Management

Dit is een bijdrage van OGD ict-diensten
Software-ontwikkeling
Office 365 apps

3 voorbeelden om taken te automatiseren met Office 365

Waarop je de verschillende applicaties van Microsoft inzet voor optimale productiviteit

12 oktober 2020
Door: OGD ict-diensten, partner

Waarop je de verschillende applicaties van Microsoft inzet voor optimale productiviteit

Met Office 365 maak je de thuiswerkperiode een hoop makkelijker. Office 365 heeft een hoop applicaties die je kunt inzetten om meerwaarde te creëren voor je organisatie en medewerkers. In dit artikel vind je drie manieren waarop je de verschillende applicaties van Microsoft combineert en inzet voor optimale productiviteit.

Microsoft biedt veel standaard bouwblokken aan. Je kunt daardoor vrij gemakkelijk allerlei oplossing zelf in elkaar zetten. En een extra voordeel? Het is goedkoop. Je betaalt geen extra kosten voor de applicaties en het ontwikkelen van de extra oplossingen.

 

1. Bouw een reserveringsysteem voor het beheer van de 1,5-meter-proofwerkplekken

Voorbeeld: een Nederlandse kunstacademie

Door de coronamaatregelen mag er maar een beperkt aantal studenten op de academie werken. Wel moet de kunstacademie een limiet aan studenten hanteren en verder moeten ze 1,5-meter afstand houden.

De oplossing:

OGD ict-diensten heeft een app gemaakt in Office 365PowerApps. Studenten kunnen via deze app tijdssloten voor de bibliotheek en werkruimtes reserveren. Zo zijn er nooit te veel studenten tegelijkertijd aanwezig op de academie.

SharePoint toont op basis van de PowerApp dagelijks alle gegevens van de inschrijvingen. Medewerkers en receptionisten zien dan precies wie wanneer op locatie is. Het systeem ververst deze lijst elk dag automatisch.

Extra handig: studenten kunnen bij hun reservering via de app direct aanvragen of een bepaalde docent in de ruimte aanwezig kan zijn. Het systeem plant dan automatisch een afspraak met de betreffende docent. Dit scheelt een hoop tijd, communicatie en gedoe met agenda’s.

powerapps

Deze oplossing maakt gebruik van:

  • PowerApps
  • SharePoint
  • Outlook

Wat voegt deze oplossing toe?

  • Efficiëntie: het automatiseren van de stappen voor reserveren en afspraken levert efficiëntie op voor studenten én medewerkers.
  • Realtime overzicht: er is een duidelijk en realtime overzicht van de bezetting van de afdelingen. Deze voldoet aan de AVG en de maatregelen van de regering.
  • Geen tussenkomst nodig van de receptie: Studenten zorgen zelf dat zij regelmatig op locatie kunnen werken, terwijl de beperkingen gelden.

 

2. Maak een systeem voor digitale formulieren met online handtekeningen

Voorbeeld: een Nederlandse fabrikant

Een van de klanten van OGD, een fabrikant, printte een fte-aanvraag voorheen uit om deze te laten tekenen door verschillende managers en HR-medewerkers. Soms moest de HR-afdeling dit tussentijd aanpassen. Niet efficiënt en zeker niet tijden het thuiswerken. Het thuiswerken vroeg versneld om een modernisering van dit proces.

De oplossing:

OGD maakte voor deze fabrikant een digitaal fte-aanvraagformulier via Microsoft Forms. Dit bespaart HR direct tijd om deze informatie te ordenen en te digitaliseren. Sharepoint slaat deze gegevens in het formulier op in een lijst. Via een PowerApp kunnen medewerkers deze gegevens eenvoudig aanpassen. Managers tekenen de ‘goedkeuringsflows’ wanneer alle data goed in het systeem staat. Dit kan dus allemaal vanuit huis.

 

PowerApps

Office 365 Apps

Deze oplossing maakt gebruik van:

  • Forms
  • PowerApps
  • PowerAutomate
  • SharePoint

Wat voegt deze oplossing toe?

  • Tijdsbesparing en minder frustratie: fysieke aanpassingen in documenten zijn veel eenvoudiger door te voeren.
  • Overzicht: de oplossing zorgt voor één digitaal overzicht van alle aanvragen en vacatures bij elkaar
  • Efficiëntie: het proces gaat gewoon door, zonder dat iemand fysiek op locatie aanwezig hoeft te zijn.

 

3. Meld incidenten veilig online

Voorbeeld: een grote landelijke hulporganisatie

Incidentmanagement automatiseren? Een klant van OGD ontving meldingen van incidenten van hun vrijwilligers eerst via de mail. Het resultaat: overvolle mailboxen, weinig overzicht en veel werk. De organisatie wilde dat de meldingen op een behapbare manier zouden binnenkomen. De meldingen moesten anoniem blijven. Verder moest het melden mogelijk zijn voor vrijwilligers (externen van de organisatie).

De oplossing:

OGD heeft dankzij Microsoft Forms invullijsten aangemaakt waarmee de vrijwilligers (anoniem) meldingen kunnen doen. Het systeem slaat de ingevulde informatie op in een aparte lijst per regio, afhankelijk van de locatie waar de vrijwilliger werkt: 

  • Alle regiomanagers hebben eigen, overzichtelijke lijsten met incidenten die zij beheren. 
  • De inhoud van de meldingen veel overzichtelijker. Alle benodigde informatie staat in de invullijsten duidelijk op een rij; mails doorspitten is dus niet meer nodig.
  • De regiomanagers kunnen de meldingen via Forms geanonimiseerd op een overkoepelend overzicht plaatsen voor totaalrapportages via PowerAutomate. Bovendien kun je in SharePoint de rechten zo instellen dat alleen de juiste persoon bij bepaalde informatie mag. Zo borg je de privacy van je medewerkers optimaal.
PowerAutomate

Deze oplossing maakt gebruik van:

  • SharePoint
  • Forms
  • PowerAutomate

Wat voegt deze oplossing toe?

  • Meer overzicht: alles is centraal geborgd, in plaats van dat je honderden mailtjes moet ordenen en door spitten.
  • Overzicht: makkelijker werken vanuit één lijst, met de benodigde gegevens op een rij.
  • Deze oplossing voldoet aan de privacywetgeving: de formulieren zijn anoniem en je kunt selectief zijn in welke gegevens je meeneemt in de eindrapportage.

 

Taken automatiseren met Microsoft Forms, PowerApps en PowerAutomate

Bovenstaande voorbeelden zijn een aantal voorbeelden van efficiënter en effectiever gebruik maken van Office 365. Binnen een aantal uur of een paar dagen kun je dit soort werkzaamheden al automatiseren. Microsoft zet er steeds meer op in om dit soort mogelijkheden beschikbaar te maken voor iedereen. Je kunt er dus vaak zelf al direct mee aan de slag. Ook voor thuiswerken biedt dit veel oplossingen!

Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Forms, PowerApps en PowerAutomate? Bekijk dan Tips van Thijs met praktische tips voor gebruik van Office 365.

Uitgebreid advies nodig? Neem dan contact op met het Office Productivity Team van OGD. We denken graag met je mee!

Reactie toevoegen