Management

Branche
'BIT moet worden voorgezet, maar niet tandenloos'

'BIT moet worden voortgezet, maar niet tandeloos'

Het Bureau ICT-Toetsing werkt nog tot eind 2020. Staatssecretaris Knops beraadt zich momenteel over voortzetting.

© CC BY-SA 2.0,  risastla
15 mei 2019

Het Bureau ICT-Toetsing werkt nog tot eind 2020. Staatssecretaris Knops beraadt zich momenteel over voortzetting.

Het Bureau ICT-Toetsing moet zijn werk de komende jaren kunnen voortzetten. Experts vinden dat staatssecretaris Raymond Knops de termijn van het orgaan moet verlengen, in elk geval met een aantal jaar. BIT heeft er de afgelopen jaren aan bijgedragen dat er minder overheidsgeld is verkwanseld aan ICT-projecten, zeggen experts tegen AG Connect. Het controlerende overheidsorgaan moet wel meer zijn tanden laten zien, en het moet weg bij het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het uit de hand lopen van overheids-IT-projecten is een hardnekkig probleem, zegt Niels Groen, partner bij Blinklane Consulting. Hij deed promotie-onderzoek naar waarom ICT-projecten bij de overheid blijven escaleren en inventariseerde in een artikel in AG Connect het eerste jaar werk van het BIT. “Uit recente nieuwsberichten over de projecten bij de voedsel- en warenautoriteit en bij de Rijksdienst voor het Wegverkeer blijkt dat het probleem nog steeds aanwezig is.”

Om de controle op IT-projecten binnen de overheid te vergroten, werd in juli 2015 het Bureau ICT Toetsing gestart. Dit gebeurde op advies van de Commissie Elias na het kritische eindrapport ‘Grip op ICT’. Het BIT werd initieel voor vijf jaar in het leven geroepen. Staatssecretaris Raymond Knops verlengde het instellingsbesluit voor het BIT met een half jaar; tot 31 december 2020. “De continuïteit van de functie die het BIT vervult, is daarmee afdoende geborgd,” schreef hij in een brief aan de Tweede Kamer.

Met het oog op morgen

Knops denkt momenteel na over de voortzetting van het orgaan. Morgen, donderdag 16 mei, wordt tijdens een Algemeen Overleg de jaarrapportage van het BIT over 2018 besproken. Gezien het recente vertrek van Hoofd BIT Cokky Hilhorst en de dreigende stopzetting van het orgaan wordt het overleg met veel interesse tegemoet gezien.

Ook na 2020 moet het BIT worden gecontinueerd, vindt Groen. “Het probleem is niet weg. Hetgeen wat het BIT in gang heeft gezet, moet worden voortgezet. Deze functie is zeker nog zeer relevant en nodig binnen de overheid.” Ook Ton Elias pleit ervoor om het BIT voor minimaal vijf jaar voort te zetten.

Het werk van het BIT wordt in het algemeen positief beoordeeld. Zo schreef Andersson Elffers-Felix in het eindrapport ‘Evaluatie Bureau ICT-toetsing’: “De commissie Elias beoogde met het BIT bij te dragen aan meer controle op ICT-projecten binnen de Rijksoverheid. Uit de voorliggende evaluatie komt naar voren dat het BIT deze bijdrage ook levert."

Waardevol

"Ten eerste draagt het BIT bij aan de getoetste projecten door zijn aanbevelingen. Ten tweede levert het BIT een bijdrage aan het sturend vermogen van de departementale CIO’s en de CIO-Rijk op ICT-projecten. Ten derde voorziet het BIT de Tweede Kamer van waardevolle informatie die behulpzaam is in het uitvoeren van de controlerende taak”, schrijven de onderzoekers. In dit onderzoek wordt niets gezegd over het voortzetten van het BIT, maar de toon van het rapport neigt naar het blijven bestaan van het orgaan.

Ken van Ierlant is kritischer over het BIT. Van Ierlant werkt al jarenlang aan IT-projecten bij de overheid en is toen hij werkzaam was bij PwC gevraagd om het opzetten van het BIT op zich te nemen. Dat heeft hij geweigerd. Volgens hem lost het BIT het probleem niet op, zolang het de overheid aan een visie op IT ontbreekt. “Het BIT toetst alleen, het kan geen vragen stellen over het waarom van digitalisering omdat die visie er niet is. Ik heb geen kritiek op het werk van het BIT, maar op deze manier blijft het een losse ijsschots. Voortzetten van het werk lost het probleem dat er bij de overheid is, niet op.”

Interventies

Groen bekeek een aantal toetsingen van het BIT in het eerste jaar van het orgaan. “In dat eerste jaar was er al duidelijk een aantal projecten waarin op basis van adviezen van het BIT interventies waren gedaan. Het beste voorbeeld is het project ‘Zelfbediening Justitiabelen’ (ZBJ). Door het advies van het BIT is echt pas op de plaats gemaakt.” Dit project moet het mogelijk maken dat ‘justitiabelen’ (mensen in gevangenissen en huizen van bewaring) zelf hun winkelbestellingen, (gecontroleerde) internet-toegang, rekening-courant, toegang tot het strafdossier en bezoekplanning digitaal kunnen regelen.

En dit is niet het enige project, onlangs zette minister Carola Schouten van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe ICT-systeem INSPECT bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) stop nadat uit onderzoek van het BIT bleek dat het project zijn doelen niet gaat halen, dat het veel meer geld gaat kosten en dat ook de deadline niet wordt gehaald.

Het is goed dat projecten worden stopgezet, maar in dat soort gevallen kan ook de gang naar de rechter worden gemaakt. Elias: “Te vaak wordt nog gezegd: het was niet in orde, maar we gaan toch verder. Dat vind ik vreemd. In dat soort gevallen zou de rechter moeten worden aangesproken. Er moet niet zo gemakkelijk voor zoete koek worden geslikt dat leveranciers niet leveren en er later aan mogen schroeven tegen meerwerk.”

Soms wordt het advies van het orgaan ook aan de kant geschoven, zoals het advies over Zorgdomein. Over dit systeem waarmee persoonsgebonden budgetten (pgb) worden geadministreerd, beoordeeld en uitbetaald, schreef het BIT dat het twijfelt of het ‘ooit gaat slagen’. Minister Hugo de Jonge (VWS) en de betrokken partijen schoven het advies van het BIT aan de kant.

Elias is kritisch over de houding van leden van de Tweede Kamer in dat soort gevallen. “Ze hebben de neiging om achteraf bij ieder schandaal te piepen. Maar nondeju, ze moeten op het moment dat het er toe doet indringende vragen stellen. Je hoeft echt geen verstand van ICT te hebben om als Defensiewoordvoerder te vragen: zeg beste minister, zeg beste staatssecretaris, heeft u wel voldoende nagedacht over de ICT-effecten van wat we hier nu allemaal verzinnen en wat u allemaal verzonnen heeft? Wilt u ons in een aparte rapportage van maximaal twee A4’tjes uitleggen hoe u heeft verzekerd dat het goed komt met de ICT?”

Niet onder BZK

Ook Elias is vijf jaar na de oprichting voorzichtig positief over het orgaan. “Het BIT is voor de helft mislukt. Het idee was goed, maar ik geef de uitvoering een vijf.” De politicus heeft een aantal kritiekpunten. Allereerst is het BIT – tegen het advies van de commissie in – onder Binnenlandse Zaken gehangen. “Je moet het BIT niet ophangen onder de Rijks-CIO die ook nog eens verantwoordelijk is voor het Rijks ICT-beleid. Het BIT moet een volstrekt onafhankelijk orgaan zijn met een heel krachtige zware leiding."

"Ik pleit ervoor om het onder te brengen bij Algemene Zaken – dat hebben we destijds ook geadviseerd. Als Rutte zich daartegen blijft verzetten - omdat hij geen nare dingen op zijn bordje wil maar alleen dingen die glanzen - dan maar als ZBO of bij Financiën. Maar het moet weg bij BiZa.”

Groen is het met hem eens. “De Gateway Reviews hingen ook onder Binnenlands Zaken. En dat is een gekke situatie, waarin het ene departement het andere controleert. Bovendien heeft Binnenlandse Zaken ook slechtlopende IT-projecten en nogal wat ook. Het is een beetje de loodgieter waar zelf de kraan lekt.”

Andersson Elffers-Felix is niet negatief over de positie van het BIT onder BZK: “Gegeven de bestaande situatie ziet AEF geen aanleiding om de positionering van het BIT binnen het ministerie van BZK aan te passen. In de afgelopen periode is de onafhankelijkheid van het BIT niet in het geding geweest. De formele waarborgen van deze onafhankelijkheid ten opzichte van het ministerie van BZK functioneren naar behoren. Tegelijk bewaken de medewerkers van het BIT (inclusief de bureaumanager) dat zij onafhankelijk kunnen opereren. Dit heeft continu de aandacht.”

Tanden laten zien

Ander kritiekpunt is dat het BIT vaker zijn tanden had moeten laten zien. Elias: “Het zou vaker gebruik moeten maken van zijn bevoegdheid om ook over lopende projecten te adviseren.” Deze aanbeveling wordt ook door Andersson Elffers-Felix gegeven. Van Ierlant zou willen dat het BIT zich ook uitlaat over de vraag waarom het project überhaupt is gestart. “Dat er ook vragen worden beantwoord als: Wordt het beoogde doel van het IT-project wel behaald? En is daar wel een dergelijk IT-project voor nodig?”

Een andere aanbeveling is om de geleerde lessen te delen. Daar is Groen het mee eens. “Het BIT zou meer een kenniskarakter moeten hebben waarin het ook een opleidende rol heeft voor overheidsinstanties. Waarin lessen worden gedeeld: waar instanties bij dergelijke projecten op moeten letten en hoe je een IT-project aanpakt.” Dat doet het BIT overigens wel; het geeft presentaties, cursussen en er is een CIO Dag Rijk georganiseerd, aldus het BIT in zijn jaarrapportage 2018.

Die lessen zouden wat Van Ierlant betreft niet alleen moeten gaan over hoe een IT-project aan te pakken. Hij vindt dat het BIT meer moet doen dan alleen auditing. “Ook innovatie zou onderdeel van de functie moeten zijn. Het ontbreekt de overheid momenteel aan een visie op IT. De overheid zou de vraag moeten stellen hoe kunnen wij er als overheid met digitalisering voor de overheid zijn. Het gaat dan niet meer over het toetsen van IT-kosten, maar over het daadwerkelijk toevoegen van waarde.”

Cultuurprobleem

Door lessen te delen kunnen projecten vooraf beter worden aangepakt, in plaats van achteraf, zegt Groen. “Maar het zal nog moeilijk zijn om dit echt te bewerkstelligen. Dat lessen niet worden opgevolgd, is ook een cultuurprobleem.”

Daar deed hij namelijk in zijn proefschrift onderzoek naar. “Mijn proefschrift ging over met welke mindset je een project start. Projecten zijn onzeker, de kunst is om dat te erkennen en te zeggen laten we eerst op kleine schaal alle aannames valideren voordat we verder gaan."

"Wat bij  de overheid gebeurt, is dat er een project wordt gestart met de mindset van: als we het heel goed beschrijven kunnen we het beheersbaar houden. Dat controleert een schijnzekerheid, want als je denkt dat alles is dichtgetimmerd, check je niets meer. Bestuurlijk is het niet interessant om te zeggen dat je denkt dat iets beter is, maar dat je het niet zeker weet. Dat is het cultuurprobleem.”

Geen monopoliegeld

Ook Elias ziet een cultuurprobleem – dat deed hij al in zijn rapport vijf jaar geleden – maar een ander dan Groen. “In de departementen zit nog altijd een heel merkwaardige ingebakken nonchalante houding. Het lijkt wel alsof wordt gedacht dat het monopoliegeld is. Terwijl het gewoon geld is dat door de middenstanders via de belastingen op tafel wordt gelegd. Het is schandalig hoeveel geld er nog steeds door het putje wordt weggespoeld.”

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.