Burgemeester en wethouders zijn al akkoord gegaan met een reddingsplan dat door de verantwoordelijke wethouder Eric Wiebes (VVD) is opgesteld. Het voorstel aan de gemeenteraad van Amsterdam schetst een onthutsend beeld van de ICT-voorzieningen waar de ambtenaren dagelijks mee moeten werken. Het stadsbestuur ziet in grote lijnen drie problemen:

• Amsterdam kan steeds moeizamer en alleen tegen hoge kosten voldoen aan de eisen en verwachtingen die het bestuur en de samenleving hebben.
• De continuïteit van de bedrijfsvoering en de bescherming van persoonsgegevens lopen gevaar door de veelheid aan applicaties en de heterogene infrastructuur.
• De kosten voor aanschaf, onderhoud en beheer liggen 60 procent hoger dan gemiddeld in Nederlandse gemeenten.

Het nu gepresenteerde reddingsplan is het zoveelste rapport over de ICT-infrastructuur van de lokale overheid. Adviesbureau McKinsey constateerde al in augustus 2008 dat de aansturing van de Amsterdamse ICT ernstig versnipperd is. Daardoor wordt het steeds moeilijker om aan de eisen te voldoen, zijn er veiligheidsrisico’s en zijn de kosten te hoog.

Dat de Amsterdamse ICT zo’n lappendeken is, heeft een politiek-bestuurlijke achtergrond. Het hoofdstedelijk grondgebied is opgedeeld in stadsdelen, elk met een eigen bestuur en bevoegdheden. Elk onderdeel van de gemeente – dertig partijen in totaal – mocht op eigen houtje zijn eigen ICT-oplossingen kiezen. Door de decentrale organisatiestructuur is in de loop der jaren een ratjetoe van systemen ontstaan, die volgens McKinsey niet of moeizaam met elkaar kunnen communiceren. De wildgroei is ook een nachtmerrie uit beheeroogpunt. Schaalvoordelen die kostenbesparend zouden kunnen werken, ontbreken.

Er zijn overigens wel pogingen gedaan om orde te scheppen in de chaos. Medio 2006 hebben acht diensten voor de uitvoering van de wet op de basisregistraties diverse operationele taken samengebracht in het Servicehuis ICT (SHI). Achteraf bezien heeft dat niet goed uitgepakt. Er was geen geld gereserveerd om de acht diensten te migreren naar één gemeenschappelijke infrastructuur. Sterker nog, vanuit de veronderstelling dat het SHI synergievoordelen zou opleveren, werd alvast beknibbeld op de budgetten. Door onduidelijke afspraken ruzieden de acht ‘klanten’ voortdurend met het SHI over de verdeling van taken en kosten.

Het rapport-McKinsey was voor het stadsbestuur aanleiding tot verdere reorganisatie. Het Servicehuis is in oktober 2009 samengevoegd met de afdeling Informatiebeleid tot één Dienst ICT met een heuse chief information officer. Verder is gepoogd de neuzen in één richting te krijgen door de vorming van een overleg- en besluitvormingsstructuur voor de diensten en stadsdelen. Daar blijft het niet bij. Een nieuwe aanpak moet de problemen verhelpen en herhaling voorkomen. Alweer met hulp van adviesbureau McKinsey is het uitvoeringsplan ‘ICT op Open Amsterdams Peil’ opgesteld, onder het motto ‘Eén ICT voor één Amsterdam’.

Wijs geworden door onbeheersbaar gebleken grote ICT-projecten bij de overheid kiest de gemeente voor een “stapsgewijze, risicobewuste aanpak zonder big bang”. Amsterdam wil voortaan uniforme ICT-oplossingen voor alle diensten en stadsdelen. Gezien de huidige versnippering begrijpelijk is de ommezwaai naar centrale sturing van de gemeentebrede ICT. In één adem belijdt het stadsbestuur openheid om uitwisselbaarheid van gegevens en hergebruik van oplossingen te garanderen. Maar pas op langere termijn ziet men open source als een “robuuste optie”. Diensten en stadsdelen mogen wel meepraten over functionele eisen, maar de tijd dat ieder voor zich “de beste oplossing” kon uitzoeken is voorbij.

Aan de concrete uitvoering krijgen de Amsterdamse ICT’ers nog een flinke kluif. Eerst moet in 2011 achterstallig onderhoud worden weggewerkt, wat alleen al ruim 22 miljoen euro kost. Ook nog in 2011 begint de introductie van een ‘basispakket’ aan ICT-voorzieningen. Daar is 33 miljoen voor uitgetrokken, maar de gemeente verwacht dat daar grote besparingen tegenover staan. Een andere belangrijke pijler is de – reeds begonnen – invoering van een nieuw financieel systeem (Enterprise One, geleverd door Capgemini), dat twintig bestaande oplossingen vervangt. Kosten: 11 miljoen euro. Voor geleidelijke professionalisering van de gemeentelijke ICT-organisatie is ruim 15 miljoen euro begroot. Een kleine 13 miljoen euro gaat zitten in rationalisering van gemeentelijke processen die door ICT worden ondersteund. Totale kosten over een periode van vier jaar: 94 miljoen euro. Ter vergelijking: in 2008 gaf Amsterdam 128 miljoen euro uit aan ICT. Tegenover de voorgestelde extra uitgaven staat een structurele besparing van 21,4 miljoen euro per jaar vanaf 2014. Na een jaar of vijf zou het plan zich dus hebben terugverdiend.

Bij het ter perse gaan van deze krant bleek uit een inventarisatie door Het Parool dat vrijwel de hele gemeenteraad, inclusief de collegepartijen, tegen het voorstel is. De raad wil de voor 2011 begrote 40 miljoen euro pas vrijgeven als het plan beter is uitgewerkt, en wil ook meer inzicht in de besparingen die de wethouder voorspiegelt.

Treurig stemmende cijfers

Een paar cijfers spreken boekdelen over de treurige toestand van de Amsterdamse ICT. De 15.000 ambtenaren werken met naar schatting 10.000 tot 15.000 verschillende applicaties – het exacte aantal is kennelijk zelfs bij benadering niet bekend. Van de 15.000 applicaties mogen er eind 2014 nog maar 5000 over zijn.Er zijn 18.000 pc’s aangesloten op niet minder dan 50 datacentra, waar 180 sterk verouderde servers (ouder dan vijf jaar) staan. Deze servers moeten snel worden vervangen omdat anders uitval dreigt. Ook 2200 van de 18.000 pc’s zijn verouderd en veel te traag voor de Windows-versie en de applicaties die erop draaien.