Management

Dit is een bijdrage van OGD ict-diensten
IT beheer
marvin-meyer-SYTO3xs06fU-unsplash

ITIL4-tips voor teams op afstand

2 belangrijke tips om op afstand te werken dankzij ITIL4

23 oktober 2020
Door: OGD ict-diensten, partner

2 belangrijke tips om op afstand te werken dankzij ITIL4

Goed samenwerken en leiding geven aan je team zijn nieuwe uitdagingen geworden door COVID-19. Hoe ga je hier goed mee om als leidinggevende? ITSM- Consultant John Latour legt in dit artikel uit hoe je ITIL4 principes inzet om het thuiswerken binnen teams goed vorm te geven

Hij gaat in dit artikel in op:

  • de grootste, procesmatige uitdagingen in het thuiswerken;
  • de organisatieverandering die nodig is om het thuiswerken tot een succes te maken;
  • hoe je de ITIL4-principes ‘servant leadership’ en ‘collaborate and promote visibilty’ gebruikt om structuur te geven aan leiderschap en de samenwerking bij het thuiswerken.

Benieuwd naar zijn andere blogs over ITIL? Je vindt ze hier.

Uitdagingen in het samenwerken op afstand

Mensen kunnen niet meer samen op kantoor werken. Hierin ligt de grootste uitdaging. Zo goed als alles gebeurt op afstand. De volgende zaken hebben in deze situatie de grootste impact op medewerkers:

  • Mensen vinden het online samenwerken een grote uitdaging.
  • Er komen veel nieuwe technieken in hoog tempo op medewerkers af.
  • Teams hebben de juiste tooling nodig voor een goede online samenwerking.
  • Managers zien hun mensen niet meer fysiek op kantoor en moeten leiding geven op afstand.

Het moeilijkste van elke ict-servicemanagement aanpassing of inrichting is het veranderen van menselijk gedrag. Bij bovenstaande uitdagingen is dat niet anders. Organisatieverandering is nodig voor het thuiswerken

Goed leiderschap en de juiste tools is nodig om de huidige veranderingen in goede banen te leiden.

Door COVID-19 zijn alle verschillende manieren van samenwerken behoorlijk op de schop gegaan:

  • Teamleden moeten elkaar nu op afstand weten te vinden en op de hoogte blijven van wat er speelt.
  • Leidinggevenden moeten medewerkers ineens het vertrouwen geven om 100 procent thuis te werken.
  • Teamleden moeten plotseling werken met onbekende tools en oplossingen waar nog geen goede richtlijnen voor zijn of waren.

Organisatieverandering: de zachte kant van ITIL4

ITIL4 biedt in dit soort uitdagingen houvast in de vorm van 'organizational change management'. ITIL legt hierbij de nadruk op het juiste type leiderschap. Maar ook op hoe je door het gebruik van de guiding principles organisaties echt kunt veranderen.

De meeste mensen kennen ITIL als een proces framework, dat we vooral toepassen op incident-, change- en configuratiemanagement.

Maar ITIL is meer dan dat. ITIL4 is niet alleen een ict-frameworkhet is toepasbaar op de volledige organisatie.

Je kunt ITIL4 -naast in de bekende context- bijvoorbeeld inzetten bij:

  • talentmanagement: hoe houd je succesvolle mensen vast?
  • verandermanagement: hoe verander je niet alleen de tooling en processen, maar ook het gedrag en de houding van mensen?

Lees hier wat de ITIL4-guiding principles precies zijn en hoe ze je helpen innoveren.

 

Tip 1: het juiste leiderschap met ‘servant leadership’

Binnen ITIL4 was al vóór de coronacrisis nagedacht over het type leiderschap dat hoort bij een moderne tijd van flexibele teams en online samenwerken. ITIL noemt dit type leiderschap ‘servant leaderschip’.

Servant leadership houdt concreet in dat een manager zich ten dienste stelt van het team. Je kunt dan denken aan:

  • het regelen van de juiste tools om het werk te kunnen doen;
  • het regelen van extra capaciteit bij andere teams om een bepaalde deadline te halen.

Het doel hiervan is om het team zo optimaal mogelijk te laten presteren.

Dit type leiderschap houdt daarnaast in dat managers zich aan dezelfde richtlijnen houden als die zij het team opleggen. Hieronder twee voorbeelden:

  • Wanneer het team afspreekt een bepaalde tool te gebruiken om de voortgang van een project bij te houden, dan gebruiken de managers die tool zelf ook.
  • Managers zijn zelf op tijd bij een overleg, als zij dit van het team ook verwachten.

Op deze manier laten managers zien dat zij niet alleen de lijnen uitzetten, maar deze ook zelf volgen:

  • Hiermee winnen zij het vertrouwen van hun medewerkers.
  • Ze creëren op deze manier een groepsdynamiek waarin medewerkers elkaar aanspreken op houding en gedrag.

Extra tips om je team thuis optimaal te laten werken? Lees hier onze 9 tips om je team thuis nog productiever en blijer te maken.

Tip 2: een goede online samenwerking met ITIL4-principe ‘collaborate and promote visibilty’

Door het vele thuiswerken weten teamleden minder snel van elkaar wat er speelt. En even iets overleggen is niet zo laagdrempelig als wanneer je naast elkaar zit. Hierdoor raken medewerkers eerder het overzicht kwijt. Dit kost je team al snel aan efficiëntie en effectiviteit.

Je wilt als team goed bij elkaar betrokken blijven en een duidelijk gezamenlijk overzicht hebben van wat er speelt qua werkzaamheden. Hier heeft ITIL4 heeft een guiding principle voor: ‘collaborate and promote visiblity’. Dit principe betekent ‘moedig het team aan om samen te werken en promoot zichtbaarheid.’

Maar hoe doe je dat nou: samenwerken op afstand en een goede zichtbaarheid creëren van werk? Een goede methodiek is gebruikmaken van een KanBanbord.

Een KanBanbord werkt op de volgende manier:

  1. Maak een bord met drie kolommen: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’.
  2. In de to do-kolom zet je alle zaken die teamleden moeten doen, bijvoorbeeld het maken van een producten en diensten-catalogus. Bij het definiëren maak je de to do-items zo klein mogelijk.
  3. Als je met taken aan de slag gaat verplaats je deze van de to do-kolom naar de doing-kolom. Zo heb je als team een mooi overzicht waar iedereen actief mee bezig is.
  4. Als het item waar je mee bezig bent gereed is, verplaats je het naar de done-kolom.

Tool als Microsoft Teams, Trello of Mural zijn bij uitstek geschikt om dit soort manier van werken te faciliteren. Het voordeel van Teams is dat je naast het gebruik van een planboard ook bestanden met elkaar deelt en kunt chatten in hetzelfde scherm.

Meer weten over het ITIL-principe collaborate and promote visibility?

Zoals je hierboven kunt lezen is ITIL veel meer dan alleen een proces-framework. ITIL4 kan organisaties, managers en teams echt verder helpen in de uitdagende tijd waar we nu met z’n allen in zitten. Meer weten hoe je productief thuis blijft werken? Kijk dan hier.

 

Reactie toevoegen