Management
Audits Microsoft, Oracle en SAP meest gevreesd
Softwareleveranciers speuren deze maand intensief naar ongelicentieerd gebruik van hun producten
Softwareleveranciers speuren deze maand intensief naar ongelicentieerd gebruik van hun producten
Nu veel softwareleveranciers – zoals SAP, IBM, VMware en Citrix – in het laatste kwartaal van hun jaar zitten en vechten ze voor elk beetje extra omzet. Waarnemers verwachten daarom dat ze ook hun speurtocht naar niet- of onjuist gelicentieerd gebruik van software juist nu intensiveren.
Microsoft, Oracle en SAP zijn de die meest gevreesde softwareleveranciers, als het aankomt op controles op ongelicentieerd gebruik van hun software.
Dat blijkt uit een wereldwijd onderzoek van Snow Software. Het bedrijf, dat zich toelegt op oplossingen voor het managen van software-assets en -licenties, bevroeg klanten en prospects over hun zorgen mogelijke bezoek van auditors van softwarebedrijven. Uit de antwoorden bleek dat de verantwoordelijken binnen bedrijven zich vooral sappel maken over:
- Onnodige kosten in true-up fees en boetes (29 procent),
- het moeten uitleggen van niet-gebudgetteerde kosten aan het bedrijfsmanagement (19 procent) en
- verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering als gevolge van licentieperikelen (19 procent),
Ook werd gevraagd welke leveranciers meest worden gevreesd als auditor. Daarbij werd Microsoft door 75 procent van de organisaties genoemd, gevolgd door Oracle en SAP met respectievelijk 53 en 33 procent. Ook bleek dat Microsoft de meeste auditactiviteit ontplooit. Maar liefst 68 procent van de bevraagde organisaties werd de afgelopen 12 maanden door Microsoft voor een audit benaderd. Tweede op de ranglijst is SAP met 36 procent, gevolgd door IBM met 31 procent.
Horrorverhalen over Oracle
Vice President Matt Fisher van Snow Software verwachtte al dat Microsoft als meest actieve speurder uit de bus zou komen, maar dat deze partij ook het meest gevreesd is, had hij niet verwacht: "Naar onze ervaring is Microsoft juist het minst agressief in haar controles.” Fisher kent vooral horrorverhalen over audits van Oracle of Attachmate (nu Micro Focus).
5 stappen om je te beschermen
Snow Software wereldwijd actief met producten en diensten op het gebied van Software Asset Management (SAM). Daarbij gaat het niet alleen om het vermijden niet gebudgetteerde kosten, maar ook om het voorkomen van licentiebetalingen voor software die niet of nauwelijks wordt gebruikt. Het bedrijf raadt organisaties de volgende stappen aan om de positie voorafgaand aan een mogelijke audit te verstevigen:
- Accepteer de auditaanvraag zo snel mogelijk. Negeer de aanvraag nooit, de auditor gaat niet weg. Een snelle respons leidt tot een beter gevolg.
- Doe zoveel mogelijk research naar de vendor die de audit uitvoert. De beste manier om het bedrijf voor te bereiden op een audit, is uitvinden wat tijdens de audit wordt verwacht.
- Maak een zo volledig mogelijke inventarisatie van alle activa, inclusief hardware-configuratie, software-implementaties en het gebruik.
- Controleer met behulp van de inventarisatie of het bedrijf voldoet aan alle licentieverplichtingen.
- Gebruik de juiste technologie. Er bestaat software om bovenstaande taken te verlichten.
Voormalig redacteur van AG Connect. Schreef met name over de bedrijfseconomische en organisatorische facetten van IT. Artikelen gaan onder meer over waardecreatie met IT, digitale transformatie, IT-governance, juridische kwesties en het c-level perspectief op IT. Met zo nu en dan een uitstapje naar toegepaste wis- en natuurkunde.