Berichtenstandaard is non-issue

Zo wordt voor het wegnemen van de koudwatervrees bij gebruikers de overheid als launching customer ingezet. Ook wordt meer aandacht besteed aan het verbeteren van de wet- en regelgeving. Tot slot wordt UBL 2.0 voorgedragen als standaard voor het uitwisselen van berichten. Dit laatste zorgde voor heel wat ophef. De reacties hielden onder meer in dat de keuze voor UBL 2.0 nadelige effecten heeft voor het bedrijfsleven. Bovendien zou Nederland dan geen rekening houden met Europese en internationale ontwikkelingen. Daarnaast zou UBL 2.0 niet het gewenste effect opleveren.Als we kijken naar de praktijk van elektronisch factureren (eFactureren) dan roepen de keuze voor UBL 2.0 en de reacties allerlei vragen op. Is het überhaupt zinvol om ons op dit moment bezig te houden met standaarden voor eFactureren? Zo ja, op welke vlakken? Is het nodig om een UBL 2.0-berichtenstandaard te verkondigen of op te leggen? Biedt wet- en regelgeving in Nederland en Europa de ruimte om berichtenstandaarden op te leggen?Standaarden zijn geaccepteerde sociale gebruiken, gewoontes en afspraken om met elkaar te kunnen samenleven en te kunnen communiceren. De behoefte aan een standaard groeit naarmate de complexiteit toeneemt van wat we met elkaar willen bespreken. Of als de omgeving waarin we samenleven, complexer wordt. Daarbij gaat het vrijwel altijd om perceptie: de perceptie van complexiteit.En zo is het ook met eFactureren. Uit een nog lopend onderzoek blijkt vooral dat organisaties eFactureren complex vinden. Nog zonder dat ze er als verzender mee in aanraking zijn gekomen. De tweede overweging om eFactureren niet toe te passen is de afwezigheid van standaarden. Maar, wat als iedereen zou begrijpen wat eFactureren is, hoe het werkt en dat het – dus – eigenlijk heel eenvoudig is? Zou er dan nog steeds zo’n behoefte aan standaarden zijn? Wat zou dan het belang zijn van de discussie over de keuze van UBL 2.0, XML20022, HTML, pdf, EDIFACT of een UN/CEFACT-berichtstructuur als berichtenstandaard?Zijn standaarden dan niet nodig? Juist wel. Standaarden zijn juist heel erg belangrijk voor eFactureren. Het opent ogenschijnlijk wegen naar onmetelijke besparingen en andere voordelen. Maar dan moeten we het wel stap voor stap doen. Te beginnen met standaarden die er voor zorgen dat we in Nederland en in Europa met elkaar over hetzelfde praten. Hebben we het over eFactureren, e-facturatie? Wat houdt het in? Is het verzenden van een factuur in pdf per e-mail (in 68 procent van alle gevallen) ook eFactureren? Is factuurautomatisering en geautomatiseerde factuurverwerking hetzelfde? Is er een verschil tussen een digitale en een elektronische factuur? We hebben standaardisatie nodig: van begrippen welteverstaan. Eenduidige begrippen met een heldere toelichting die zorgen voor (rechts)zekerheid en voor het gevoel van eenvoud.De volgende stap is de standaardisatie van de gedaanten (vormen) waarin eFactureren zich bij gebruikers manifesteert. Passen we eFactureren toe met of zonder tussenpersoon? Van papier naar digitaal? Of is het gehele traject digitaal? Gestuurd vanuit de verzender? Of juist vanuit de ontvanger? Passen we direct leesbare formaten zoals pdf toe, of gestructureerde dataformaten? Passen we ons aan bij wat de ontvanger wil? Standaardisering van de vormen van eFactureren vergroot de herkenning en acceptatie bij de gebruikers. Pas dan dient zich de volgende stap aan: het standaardiseren van processen. Weer gevolgd door standaardisatie van techniek. Waar de berichtenstandaard dan weer een onderdeel van is. Dit betekent ook dat de discussie over het wel en wee van UBL 2.0 eigenlijk een discussie is over slechts één facet van technische standaardisatie. Naar mijn mening komen we pas echt toe aan een zinvolle brede discussie over berichtenstandaarden als er duidelijkheid bestaat over de voorgaande stappen: de begrippen, verschijningsvormen en voorwaarden van eFactureren. De Nederlandse en Europese wetgever hebben dit al jaren door. Niet alleen zijn diverse begrippen en gedaanten van eFactureren netjes omschreven, dat geldt ook voor de risico’s als een gebruiker zich niet aan de regels houdt. Belangrijker nog: de Nederlandse en Europese wetgever hebben de wetgeving rondom elektronisch communicatie zoveel mogelijk technologieonafhankelijk geformuleerd.Dat geldt ook voor eFactureren. In de wet is geen standaard voorgeschreven. Daardoor is er volop ruimte om met nieuwe technologie, processen en diensten eFactureren toe te passen. Zoals de Standaard Digitale Nota: het aanbieden van facturen in de onlinebankomgeving. Of het toepassen van XBRL als formaat. Centraal blijft staan dat dergelijke ontwikkelingen het principe van ‘de controleerbaarheid van elektronische facturen’ niet mogen verhinderen. Met andere woorden: de bewijskracht mag niet verminderen.Bovendien is de Nederlandse fiscale wetgeving ook nog eens ‘principle based’. Dat houdt in dat een organisatie een eigen verantwoordelijkheid heeft om te voldoen aan de fiscale voorwaarden. Een verantwoordelijkheid die sterk afhangt van de aard en de omvang van de betreffende organisatie en van de stand van de techniek. En dat is wel eens lastig, want daardoor weten we niet precies wanneer we voldoen aan de fiscale controlevoorwaarden. Alleen een berichtenstandaard lost dat trouwens ook niet op.Het opleggen van een berichtenstandaard, zoals UBL 2.0, wordt dan ook lastig op grond van de huidige Nederlandse en Europese wetgeving. Maar dat geldt ook voor elke andere standaard. De aard van de Nederlandse wetgeving biedt nauwelijks de ruimte en de Europese wetgeving verbiedt het zelfs met zoveel woorden. Verder heeft een Nederlandse rechter nog niet zo lang geleden geoordeeld dat de overheid niet zomaar zelfgemaakte programmatuur aan een belastingplichtige mag opdringen. Helemaal niet als die belastingplichtige daarvoor op een andere manier al gewoon voldeed aan de fiscale voorwaarden. Dit betekent dat de wettelijke keuze voor een berichtenstandaard, ongeacht welke standaard, gepaard moet gaan met het openhouden van alternatieve berichtenstandaarden. Het afdwingen van exclusiviteit lijkt daarmee niet aan de orde, voor geen enkele standaard.Kortom, een discussie rondom berichtenstandaarden heeft diverse nadelige effecten. Allereerst kan een discussie over berichtenstandaarden vertragend en zelfs averechts werken; ook al kan het eFactureren in theorie versnellen. Voor de feitelijke gebruikers is het immers een non-issue, werkt het verwarrend en wordt het een reden om nog maar even te wachten. Op de tweede plaats kan het resultaat van technische standaardisatie, op de lange termijn zelfs innovatie en technologische vernieuwing belemmeren als er geen rekening wordt gehouden met nieuwe ontwikkelingen. Het afdwingen van een berichtenstandaard in de wet zonder dat alternatieve berichtenstandaarden worden opengehouden lijkt ook in juridisch opzicht een lastige kwestie. Houden we rekening met wet, draagvlak en praktijk, dan kan de keuze voor een berichtenstandaard als UBL 2.0 zeker dienen als middel om eFactureren in Nederland te stimuleren. Het is gewoon een van de stappen in de goede richting.Friso de Jong is directeur van Factuurwijzer.nl (jong@factuurwijzer.nl).MisvattingenIn de Automatisering Gids van 9 mei 2008 (pagina 17) slaat Lennert Ouwerkerk met zijn analyse over eFactureren de plank flink mis. Hij stelt in zijn stuk dat ‘het direct implementeren van een volledig regime voor eFactureren fiscale garanties biedt’. Dat is onjuist. De Nederlandse fiscale wet is gebaseerd op principes en past zich daardoor voortdurend aan de stand van de techniek aan en aan de aard en omvang van de organisatie. Implementeren biedt in dat opzicht geen garantie.Verder is het wel een erg ouderwetse gedachte als we zien hoe (gemakkelijk) eFactureren nu wordt gerealiseerd. Van hoge investeringen is echt geen sprake meer; eerder van een vast laag bedrag per elektronisch verzonden factuur.Ook is het niet zo dat nog steeds aangetoond moet kunnen worden dat de toestemming voor het willen ontvangen van elektronische facturen daadwerkelijk is verleend. De acceptatie kan ook impliciet plaatsvinden, bijvoorbeeld door de factuur te betalen.Onbegrijpelijk is de opmerking dat alleen maar met een geavanceerde elektronische handtekening aan de fiscale eisen kan worden voldaan. Sinds jaar en dag zijn er drie, beter nog: vier, mogelijkheden voor eFactureren bekend. Deze regels zijn er bovendien ook niet pas sinds kort.