad zeggen dat we het hele boekhoudsysteem, het ledger, hebben opgeschoond en opnieuw hebben ingericht. Omdat we in meerdere financiële frameworks moeten rapporteren, hebben we een Multi Ledger Omgeving gecreëerd. Daar zit ook kunstmatige intelligentie (AI) in. Die kan straks worden ingezet voor het herkennen van patronen bij medewerkers en voor het doen van suggesties voor verbeteringen en verdere automatisering."

De AI-tools zijn nog in voorbereiding en volgens Dass kan de productiviteit straks met 40 procent stijgen. "En het werk wordt leuker en waardevoller. De medewerkers kunnen straks meer tijd besteden aan het analyseren van cijfers dan aan het creëren ervan."

Nieuwe legacy?

Terug naar het nu. De cloudmigratie is geslaagd, maar loert om de hoek het gevaar van nieuwe legacy? Nee, antwoorden Roussou en Dass in koor.

"Oracle Financials Cloud is een SaaS-oplossing, dat voorkomt juist legacy omdat Athora altijd de laatste versies en updates krijgt. Als je het mij vraagt is dat ook een voorwaarde om de jonge generatie aan je te binden, tools moeten cool zijn," aldus Dass.

Roussou: "Onze klanten verwachten ook dat we blijven verbeteren. Ons motto is dat we een duurzame partner voor het leven willen zijn en hiermee kunnen we dat beter waarmaken."

Magazine AG Connect

Dit artikel is ook gepubliceerd in het magazine van AG Connect (september 2022). Wil je alle artikelen uit dit nummer lezen, zie dan de inhoudsopgave.

Lees meer over
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.