Aanschaf bedrijfsvoeringssysteem te complex voor inkoopafdeling
Dergelijke vervangingen worden in de regel door een multidisciplinair team projectmatig uitgevoerd en gezien de complexiteit en de kosten daarvan is er veel kennis en ervaring voor nodig om dit soort projecten succesvol te laten verlopen. Bij de organisaties waar dergelijke projecten spelen wordt hier nogal eens te lichtzinnig over gedacht en ontbreekt bij inkoopafdelingen vaak de noodzakelijke kennis en ervaring op dit specifieke terrein. Bij de vervanging van een bedrijfsvoeringssysteem spelen meestal drie aspecten een belangrijke rol. In eerste instantie moet er een keuze worden gemaakt voor een softwarepakket. De markt biedt geïntegreerde oplossingen. Grote fabrikanten bieden vaak een zogenaamde softwaresuite aan, bestaande uit modules die meerdere functionaliteiten in het bedrijfsvoeringsproces kunnen ondersteunen, zoals bijvoorbeeld Financiën, Inkoop en HRM. Daarnaast worden er zogenaamde ‘best of breed’-oplossingen aangeboden. Dit zijn oplossingen die zijn gespecialiseerd in één functionaliteit, zoals bijvoorbeeld Inkoop. ‘Best of breed’-oplossingen veronderstellen beter te zijn toegespitst op de functionaliteit waarvoor ze zijn ontworpen, terwijl geïntegreerde oplossingen over het algemeen zonder koppeling (interface) gegevens met andere functionaliteiten uit het bedrijfsproces kunnen uitwisselen. Er lijkt dan een keuze te moeten worden gemaakt tussen een probleemloze koppeling of optimale functionaliteit. Deze keuze is zeer moeilijk te maken, te meer omdat ‘best of breed’-oplossingen tegenwoordig vaak zijn voorzien van standaardkoppelingen ten behoeve van andere systemen, waarvan het voor de hand ligt dat ze daarmee samen moeten werken. Verder hebben modules van geïntegreerde oplossingen tegenwoordig voldoende diepgang om alle gewenste functionaliteit te kunnen invullen. Nog lastiger wordt het als een tussenvorm wordt aangeboden. Dit zijn de gevallen waarin softwarefabrikanten andere partijen overnemen om daarmee een geïntegreerde oplossing te kunnen aanbieden. Een voorbeeld van deze laatste is de overname van Peoplesoft door Oracle. De afweging is complex en van strategische aard. Alle varianten komen voor en er bestaan aan de vraagzijde voor elke variant voor- en tegenstanders. Ten slotte bestaat er ook nog de theoretische variant van een maatwerkoplossing, waarvan kan worden geconstateerd dat deze de laatste jaren nauwelijks meer wordt gekozen.