Management

Juridische zaken

Beslaglegging in de cloud

7 maart 2014
Door een uitspraak van de Hoge Raad kan er eenvoudiger beslag worden gelegd op elektronische documenten in de cloud. Hier moeten serviceproviders maar in het bijzonder ook klanten rekening mee houden, concludeert Bieneke Braat. Hoe moeten de betrokken partijen hierop reageren?

Cloudserviceproviders kunnen verzoeken van deurwaarders krijgen om elektronische documenten van hun klanten af te staan. Door een arrest van de Hoge Raad uit september 2013 (zie kader) zal dit vaker kunnen gebeuren.

Als de deurwaarder met een dergelijk verzoek aanklopt, heeft een cloudserviceprovider niet zo veel keus: hij zal de opgevraagde documenten aan de deurwaarder af moeten staan. Soms neemt de deurwaarder politie mee om medewerking af te dwingen. In de meeste gevallen zal de deurwaarder vergezeld worden door een ICT-deskundige die helpt bij het toegang krijgen tot de documenten. In de praktijk zal de provider toegangsgegevens aan de ICT-deskundige verstrekken zodat deze de documenten kan opzoeken.

Hoewel de deurwaarder uiterst zorgvuldig te werk zal moeten gaan bij het opvragen van de documenten, en bovendien de rechter altijd toestemming moet geven voor het kunnen opvragen van de documenten (zie kader), doen cloudserviceproviders er toch goed aan om rekening te houden met een aantal punten:

  • Het is verstandig om de klanten te laten weten dat documenten waarin (bedrijfs)gevoelige informatie staat beter niet in de cloud kunnen worden opgeslagen. En hen te adviseren om een zorgvuldige selectie te maken van de documenten die wel en die niet in de cloud worden gezet.
  • De deurwaarder zal een beslagexploot moeten tonen. Daarin moet een omschrijving staan van welke documenten worden opgevraagd en van wie. Het is verstandig om te controleren of de in het exploot genoemde ‘beslagene’ daadwerkelijk de klant is.
  • Sommige beroepsgroepen, zoals artsen, advocaten, geestelijken en notarissen, hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Documenten die onder die geheimhoudingsplicht vallen mogen niet worden opgevraagd.
  • Het is verstandig de deurwaarder te vragen of er eisen zijn gesteld in verband met het opvragen van de documenten. Als bijvoorbeeld de rechter of de advocaat van de beslaglegger of die van de klant aanwezig moeten zijn bij de beslaglegging, dan hoeft de cloudserviceprovider pas mee te werken als deze personen aanwezig zijn.
  • De cloudserviceprovider hoeft alleen de documenten af te geven die worden opgevraagd, dus niet altijd álle documenten van de klant. In het exploot zal een omschrijving moeten staan van de documenten die worden opgevraagd. Deze kunnen worden gezocht door gebruik te maken van relevante zoekwoorden.
  • De documenten mogen alleen aan de deurwaarder worden meegegeven en niet aan degene die beslag legt (de klant van de deurwaarder).

Oordeel Hoge Raad

Op 13 september 2013 oordeelde de Hoge Raad (te vinden op rechtspraak.nl onder nummer ECLI:NL:HR:2013:BZ9958) dat het mogelijk is om beslag te leggen op documenten die in het bezit zijn van een partij waarmee een andere partij een juridisch geschil heeft. In een juridisch geschil kan het zijn dat één partij beschikt over bepaalde (elektronische) documenten waar de andere partij niet over beschikt die wel van belang zijn om iets bij de rechter te kunnen bewijzen.

Het beslag kan worden gelegd zowel op fysieke als digitale documenten of bestanden. Die documenten kunnen ook bij een derde partij die de documenten bewaart, worden opgevraagd, zoals cloudserviceproviders.

Tot het moment van deze uitspraak was er veel onduidelijkheid of deze beslagmogelijkheid bestond. Bij zaken die te maken hebben met intellectuele eigendomsrechten, zoals auteursrechten, merken of octrooien, kon dit al langer. Nu kan het ook voor alle andere soorten zaken. Als blijkt dat een beslag achteraf onrechtmatig was, is de partij die beslag legt wel aansprakelijk voor de schade die de ‘beslagene’ daardoor lijdt.

Beslag leggen op documenten

Het beslag leggen op documenten kan een grote impact hebben. Een deurwaarder mag zelfs bij de beslagene in huis komen om de documenten te zoeken.

Daarom moet een rechter altijd eerst toestemming geven om beslag te leggen. De rechter zal goed moeten afwegen of het belang van de ene partij om de beschikking te krijgen over bepaalde documenten, opweegt tegen het belang van de partij bij wie ze worden opgevraagd om niet in zijn persoonlijke levenssfeer te worden gestoord. Wanneer de documenten bij een derde partij staan, is dat bezwaar minder groot. Dat zou ertoe kunnen leiden dat documenten eerder bij een (cloud)serviceprovider op zullen worden gevraagd dan bij de persoon of partij zelf. Overigens zal de persoon of partij zelf altijd moeten worden geïnformeerd dat er beslag is gelegd bij de cloudserviceprovider.

Er moet eerst aan bepaalde voorwaarden worden voldaan voordat een rechter toestemming kan geven. Zo moet degene die het beslag verzoekt voldoende duidelijk maken waarom het noodzakelijk is om op de documenten beslag te laten leggen, dat er een gegronde vrees is dat de documenten ‘zoek worden gemaakt’, dat er geen andere manieren zijn om de documenten te verkrijgen, welke documenten precies worden opgevraagd en wat zijn verhouding is tot de partij bij wie ze worden opgevraagd. De rechter kan ook voorwaarden stellen aan de toestemming, bijvoorbeeld dat hij zelf aanwezig moet zijn wanneer de deurwaarder beslag legt. Soms kan de rechter ook nog eisen dat hij eerst het verhaal hoort van degene bij wie beslag moet worden gelegd.

Als de toestemming er eenmaal is, kan een deurwaarder de betreffende documenten op gaan vragen, ze meenemen en ze in bewaring nemen. Bij elektronische documenten zal een kopie worden gemaakt die de deurwaarder meeneemt. De partij die beslag heeft laten leggen mag de documenten pas inzien nadat de rechter in een aparte procedure daar een uitspraak over heeft gedaan. De beslagene kan ook nog proberen om het beslag op te laten heffen in een kortgedingprocedure.

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.