Management

Dit is een bijdrage van OGD ict-diensten
IT beheer
productiever werken

8 tips om nog productiever te werken met je team vanuit huis

Je medewerkers moeten zo productief mogelijk kunnen werken tijdens de thuiswerkperiode

19 oktober 2020
Door: OGD ict-diensten, partner

Je medewerkers moeten zo productief mogelijk kunnen werken tijdens de thuiswerkperiode

Thuiswerken, het nieuwtje is er ondertussen wel vanaf. We zijn er allemaal aan gewend geraakt. Maar hoe blijft je team zo productief mogelijk tijdens het thuiswerken? Het antwoord vind je in dit artikel. Wij hebben 8 tips op een rij gezet om de productiviteit van je team tijdens het thuiswerken te verhogen.

Meer weten over productiviteit verhogen? Bekijk deze pagina.

Tip 1: help je team een extra handje om vanuit huis te werken

Je medewerkers moeten alles in huis hebben om zo productief mogelijk thuis te kunnen werken.

Jouw organisatie is hiervoor verantwoordelijk. Bij OGD versturen we bijvoorbeeld beeldschermen, bureaustoelen en andere apparatuur naar onze medewerkers.

Dat is nog niet alles. Denk ook mee met je medewerkers om een ‘zo productief mogelijke thuiswerkomgeving’ voor hen te creëren. Hier een aantal tips:

  • Moedig je medewerkers aan om af en toe een pauze te nemen: deze pauzes zorgen ervoor dat je medewerkers hun gedachten kunnen verzetten. Dit geldt vooral na online vergaderingen. Ga niet meteen door naar de volgende vergadering. Het helpt al als je vijf tot tien minuten pauze neemt.
  • Denk mee met je medewerkers: deel bijvoorbeeld handige thuiswerk-tips.
  • Kom je medewerkers met een gezin extra tegemoet: je kunt je medewerkers bijvoorbeeld werktijdverkorting, flexibele werktijden bieden. Of laat ze hun overuren inruilen voor vrije uren.
  • Geef je medewerkers een thuiswerkvergoeding: je team maakt tegenwoordig meer kosten op het gebied van internet, eten en drinken en elektriciteit. Houd hier als organisatie rekening mee en probeer hiervoor een regeling te treffen.

Tip 2: gebruik Microsoft 365

Een goede fysieke werkruimte is belangrijk, maar de juiste software is minstens zo belangrijk. Zet bijvoorbeeld de apps van Microsoft 365 in. Lees hier waarom:

  • De apps zijn volledig geïntegreerd met elkaar: alle Microsoft 365-apps, zoals Word, Excel en Powerpoint zijn naadloos verboden met elkaar.
  • Communiceer eenvoudiger met collega´s: er is een apart communicatiekanaal, daardoor hoef je minder mails te versturen.
  • Beveiligde data: alle data die collega’s onderling uitwisselen is veilig, dankzij de integratie met de Office-apps.

Wil je alvast meer weten over het gebruik van Teams? Maak gebruik van deze videoreeks of bekijk onze whitepaper voor een uitgebreide uitleg.

Tip 3: communiceer zo vaak mogelijk

Communicatie is één van de grootste uitdagingen van thuiswerken. Dat blijkt uit het 2020 State of Remote Report. Een belangrijke tip is dan ook:communiceer liever teveel dan te weinig. En maak hierbij gebruik van technologie. Een voorbeeld:

  • Gebruik voor vragen en werkgerelateerde gesprekken chat-apps, zoals Teams.
  • Gebruik email voor formele aanvragen.
  • Gebruik een projectmanagementtool voor statusupdates.

Tip 4: werk altijd vanuit de cloud

Werken vanuit de cloud levert een hoop voordelen op. Geschikte programma’s voor veilig en eenvoudig samenwerken zijn bijvoorbeeld OneDrive en Sharepoint. Dankzij deze programma’s ben je onder andere verzekerd van het volgende:

  • Je bestanden zijn altijd up-to-date: je team kan tegelijkertijd in één programma werken. Zo loop je geen risico dat je medewerkers in het verkeerde bestand werken.
  • Je bestanden zijn 100% beveiligd: cloudproviders als Microsoft, Google en Amazon zijn experts in databeveiliging. 

Tip 5: eenzaamheid voorkomen? Zet een vergaderritme op

Medewerkers kunnen zich thuis eenzamer voelen en er sneller voor kiezen om minder te communiceren met hun collega’s.

Dit probleem los je deels op door dagelijkse check-ins neer te zetten. Hierin bespreek je de doelen per persoon, de dagelijkse KPI’s (Key Performance Indicators) en eventuele problemen.

productiever werken

Tip 6: maak vergaderingen leuk en effectief

‘Zoom-moeheid’ is een serieus probleem. Thuiswerken (inclusief lange, online vergaderingen) maakt je medewerkers Zoom-moe. Vergaderingen verlopen daardoor niet altijd efficiënt en daarnaast zorgt dit voor minder werkplezier.

Hier een aantal manieren om online vergaderingen leuker te maken:

  • In een meeting waar niet iedereen elkaar kent is het leuk om een ijsbrekervraag te stellen.
  • In overvolle chatconferenties kun je een leider aan stellen die beurten geeft.
  • Neem vergaderingen op in Teams zodat collega’s die afwezig waren dit later terug kunnen kijken.

Tip 7: zorg dat er voldoende ontspanningsmogelijkheden zijn

Wist je dat de koffieautomaatpraatjes, gezellige lunches en borrels positieve invloed hebben op de productiviteit van je medewerkers? Dit is één van de aspecten die je medewerkers het meest missen aan werken op kantoor volgens het 2020 State of Remote Report.

Ook OGD zelf voerde onderzoek uit, waaruit inderdaad bleek dat medewerkers ‘gezelligheid op kantoor’ missen. Zo bleek dat maar liefst 38% van de respondenten zich wel eens eenzaam voelt in deze periode.

Bij OGD zorgen we ervoor dat onze medewerkers zoveel mogelijk contact met elkaar hebben. We merken dat online activiteiten voor bonding en enthousiasme zorgen.

Denk aan mogelijkheden als:

  • De online koffieautomaat: een kanaal waar medewerkers de hele dag door kunnen ‘bijkletsen’ met collega’s. Ze kunnen hier terecht voor informele gesprekken. Bij OGD gebruiken wij hiervoor Yammer, maar je kunt bijvoorbeeld ook Swiggle gebruiken.
  • Online spellen spelen: uit onderzoek blijkt dat je medewerkers graag iets interactiefs doen wanneer ze online interactie hebben. Denk aan online pubquizzes, tekenspellen als Drawful of skribbl.io, filmavonden of je team foto´s laten delen van hun lunches, werkplekken of huisdieren.
  • Een online borrel: dit werkt het beste voor niet al teveel mensen. Je kunt je team bijvoorbeeld aanmoedigen door een borreldoos op te sturen.

Tip 8: vergeet niet om je medewerkers waardering te geven

Waardering en erkenning is cruciaal voor de productiviteit van je medewerkers. Je medewerkers hebben hier alleen maar extra behoefte aan tijdens het thuiswerken. Er zijn zoveel manieren om te laten weten dat je je medewerkers waardeert:

  • Stuur je medewerkers een persoonlijk bedankje: of dat een kaartje met een persoonlijke boodschap is, verse bloemen of een borrelpakket, dat maakt niet uit.
  • Ook al kun je nu geen verjaardagen of jubileums op kantoor vieren, vergeet je medewerkers ook dan niet in het zonnetje te zetten.
  • Maak een medewerkerswaardering-kanaal aan: zo kun je binnen in een groep ook weer medewerkers bedanken. Iets wat je voorheen tijdens de businessupdate zou doen bijvoorbeeld.

Meer tips en advies voor je kantoorinrichting tijdens het 'nieuwe normaal'? Bekijk deze video waarin onze HR-manager vertelt over de toekomst van thuiswerken. 

Productiever thuiswerken begint bij…

Het omarmen van de digitale transformatie.

Is jouw organisatie klaar voor die verandering? Bekijk dan ook deze blogs voor meer informatie en tips van onze experts:

Aan de slag? Ga naar deze pagina voor meer informatie en de stappen die je kunt ondernemen.

 

Reactie toevoegen