Nadat digitale informatie voor haar oorspronkelijke doel is gebruikt, blijft het vaak onbeheerd achter. Waardoor de bruikbaarheid snel achteruitgaat. Dat is zonde, want veel afgehandelde informatie is nog waardevol voor andere toepassingen. Archiveren heeft tot doel deze informatie te behouden voor toekomstig hergebruik. Archiveren is meer dan ooit relevant nu toegang tot informatie een belangrijke productiefactor voor organisaties is geworden, vindt Erik Saaman. Maar dan wel op een nieuwe manier: by design!

Geregeld wordt werk onmogelijk gemaakt doordat ransomware informatie ontoegankelijk maakt. Dat wil niemand, dus worden daar maatregelen tegen genomen. Maar ondertussen worden grote delen van dezelfde informatie sluipenderwijs gegijzeld doordat gebrekkig beheer ze ontoegankelijk maakt. Ook dat vergt maatregelen. Maar deze worden vaak ervaren als saai, lastig, onbelangrijk en weinig urgent. Ze blijven daarom lang liggen en vervolgens komt het er niet meer van. Maar een organisatie loopt daarmee onbewust wel risico’s. En dat geldt niet alleen voor de verre toekomst. Digitale informatie is door de omvang, technische diversiteit en snelle ontwikkelingen veel sneller onvindbaar en onbruikbaar dan papieren informatie. Soms al na een paar maanden.