Development

Dit is een bijdrage van Verizon Nederland
Zakelijke software
Verizon Employee Experience (EX) 2020 rapport

Gevaar van shadow IT bedreigt succes van online samenwerking

Betrek eindgebruiker bij implementatie en adoptie van collaboration tools

7 mei 2020
Door: Verizon Nederland, partner

Betrek eindgebruiker bij implementatie en adoptie van collaboration tools

Velen van ons worden door de coronacrisis gedwongen thuis te werken en gebruiken nu tools die online samenwerken mogelijk en makkelijk maken. In sommige gevallen worden organisaties hierdoor overvallen. Zij zoeken in allerijl naar tools voor samenwerking. Andere ondernemingen hebben deze technologieën al eerder geïmplementeerd en worden nu aan het denken gezet. Voldoen deze tools wel aan de wensen van onze medewerkers? Zijn deze hulpmiddelen wel veilig genoeg? Vind een antwoord op deze vragen voordat medewerkers zelf oplossingen gaan inzetten, buiten het zicht van IT om. Dan ben je namelijk veel verder van huis.

Een tevreden medewerker is een loyale medewerker. En een betrokken medewerker zet juist dat stapje extra voor zijn werkgever. De tevredenheid van medewerkers wordt voor en groot deel bepaald door de mate waarin je hen kunt faciliteren samen te werken. Met collega’s, met managers en met klanten of cliënten. Nu het - hopelijk tijdelijk - praktisch onmogelijk is geworden om fysiek contact te hebben, is het van belang dat je als organisatie technologieën inzet die relaties tussen alle actoren versterken. Vergeet in dit technologische geweld niet dat medewerkers moeten worden meegenomen in een nieuwe manier van werken. 

Collaboration
Bij collaboration, zoals dit vakgebied in IT-jargon genoemd wordt, staat de gebruiker namelijk centraal. Of je je nu oriënteert op collaboration tools of ze evalueert nu ze massaal gebruikt worden, hou altijd voor ogen dat ze relevant zijn voor de gebruiker. Besef dan ook dat iedere medewerker andere wensen en eisen heeft. Maak eens een rondje langs de verschillende afdelingen:

  • Marketing wil brainstormen met externe experts en remote collega’s.
  • HR heeft behoefte aan kraakheldere audio- en videoverbindingen om sollicitanten te screenen.
  • Operations vraagt om eenvoudige hulpmiddelen om calls in te plannen en vergaderruimten te reserveren.

Het lukt misschien niet om iedereen gelukkig te maken, maar bekijk wel alle relevante applicaties zodat je een oplossing implementeert die het best bij de organisatie past. En kom je tot de conclusie dat de bestaande oplossing niet (meer) toereikend is, aarzel dan niet om over te stappen. Kans is groot dat medewerkers dat anders zelf doen, met als risico dat shadow IT ontstaat waardoor je niet compliant bent en je niet goed kunt sturen op performance en stabiliteit van de netwerkomgeving.

Oplossing op maat
De kans is dus aanwezig dat je niet iedere eindgebruiker op zijn wenken kunt bedienen. Weet dan dat je met een gezonde dosis creativiteit voor specifieke situaties oplossingen op maat kan ontwikkelen als dit rendabel is. Organisaties die samenwerken met klanten in de publieke sector kunnen een collaboration tool bijvoorbeeld niet gebruiken om gevoelige informatie uit te wisselen. Met de huidige staat van technologie, dat wil zeggen open en eenvoudig te integreren, kan de eigen IT-afdeling extra security-waarborgen toepassen. 

Op sleeptouw
Gezien het feit dat het bij collaboration om de medewerker zelf draait, is het van belang dat hij bij de selectie, implementatie en evaluatie van tools betrokken blijft. Zorg er in ieder geval voor dat de adoptie van deze tools niet alleen de verantwoordelijkheid is van IT. Je moet afdelingsleiders rekruteren die met hun enthousiasme medewerkers in beweging krijgen om de tools te gaan gebruiken. Vaak helpt het als deze evangelisten online trainingen, die technologieleveranciers vaak op de plank hebben liggen, kunnen aanbieden aan medewerkers. Zo verspreidt het gebruik van tools voor samenwerking zich als een olievlek door de organisatie. Kijk naar hoe het nu gaat met tools als Zoom Video Conferencing en Cisco WebEx. In de eerste dagen na de intelligente lock-down, worstelden velen nog met de installatie, met de camera of met de microfoon. Wat je zag gebeuren is dat key users in een team collega’s op sleeptouw namen en hen wegwijs maakten in de online collaboration omgeving. Nu is het de normaalste zaak van de wereld.

Afdwingen
Wees wel duidelijk over de keuze die je maakt. Mensen veranderen nu eenmaal niet graag en veel medewerkers houden liever vast aan de manier van samenwerken die zij gewend zijn. Ook als dit tegen het beleid is. Als men kan kiezen tussen iets waar zij altijd plezierig mee gewerkt hebben en iets dat wel wordt aangemoedigd maar niet wordt afgedwongen, dan is de keuze snel gemaakt. Leg dan ook goed uit wat de gevolgen zijn het gebruik van niet geaccordeerde tools:

  • De kans op datalekken is aanzienlijk.
  • Je loopt het risico’s met verouderde versies te werken, wat de achterdeur openzet voor cybercriminelen. 
  • De kans bestaat dat je niet compliant bent met privacywetgeving of sectorgebonden standaards voor informatiebeveiliging.
  • Er wordt nodeloos netwerkcapaciteit verbruikt waardoor de prestaties van het netwerk achteruit lopen.

Shadow IT
Organisaties dachten het gevaar van shadow IT na de hype van de cloud applicaties definitief te hebben afgewend. Nu zij genoodzaakt zijn snel te handelen met het (verder) uitrollen van passende collaboration tools, dreigt shadow IT opnieuw de kop op te steken. Dit kun je voorkomen, juist door de eindgebruiker nadrukkelijk bij de implementatie en adoptie te betrekken. Wees er op tijd bij.

Reactie toevoegen