Management

IT beheer
Folder en loep

4 tips om fors te besparen op software

Bedrijven spenderen 20 to 30 procent te veel aan software die ze wel, of juist niet gebruiken

© CC0,  Clker-Free-Vector-Images
13 januari 2017

Bedrijven spenderen 20 to 30 procent te veel aan software die ze wel, of juist niet gebruiken

Bedrijven die niet in de gaten houden wie waartoe welke software gebruikt, maken al gauw 20 tot 30 procent te veel kosten voor software.

Berucht zijn natuurlijk de boetes voor niet of onvoldoende gelicentieerd gebruik van commerciele software. Maar tegelijkertijd betalen de meeste bedrijven ook voor software die niet wordt gebruikt. De gemiddelde desktop bevat voor ongeveer 270 euro aan ongebruikte software. Dat zegt Snow Software, een bedrijf dat gespecialiseerd is geautomatiseerde oplossingen voor software asset management. Director Marketing Sander van Gelderen heeft toevallig cijfers paraat over kosten voor SAP-gebruik: "20 tot 30 procent van de licentieafdracht betreft daar 'shelfware', licenties dus die niet nodig zijn". Berucht is ook het gebruik van hele software suites waar een simpele gratis viewer zou volstaan (bijvoorbeeld voor Adobe Creative Suite).

Hoe vaak het tegenovergestelde gebeurt – niet betalen waar dat wel zou moeten – is volgens Van Gelderen moeilijker hard te maken, maar dat het substantieel moet zijn dat blijkt wel uit het feit dat audits (eigenlijk 'kantoorzoekingen') door organisaties als BSA voor de software-industrie kennelijk nog altijd een lonende activiteit zijn.

Privé gratis is vaak niet gratis

Vaak zien bedrijven over het hoofd dat voor zakelijk gebruik van privé-accounts van werknemers wel degelijk een bedrijfslicentie vereist is. "Dus als u uw gratis prive-Dropbox gebruikt om bestanden voor uw werk thuis op te kunnen pakken, dan maakt dat uw werkgever licentieplichtig. En dat geldt niet alleen voor Dropbox maar voor heel veel cloud-oplossingen. We hadden onlangs te maken met een grote onderneming die om het bewustzijn over bewegen een beetje op te krikken enkele duizenden werknemers een Fitbit kado had gedaan. In dat kader organiseerden ze ook een wedstrijd onder de werknemers. Enhousiast rapporteerden ze over die happening aan Fitbit, dat in reactie daarop meldde dat voor ze voor zakelijk gebruik licentieplichtig zijn. De meegeleverde software is alleen voor prive gratis te gebruiken" vertelt Van Gelderen.  

Sommige bedrijven hebben honderden softwaretitels in gebruik. Menselijke inspectie is dan kostbaar en ook foutgevoelig, want welke IT-medewerker kent de namen van die commerciële softwareproducten? Snow verzamelde in de loop der jaren bij z'n circa 6000 klanten meer dan 500.000 software titels en gebruikt die om bij diezelfde en bij nieuwe klanten te zoeken naar software waarvoor zou moeten worden betaald ('Software Recognition Service') . Op basis daarvan kan dan een een Asset Repository worden opgebouwd.

Ook al is een Asset Repository niet precies hetzelfde als een configuratie management database (CMDB) – een SAM-platform heeft namelijk niet precies dezelfde data nodig als een CMDB – er zijn wel overeenkomsten, zegt Van Gelderens collega Christian den Boer. Een van de overeenkomsten is het belang van schone data. Maar liefst 40 procent van de data in CMDB’s is gedateerd of inaccuraat. Een dure grap, omdat op basis van deze data IT-beslissingen worden genomen. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat een CMDB zo min mogelijk vervuilde data bevat. Snow heeft vier tips om een vervuilde CMDB op te schonen:

1. Zorg voor een volledige inventarisatie
Maak een zo compleet mogelijke inventarisatie waarin alle IT-assets worden meegenomen. Dus zowel desktop en server als mobiel en cloud. Vergeet ook virtuele devices niet.  

2. Monitor software
Gebruik een Software Recognition Service (SRS) om accuraat alle commerciële software te identificeren die wordt gebruikt op de belangrijkste platforms zoals iOS, Windows, UNIX en Linux. De SRS moet slim genoeg zijn om automatisch softwarepakketten te kunnen groeperen. Het automatisch kunnen identificeren van upgrade- en downgrade-rechten met betrekking tot specifieke licenties is een pré.

3. Softwaregebruik tracken
Als alle software in beeld is, is het vervolgens zaak het gebruik te tracken. Gemiddeld bevat een desktop voor ongeveer 270 euro aan ongebruikte software. Door het monitoren van softwaregebruik kan worden bepaald welke software overbodig is. Ken licenties van ongebruikte software toe  aan andere gebruikers en stop overbodige onderhoudscontracten.

4. Data zuiveren en normaliseren
Is alle data verzameld, dan is het een belangrijke laatste stap om de ruwe data te zuiveren en normaliseren voordat de CMDB hiermee wordt ingericht. Dit is cruciaal voor het vermijden van vervuilde data en zorgt ervoor dat alle software op een consistente manier wordt gerapporteerd.

Lees meer over
Lees meer over Management OP AG Intelligence
Reactie toevoegen
De inhoud van dit veld is privé en zal niet openbaar worden gemaakt.